หากคุณมองว่าการประชุมเป็นสิ่งชั่วร้ายที่จำเป็นที่จะต้องประสบคุณอาจพลาดโอกาสที่จะแสดงทักษะความเป็นผู้นำของคุณ
ในฐานะที่เป็น Luann Pendy รองประธานฝ่ายคุณภาพระดับโลกของ Medtronic อธิบายว่า“ การประชุมคือโอกาสที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของคุณในการมองเห็นและแสดงให้องค์กรเห็นถึงสิ่งที่คุณนำมาสู่โต๊ะ”
Pendy ควรรู้ เธอดูแลการดำเนินงานที่มีคุณภาพและดูแลให้มั่นใจว่าเครื่องมือแพทย์สำหรับผู้ป่วยทั่วโลกมีคุณภาพและความน่าเชื่อถือสูงสุด “ การประชุมเป็นวิธีการทำงานของเรา” เธอกล่าวต่อ แต่เธอไม่ได้เป็นคนที่โทรนัด “ ฉันใช้เวลาส่วนใหญ่เข้าร่วมการประชุมมากกว่าการประชุมชั้นนำ ฉันทำให้เป้าหมายของฉันคือการมีส่วนร่วมในการประชุมที่ดีเพราะผู้นำต้องการให้ฉันเข้าร่วมการประชุมเพื่อช่วยพวกเขา”
คุณเห็นว่าเป็นที่รู้จักในฐานะผู้นำที่กำลังมาแรงคุณจะต้องแสดงหลักฐานว่าคุณมีความสามารถในการส่งมอบมากกว่าคำบรรยายลักษณะงานของคุณ ดังที่ Pendy กล่าวไว้“ คุณสามารถใช้เวลาของคุณในการประชุมเพื่อแสดงประสิทธิภาพสติปัญญาและทักษะความเป็นผู้นำของคุณ” มันยากที่จะแสดงให้เห็นถึงศักยภาพนั้นเมื่อคุณนั่งทำงานที่เวิร์กสเตชัน
การพูดและการมีส่วนร่วมในการประชุมอาจเป็นโอกาสที่ดีที่สุดของคุณในการเปลี่ยนมุมมองของผู้อื่นเกี่ยวกับคุณ: จากนักยุทธศาสตร์ถึงนักยุทธศาสตร์จากผู้ประสบความสำเร็จในภารกิจไปสู่ตัวแทนการเปลี่ยนแปลง ด้วยเพื่อนร่วมทีมผู้บริหารและผู้นำอาวุโสคนสำคัญในห้องประชุมการประชุมเป็นแพลตฟอร์มที่ปรับให้เหมาะกับคุณเพื่อกำหนดรูปแบบที่คนอื่น ๆ ในองค์กรของคุณรับรู้คุณ
เพื่อใช้ประโยชน์จากโอกาสดังกล่าวต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับสำคัญสี่ประการของ Pendy สำหรับวิธีการเป็นผู้นำในการประชุมแม้ว่าคุณจะไม่ใช่ผู้นำการประชุมก็ตาม
1. รู้บทบาทของคุณ
ก่อนการประชุมศึกษาวาระการประชุมและทำความเข้าใจบทบาทของคุณในการประชุม Pendy แนะนำให้พิจารณาคำถามสำคัญหลายข้อเช่น: ทำไมคุณถึงได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุม? ผู้นำต้องการให้คุณเข้าร่วมอย่างไร จุดประสงค์ของการประชุมคืออะไร? คุณคาดหวังอะไร
จากนั้นส่งมอบเกินความคาดหมาย “ เป็นเรื่องสำคัญมากที่คุณต้องทำให้บทบาทที่คุณคาดหวังไว้เป็นจริง” เธอกล่าวเสริม
ตัวอย่างเช่นคุณอยู่ที่นั่นเพื่อให้การอัปเดตสถานะจากส่วนหนึ่งของธุรกิจของคุณ? อย่าเพิ่งพูดว่า“ สิ่งต่าง ๆ กำลังดี” เมื่อคุณสามารถนำข้อเท็จจริงและข้อมูลมาทำให้จุดของคุณมีอำนาจมากขึ้น แต่ให้พูดว่า“ ความพึงพอใจของลูกค้าเพิ่มขึ้น 3% จากเดือนที่แล้ว” และให้การวิเคราะห์ว่าทำไม หรือถ้าคุณเข้ามาเป็นผู้เชี่ยวชาญจากภายนอก (เช่นในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดที่เข้าร่วมการประชุมทางวิศวกรรม) พยายามที่จะนำมุมมองที่เป็นเอกลักษณ์เช่นการเป็นแชมป์ของลูกค้า
หากคุณไม่ทราบบทบาทของคุณให้ถาม อย่างน้อยที่สุดคุณจะได้รับคะแนนในการดูแล
2. พูดขึ้นมา
หลายปีที่ผ่านมา Pendy ได้รับคำติชมว่าเธอรู้สึกว่าอ่านยากและเงียบในการประชุมและทำให้ผู้คนพบว่ายากที่จะทำงานกับเธอ
ความคิดเห็นเหล่านี้เป็นการเปิดหูเปิดตาของ Pendy “ ฉันจะไปการประชุมและมีความสุภาพและให้ความเคารพ” Pendy อธิบาย “ ฉันฟังสิ่งที่ทุกคนพูดประมวลผลและเรียนรู้” เธอกล่าว อย่างไรก็ตามการทำเช่นนั้นเพื่อนร่วมงานบางคนรู้สึกว่าเธอไม่ได้มีส่วนร่วมหรือสนใจในสิ่งที่เกิดขึ้น
