หากคุณถามนักอาชีพเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาคิดเกี่ยวกับกล่องจดหมายของพวกเขาส่วนใหญ่จะบอกว่ามันเป็นหลุมดำที่ดูดดื่มจิตใจของข้อความการติดตามการติดต่อของพนักงานที่น่ารำคาญและจดหมายข่าวหรือจดหมายข่าวที่เผยแพร่ และถ้าคุณต้องถามคนเหล่านั้นด้วยว่าพวกเขาสามารถเห็นตัวเองผ่านกล่องจดหมายทั้งหมดของพวกเขาทุกวันหรือไม่พวกเขาส่วนใหญ่จะเย้ยหยันในความคิดที่ว่ามันเป็นไปไม่ได้
แม้ว่าสัปดาห์ที่ผ่านมาฉันตัดสินใจที่จะท้าทายที่จะทำให้มืออาชีพส่วนใหญ่ประจบประแจง: ฉันทำข้อตกลงที่จะได้รับกล่องจดหมายเป็นศูนย์ทุกคืนเดียวก่อนที่ฉันจะเข้านอน
ดังนั้นฉันทำมันได้หรือไม่ คำตอบคือใช่ มันง่ายไหม ไม่ได้
ในขณะที่ฉันไม่คิดว่าฉันจะสามารถเข้าถึงกล่องจดหมายได้เป็นศูนย์ทุกวันในชีวิตของฉันฉันได้เรียนรู้บทเรียนที่สำคัญบางอย่างตามวิธีที่จะช่วยให้ฉันจัดการกล่องจดหมายของฉันได้ดีขึ้น
ที่ใหญ่ที่สุด? ไม่มีสิ่งใดที่ช่วยฉันได้มากที่สุดคือการก้าวล้ำ พวกเขาเป็นกลยุทธ์ที่ฉันได้ยินครั้งแล้วครั้งเล่าจากผู้เชี่ยวชาญด้านการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและอีเมล moguls - มันเป็นเพียงเรื่องของการนำพวกเขาไปใช้จริงและการติดตามผ่าน
ในบันทึกนั้นให้ฉันแบ่งปันบางสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อทำให้กล่องจดหมายของคุณน่ากลัวน้อยลง
1. ใส่“ อีเมลตอบรับ” ในตารางของคุณ
ฉันเคยเขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้มาก่อน แต่สิ่งหนึ่งที่ฉันพบว่ามีประสิทธิภาพมากที่สุดเมื่อพยายามเข้าถึงกล่องจดหมายเป็นศูนย์ทุกคืนก็ไม่ได้ตรวจสอบกล่องจดหมายของฉันอย่างต่อเนื่อง ฉันจะบล็อกช่วงเวลาหนึ่ง ๆ ในแต่ละวันเพื่ออุทิศให้กับอีเมล: สำหรับฉัน 30-60 นาทีในตอนเช้ากลางวันและในตอนบ่ายแก่ ๆ มีเวลาเหลือเฟือที่จะกำจัดสิ่งต่าง ๆ ออกไป
ดูเหมือนว่าจะใช้งานง่าย (ฉันไม่แน่ใจอย่างแน่นอน) แต่ด้วยการมุ่งเน้นไปที่ภารกิจหนึ่งและไม่มีอะไรอื่นเลยฉันสามารถเข้าถึงกล่องจดหมายได้เร็วกว่าปกติ การมีไทม์ไลน์ยังสนับสนุนให้ฉันใช้พลังงานผ่านอีเมลด้วยความเร็วที่เร็วขึ้นแทนที่จะทำสิ่งที่ไม่เหมาะสมให้กับตัวเองฉันไม่รู้สึกอยากตอบหรือถูกรบกวนโดยข้อความที่ไม่สำคัญแทนที่จะลบทิ้ง
นอกจากนี้การตอบอีเมลของฉันในเวลาที่กำหนดทำให้ดูเหมือนงานบ้านที่ไม่มีวันจบสิ้นและดูเหมือนเป็นอีกเรื่องหนึ่งในรายการที่ต้องทำซึ่งง่ายต่อการผ่าน ก่อนสัปดาห์นี้ฉันไม่ได้ตระหนักว่ากล่องจดหมายของฉันอยู่ในความคิดของฉันเสมอและฉันก็อยู่ในสถานะที่น่ากลัวตลอดเวลาที่ตรวจสอบบัญชีอีเมลของฉันตลอดทั้งวัน เพราะมันกลายเป็นส่วนหนึ่งของตารางเวลาของฉันเหมือนทุกสิ่งทุกอย่างฉันจึงไม่ได้ถามเมื่อฉันต้องส่งอีเมลฉบับต่อไป ฉันเพิ่งทำเวลาให้มัน
