ไม่ว่าคุณจะทำงานมานานหลายปีหรือเพิ่งจะเริ่มต้นคุณรู้ดีว่าการมีการประชุมแบบตัวต่อตัวกับเจ้านายของคุณนั้นเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จของคุณ
ที่ดีที่สุดการประชุมเหล่านี้สามารถทำให้ทั้งคุณและผู้จัดการของคุณรู้สึกมีประสิทธิภาพมีพลังและเตรียมพร้อมสำหรับสัปดาห์และทำงานล่วงหน้า ที่เลวร้ายที่สุดพวกเขาสามารถทำให้คุณรู้สึกสับสนหมดหวังหรือแม้แต่สิ้นหวังเกี่ยวกับเส้นทางข้างหน้า (อ่านบทความนี้และทราบว่าคุณไม่มีสิ่งเหล่านี้ในปฏิทินเป็นประจำนี่คือวิธีขอให้เจ้านายของคุณตั้งค่าเช็คอินรายสัปดาห์)
นี่คือวิธีการใช้เวลาให้คุ้มค่าที่สุดเพื่อให้คุณได้รับสิ่งที่ต้องการ
กำหนดวาระการประชุม
คนที่มีประสิทธิผลที่สุดมีโครงสร้างบางอย่างซึ่งคุณต้องเตรียมล่วงหน้าก่อน โดยพื้นฐานแล้วอย่าเพิ่งมาปรากฏตัวและพูดคุย - คุณจะเสียเวลาอันมีค่าไปกับการสนทนาท่องเที่ยว
มีวาระชัดเจน - คุณสามารถใช้เทมเพลตนี้เพื่อสร้างและส่งไปยังหัวหน้าของคุณก่อนที่คุณจะพบกัน
แบ่งปันการอัปเดตที่สำคัญ (แต่ให้ใช้อย่างรวดเร็ว)
เป็นกุญแจสำคัญในการแบ่งปันการอัปเดตที่สำคัญใด ๆ กับผู้จัดการของคุณ - นี่คือสิ่งที่ฉันทำเมื่อสัปดาห์ที่แล้วนี่คือสิ่งที่ฉันทำในสัปดาห์นี้นี่คือผลลัพธ์ของโครงการ X - แต่ระวังการใช้เวลาคุยกันนานเกินไป
ก่อนที่จะทำแบบตัวต่อตัวพิจารณาสิ่งที่คุณต้องการออกจากการแชร์การอัปเดต จำไว้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องแชร์ ทุกอย่าง ด้วยตนเอง - สามารถอธิบายหลายสิ่งผ่านอีเมลหรือ Slack หรือในการไปทานอาหารกลางวัน
ให้จัดลำดับความสำคัญแทน นี่คือคำถามที่ถามตัวเองให้ทำ:
- มีความไวต่อเวลาหรือไม่ หากเป็นเรื่องเร่งด่วนอย่ารอให้การประชุมครั้งต่อไปของคุณจัดเตรียมการอัปเดต พูดถึงเรื่องเร่งด่วนแบบเรียลไทม์เพื่อที่ผู้จัดการของคุณจะสามารถช่วยเหลือคุณได้อย่างรวดเร็วก่อนที่การดำเนินการจะยากเกินไป
- การอัปเดตของฉันมีความซับซ้อนเพียงใด หากคุณพบว่าคุณร่างอีเมลเรียงความยาวไปยังผู้จัดการของคุณนั่นเป็นสัญญาณที่ดีว่าการอัปเดตของคุณเหมาะสมกว่าสำหรับบุคคลทั่วไป ในทางกลับกันถ้ามันสั้นและน่ารักให้ไปและส่งอีเมล แต่อย่าปล่อยให้มันตัดเป็นเวลาหนึ่งต่อหนึ่งที่มีค่า
- นี่เป็นโอกาสที่จะได้รับชัยชนะหรือไม่? อย่ากลัวที่จะแบ่งปันและเฉลิมฉลองชัยชนะของคุณ ช่วยให้ผู้จัดการของคุณเห็นความคืบหน้าและรับทราบการทำงานที่ดีของคุณ สิ่งนี้ยังช่วยให้ผู้จัดการของคุณแบ่งปันงานของคุณกับความเป็นผู้นำซึ่งคุณอาจไม่ได้โต้ตอบกับคุณเป็นประจำ
ถามคำถามมากมาย
การใช้งานแบบตัวต่อตัวที่ดีที่สุดใช้เวลาที่นี่ - การดีบั๊กปัญหาคิดผ่านสิ่งกีดขวางหรือรวบรวมข้อเสนอแนะหรือคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีก้าวไปข้างหน้า
ถามคำถามที่เป็นหัวใจของข้อกังวลของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณติดอยู่กับกลยุทธ์ที่อาจเกิดขึ้นคุณสามารถขอให้ผู้จัดการของคุณ:“ คุณจะเข้าหา X ได้อย่างไร? ทางออกที่ฉันเสนอคือ Y ข้อเสนอแนะใด ๆ เกี่ยวกับเรื่องนี้?”
สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าบทบาทของคุณในฐานะปัจเจกบุคคลไม่เพียง แต่ตอบคำถามเท่านั้น แต่ยังให้ความคิดเบื้องต้นเกี่ยวกับวิธีที่คุณอาจแก้ไขปัญหาเหล่านี้ มันก็โอเคถ้าความคิดของคุณไม่ได้อบอย่างเต็มที่ แต่ให้แน่ใจว่าคุณคิดด้วยวิธีแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้แทนที่จะพึ่งพาผู้จัดการของคุณอย่างเต็มที่เพื่อแก้ปัญหาเหล่านั้นให้คุณ
ทำให้ความมุ่งมั่นออกมาดัง ๆ
คุณและผู้จัดการของคุณจะทำอะไรในขั้นตอนต่อไป ผู้จัดการของคุณจะมอบหมายงานอะไรให้ทำและอะไรคือสิ่งที่คุณต้องทำต่อไป
ประกบและยอมรับข้อผูกพันเหล่านี้ในส่วนสุดท้ายของตัวต่อตัวเพื่อให้คุณเข้าใจอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่คาดหวังระหว่างนี้และการเช็คอินครั้งต่อไปของคุณ นี่อาจเป็นเรื่องง่ายเหมือนที่ผู้จัดการของคุณตกลงที่จะส่งรายงานที่อาจเป็นประโยชน์สำหรับคุณหรือซับซ้อนตามที่คุณตกลงที่จะสนทนากับลูกค้าอย่างยากลำบาก
หารือเกี่ยวกับระยะยาว
ไม่ใช่ทุกตัวต่อตัวต้องเกี่ยวกับระยะสั้น - อย่าลืมอภิปรายเป้าหมายระยะยาวเป็นระยะ ๆ
ลองคิดดูว่าผู้จัดการของคุณจะช่วยให้คุณเติบโตในสายอาชีพได้อย่างไรและขอคำติชมเพื่อช่วยนำทาง
ตัวอย่างเช่นถามตัวคุณเองและหัวหน้าของคุณว่า:“ ฉันเก่งอะไรและฉันจะก้าวไปอีกระดับได้อย่างไร”“ จุดแข็งของฉันคืออะไร”“ อะไรคือช่องว่างบางอย่างในประสบการณ์ของฉันและฉันต้องช่วยอะไรบ้าง มี?”
คุณควรส่งคำถามเหล่านี้ล่วงหน้า (aka ในวาระการประชุมของคุณ) เพื่อให้ผู้จัดการของคุณสามารถเตรียมข้อเสนอแนะที่รอบคอบ สิ่งนี้ยังช่วยให้คุณมีเวลาในการไตร่ตรองและเตรียมตัวสำหรับบทสนทนาของคุณ
การเปลี่ยนแปลงที่เรียบง่ายเหล่านี้จะช่วยให้พนักงานของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและแสดงให้ผู้จัดการของคุณเห็นว่าคุณเป็นฝ่ายรุกเกี่ยวกับการจัดการงานและอาชีพของคุณ - และมั่นใจในความสามารถของคุณ