“ ดังนั้นฉันจึงเปลี่ยน” เธอเล่า เธอเริ่มพูดและเริ่มรับผลตอบรับเชิงบวกมากขึ้นทันที “ พนักงานพูดว่า 'ขอบคุณที่สนับสนุนฉัน' เพื่อนของฉันพูดว่า 'ขอบคุณที่แบ่งปันความคิดและความคิดของคุณ' และฝ่ายจัดการกล่าวว่า 'ขอบคุณที่เป็นผู้นำ'”
แทนที่จะรอการขออนุญาตหรือคำเชิญให้พูดเตรียมมาพร้อมกับความคาดหวังที่คุณจะมีส่วนร่วม ระดมสมองอย่างน้อยสามจุดพูดคุยล่วงหน้าและท้าทายตัวเองเพื่อนำขึ้นแต่ละจุดในระหว่างการประชุม เป็นการยากที่จะเจาะลึกการสนทนาขณะที่การประชุมดำเนินไปดังนั้นจงพูด แต่เนิ่นๆเพื่อสร้าง“ เสียง” ของคุณในห้อง
และถ้าคุณไม่มีคำแนะนำที่เพิ่มคุณค่าให้กับการสนทนา? การพูดเพื่อสนับสนุนมุมมองของเพื่อนร่วมงานหรือการถามคำถามที่คิดอย่างดีสามารถไปได้ไกล
3. ค้นหาพี่เลี้ยงการประชุม
Pendy แนะนำการค้นหาแบบอย่างที่นำทางการประชุมได้ดี “ หาคนในองค์กรของคุณที่เข้าใจมารยาทขององค์กรและประสบความสำเร็จในการเป็นผู้นำและมีส่วนร่วมในการประชุม สังเกตพวกเขาเพื่อดูว่าพฤติกรรมของพวกเขาก่อให้เกิดความสำเร็จอย่างไร” เธอเสนอ “ คุณจะได้เรียนรู้มากมายเกี่ยวกับวัฒนธรรมและมารยาทในองค์กรของคุณ”
ตัวอย่างเช่นลองพิจารณาว่ามีคำถามและความคิดเห็นกี่ข้อที่เห็นว่าเหมาะสมและสิ่งใดที่อยู่เหนือการพิจารณา ในวัฒนธรรมองค์กรบางคำถามจะได้รับการตอบรับที่ดีนอกการประชุมและถ้าคุณทำงานกับมารยาทนั้นคุณจะพบว่ามันยากที่จะประสบความสำเร็จ
หรือตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณเห็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับกำหนดเวลาของโครงการ ช่วยให้ทราบว่ามารยาทในการประชุมบอกว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นเกิดขึ้นจากฉันทามติกลุ่มและที่นั่นหรือถ้าคุณไม่ควรใช้เวลาในการประชุมพิจารณาประเด็นที่สามารถจัดการได้อย่างรวดเร็วในการสนทนาส่วนตัว
ด้วยการใส่ใจอย่างใกล้ชิดกับกฎระเบียบของการประชุมมารยาทที่ไม่ได้เขียนและไม่ได้พูดคุณสามารถนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพในขณะที่หลีกเลี่ยงการพิมพ์ผิดที่อาจทำลายชื่อเสียงของคุณ
4. เป็นปัจจุบัน
หากคุณถูกรวมไว้ในคำเชิญเข้าร่วมการประชุมคุณคาดว่าจะมีส่วนร่วม ส่วนที่สำคัญคือนั่งที่โต๊ะ “ บ่อยครั้งที่ฉันเห็นพนักงานรุ่นน้องเข้ามาในห้องที่มีโต๊ะประชุมยาวใหญ่และพยายามหาเก้าอี้ที่อยู่ห่างจากโต๊ะ” เพนดี้กล่าว “ นั่นไม่ได้เกิดขึ้นในแง่บวกมั่นใจมีส่วนร่วมและกระตือรือร้น วิธีที่จะได้ที่นั่งที่โต๊ะคือการแสดงขึ้นตรงเวลาหรือเร็วจึงมีที่นั่งแบบเปิด”
อ้างอิงจาก Pendy ท่าทางของคุณก็สำคัญเช่นกัน “ วางข้อศอกของคุณบนโต๊ะ - สิ่งที่แม่ของคุณสอนคุณไม่เคยทำอาหารเย็น” เธอแนะนำ แปลกใจหรือ “ เมื่อคุณอยู่ในการประชุมทางธุรกิจถ้าคุณเอนไปข้างหน้าและวางข้อศอกบนโต๊ะมันจะบอกกลุ่มที่คุณมีส่วนร่วมมีความสนใจและมีอะไรบางอย่างที่จะมีส่วนร่วม”
โรงเรียนธุรกิจฮาร์วาร์ดรองศาสตราจารย์ Amy Cuddy TED Talk รวบรวมผู้เข้าชมกว่า 16 ล้านครั้งสร้างความนิยมในท่าโพสท่าท่า“ วันเดอร์วูแมน” ที่เพิ่มความมั่นใจในตนเอง
ตาม Cuddy ยืนขึ้นเพื่อพูดถ้าเป็นไปได้โดยแยกเท้าออกจากกันอย่างสบายไหล่หลังยกคางและแขนที่กว้างขึ้นเพื่อให้ภาษากายของคุณเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับข้อความของคุณ มันทำงานได้เมื่อนั่งเช่นกัน การนั่งเหยียดตรงโดยเอาแขนออกจะเป็นการเพิ่มพื้นที่ว่างซึ่งเป็นการสาธิตพลัง
ในที่สุดอย่าออกจากการประชุมโดยไม่ได้ตั้งใจนำสิ่งใดสิ่งหนึ่งหรือดำเนินการในรายการการกระทำ คุณจะรับประกันได้ว่าคุณจะได้พบกับวาระการประชุมในการประชุมครั้งต่อไป