นอกจากนี้ยังเป็นเรื่องที่ดีสุด ๆ ที่“ ลงชื่อออก” ในตอนท้ายของเซสชันและไม่ต้องกังวลกับสิ่งที่เกิดขึ้นในโลกไซเบอร์สเปซ
2. ตอบอีเมล์ส่วนใหญ่ทันที
โดยส่วนตัวแล้วประมาณ 65-70% ของอีเมลในกล่องจดหมายของฉันต้องการการตอบสนองที่รวดเร็วซึ่งใช้เวลาน้อยกว่าหนึ่งหรือสองนาทีในการเขียน บ่อยครั้งที่ฉันมีนิสัยแย่ ๆ ที่เพิ่งทิ้งพวกเขาไว้ในกล่องจดหมายและพูดว่า“ เอ๊ะสิ่งเหล่านี้ง่ายมาก ฉันจะไปหาพวกเขาในภายหลัง "แต่ตามที่ฉันรู้จริง ๆ แล้วมันใช้เวลาและพลังงาน มากขึ้น ในการอ่านพวกเขาประมวลผลพวกเขามากพอที่จะตัดสินใจว่าพวกเขาง่ายพอที่จะออกไปจนกว่าจะถึงเวลาต่อมา พวกเขาอีกครั้งเพื่อตอบสนอง
โดยการบังคับให้ตัวเองตอบคำถามเหล่านั้นในช่วงเวลา "ตอบอีเมล" อันมีค่าของฉันฉันสามารถดึงสิ่งต่าง ๆ ออกจากกล่องจดหมายของฉันและออกจากใจ - และขยับเข้าไปใกล้ศูนย์กล่องจดหมายที่เข้าใจยาก
3. ส่งอีเมลไปที่ Strategic Times
ในที่สุดฉันก็ติดตั้งแอพ Boomerang ใน Gmail เมื่อสัปดาห์ที่แล้วหลังจากเพื่อนที่ยุ่งมากของฉันยังคงยืนยันว่าฉันได้รับมัน (“ มันเป็นผู้ช่วยชีวิต!” เธอพูดต่อไป) และฉันต้องยอมรับ: เธอพูดถูก
ง่ายมากบูมเมอแรงช่วยให้คุณสามารถกำหนดเวลาเมื่ออีเมลปรากฏในกล่องจดหมายของคุณ แม้ว่าการโกงจะเป็นเพียงกำหนดเวลาทุกอย่างในภายหลัง (“ ฉันได้รับกล่องจดหมายเป็นศูนย์คืนนี้ด้วยการตั้งเวลา 45 อีเมลเพื่อแสดงในกล่องจดหมายของฉันในเช้าวันพรุ่งนี้!”) ประเด็นคือการใช้กลยุทธ์กับวิธีที่คุณใช้
ตัวอย่างเช่นในฐานะผู้ร่วมก่อตั้งเว็บไซต์รับสมัครเรียนยอดนิยมเจ้าหน้าที่โรงเรียนมัธยมได้ส่งร่างบทความเรียงความของวิทยาลัยมาให้ฉันแก้ไขอย่างต่อเนื่องซึ่งเป็นสิ่งที่ฉันชอบทำ อย่างไรก็ตามมันไม่สนุกเลยที่จะให้ร่างจดหมายเหล่านั้นนั่งอยู่ในกล่องจดหมายของฉันเป็นเวลาหลายวันและฉันไม่มีเวลาแก้ไขร่างที่สองที่ปรากฏ แต่ฉันใช้บูมเมอแรงเพื่อกำหนดเวลาให้พวกเขากลับมาเมื่อฉันมีเวลามากขึ้นในการแก้ไข (ในกรณีของฉันนั่นคือในช่วงบ่ายวันศุกร์)
ความสามารถในการกำหนดสิ่งที่เข้ามาในกล่องจดหมายของฉันเมื่อสร้างความแตกต่างอย่างมากในประสิทธิภาพการทำงานของฉันและเท่าไหร่ที่ฉันสามารถทำได้
อีกวิธีหนึ่งในการทำสิ่งนี้ Inbox Genius inbox Alex Cavoulacos เขียนไว้ที่นี่เกี่ยวกับระบบสำหรับจัดการอีเมลอย่างมีกลยุทธ์ซึ่งต้องใช้ความพยายามในระดับต่างๆโดยใช้ป้ายกำกับและโฟลเดอร์ การพูดที่:
4. ใช้ป้ายกำกับหรือโฟลเดอร์
ทำเครื่องหมายคำพูดของฉัน: อย่าใช้กล่องจดหมายของคุณเป็นหลุมฝังกลบขยะบางอย่างเพื่อทิ้งอีเมลทั้งหมดของคุณ ใช้ป้ายกำกับแท็บหรือโฟลเดอร์ (สิ่งที่ผู้ให้บริการอีเมลของคุณเรียก) เพื่อจัดระเบียบและจัดเก็บทุกอย่างที่คุณได้รับอย่างเหมาะสม
ฉันมีป้ายกำกับที่แตกต่างกันมากกว่า 30 รายการในบัญชีอีเมลของฉันและในขณะที่อาจฟังดูครอบงำหรือเฉพาะเจาะจงมันช่วยให้ฉันสามารถดึงข้อความที่ฉันต้องการและจัดเก็บไฟล์ได้อย่างรวดเร็วเมื่อฉันทำกับพวกเขาทำให้กล่องจดหมายของฉันดูน่ากลัว
ตัวอย่างเช่นตอนนี้ฉันมีการติดต่อสื่อสารไปมากับพนักงานของฉันบางคนจาก The Prospect แทนที่จะทิ้งอีเมลต่อเนื่องเหล่านั้นไว้ในกล่องจดหมายของฉันตลอดเวลาฉันได้ยื่นมันไว้ในโฟลเดอร์ Prospect ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ปรากฏเฉพาะเมื่อมีข้อความใหม่ นี่เป็นการล้างข้อมูลในกล่องจดหมายของฉันเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันได้ทำไปแล้วซึ่งทำให้สิ่งอื่น ๆ กลับกลายเป็นเรื่องที่จัดการได้ง่ายขึ้น
5. ยกเลิกการสมัครจากรายการอีเมล
เคล็ดลับนี้อธิบายได้ด้วยตนเอง: กำจัดขนทั้งหมด คุณเพิ่งตรงไปที่ไอคอนถังขยะในกล่องจดหมายเข้าของคุณเมื่อมีจดหมายข่าวมาถึงหรือไม่? เพียงยกเลิกการเป็นสมาชิก และอย่าแม้แต่จะดึงคำว่า“ แต่ฉันอาจอ่านมันทีหลัง” ข้ออ้าง กฎง่ายๆของฉันคือถ้าฉันลบจดหมายข่าวสามครั้งติดต่อกันฉันจะยกเลิกการสมัครทันที
ฉันเองอ่านจดหมายข่าวจำนวนมากสำหรับกิ๊กต่างๆดังนั้นเพื่อให้ผ่านสโลแกนฉันใช้บูมเมอแรงเพื่อหาเวลาที่สะดวกกว่าสำหรับจดหมายข่าวที่ฉันชอบปรากฏในกล่องจดหมายเข้าของฉันและฉันยกเลิกการสมัครสมาชิกจากทุกสิ่ง
ด้วยการละทิ้งรายการอีเมลเหล่านี้ทำให้ฉันไม่ได้รับอีเมลอีกหลายโหลทุกวัน ก่อนหน้านี้ฉันรู้สึกว่าฉันใช้เวลาครึ่งหนึ่งในกล่องจดหมายของฉันเพิ่งลบจดหมายข่าวและรายชื่ออีเมลจำนวนมากอื่น ๆ ซึ่งฉันไม่ต้องกังวลอีกต่อไป รู้สึกเหมือนกล่องจดหมายของฉันเกี่ยวกับอีเมลส่วนตัวที่ส่งตรงถึงฉันโดยเฉพาะและจดหมายข่าวที่ฉันเก็บไว้เป็นสิ่งที่ฉันหวังว่าจะได้อ่าน
มองย้อนกลับไปที่การทดสอบของฉันมันคุ้มค่าหรือไม่ที่จะลองใช้กล่องจดหมายเข้าศูนย์ทุกวัน
ฉันคิดว่าคำตอบสั้น ๆ คือไม่คุณไม่ควรเคลื่อนย้ายสวรรค์และโลกเพื่อดูว่าแบนเนอร์ "ไม่มีจดหมายใหม่!" ที่น่ารักใน Gmail ทุกคืนก่อนนอน อย่างไรก็ตามการทดลองนี้พิสูจน์ให้ฉันเห็นว่าฉันไม่จำเป็นต้องมีอีเมลหลายสิบ (ถ้าไม่ใช่หลายร้อย) นั่งในกล่องจดหมายของฉันตลอดเวลา มีวิธีการลดข้อความและลดระดับความเครียดที่เกิดจากอีเมลของฉัน ตอนนี้ฉันรู้มากขึ้นว่าการตอบกลับอีเมลไม่จำเป็นต้องเป็นงานที่น่าเบื่อตลอดเวลา - มันเป็นแค่รอยยิ้มอีกหนึ่งอย่างในรายการที่ต้องทำประจำวันของฉันซึ่งทำให้ฉันรู้สึกกังวลน้อยลง
ด้วยการเปลี่ยนนิสัยการใช้อีเมลของฉันฉันทำให้กระบวนการทั้งหมดในการรับและส่งอีเมลง่ายขึ้นทั้งตัวฉัน - และฉันประหยัดเวลาได้มาก ตอนนี้ใครที่ไม่รัก?
