วิธีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในสำนักงานที่เปลี่ยนแปลงช้า

รัฐบาลมีชื่อเสียงในด้านความเมื่อยล้า เมื่อคำเช่น "ทันสมัย" ถูกเปล่งออกมาพวกเขามักจะอ้างอิงถึงภาคเอกชน (หรือรูปสเก็ตรอม -90 ตัวแรกของยุค 90) ในอุตสาหกรรมเช่นนี้คุณมักจะต้องเล่นให้ทันก่อนที่คุณจะสามารถคิดค้น (ฉันมีประสบการณ์ตรงนี้เมื่อฉันทำงานเพื่อช่วยให้แผนกนิวยอร์กเริ่มชำระเงินออนไลน์ - เข้าสู่ยุคของ Amazon)

แต่ถ้าคุณเลือกอาชีพในรัฐบาลหรืออุตสาหกรรมที่เปลี่ยนแปลงช้าอื่น ๆ โอกาสที่คุณจะอยู่ในนามของความก้าวหน้า การทำงานในการดำเนินงานของรัฐบาลหน้าที่ของฉันคือการแทนที่กระบวนการโบราณที่ไม่มีประสิทธิภาพด้วยกระบวนการที่ทำงานได้ดีขึ้นเร็วขึ้นและถูกลง บางครั้งฉันประสบความสำเร็จและบางครั้งฉันก็ล้มเหลวอย่างชัดเจน แต่ความล้มเหลวคืออะไรถ้าไม่ใช่ครูที่มีประสิทธิภาพ นี่คือบทเรียนบางส่วนที่ฉันได้เรียนรู้ในการแสวงหารัฐบาลที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นซึ่งจะช่วยให้ทุกคนที่พยายามส่งผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงเมื่อเผชิญกับระบบราชการที่สำคัญ

1. ค้นหาวิธีปฏิบัติที่ดีกว่าไม่ใช่วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด

ฝ่ายบริหารได้พูดแทรกซึมแม้กระทั่งกลุ่มรัฐบาล:“ เรามาใช้ประโยชน์จากวิธีการประสานพลังกันเพื่อคิดค้นนวัตกรรมเพื่อการแก้ปัญหาที่แข็งแกร่ง!”

บางทีสิ่งที่ชื่นชอบในรายการยาว ๆ ของการแสดงออกที่เหนื่อยล้าเหล่านี้อาจเป็นแนวคิดของแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดวลีที่ถูกโยนไปรอบ ๆ เหมือนคาวบอยที่ปศุสัตว์ ในฐานะผู้จัดการโครงการในรัฐบาลนิวยอร์กส่วนหนึ่งของงานของฉันคือการวิจัยว่ารัฐบาลและ บริษัท เอกชนอื่น ๆ จัดการด้านการดำเนินงานของพวกเขาและพิจารณาว่าเราจะได้รับผลประโยชน์จากการจำลองความสำเร็จของพวกเขาหรือไม่ เราจัดฟอรัมและร่างงานนำเสนอ PowerPoint ที่ร่างมากมายทั้งหมดนี้อยู่ในชื่อของการหาแนวทางปฏิบัติเรียกมันว่าดีที่สุดและสาบานที่จะนำมาใช้เพื่อตัวเราเอง

แต่ตามที่ฉันรู้ความคิดว่าบางสิ่งที่ดีที่สุดก็หมายความว่ามันไม่สามารถเติมเงินได้ มันแสดงให้เห็นว่าคุณได้ค้นหาอย่างละเอียดถี่ถ้วน มันถือว่าการใช้หลักการในการตั้งค่าหนึ่งจะทำงานได้ดีเช่นกัน แนวความคิดของแนวปฏิบัติที่ดีนั้นอยู่ในแนวทางที่ถูกต้อง แต่หากคุณต้องการส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงจริงๆคุณจะต้องปรับเป้าหมายของคุณให้เป็นแนวปฏิบัติที่ดีกว่า มันไม่ใช่แค่ความหมาย; มันเป็น reframing ที่สมบูรณ์ของเป้าหมาย

การปฏิบัติที่ดีกว่าหมายถึงว่าเมื่อมีการระบุหรือนำแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดไปปฏิบัติงานของคุณก็ยังห่างไกล แนวทางปฏิบัติที่ดีควรคำนึงถึงเพื่อที่จะอยู่เหนือเกมของคุณไม่ว่าเกมนั้นจะเป็นการบำรุงรักษาอุทยานการลดอาชญากรรมหรือบางสิ่งที่เป็นส่วนตัวมากกว่านี้การปฏิบัติของคุณจะต้องไม่หยุดยั้ง

2. มองข้ามข้อมูล

อดีตนายกเทศมนตรีนครนิวยอร์ก Michael Bloomberg เคยทวีตอีกครั้ง“ ในพระเจ้าเราเชื่อใจ คนอื่นนำข้อมูลมาใช้” เราอยู่ในยุคของการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล และนี่คือการพัฒนาเชิงบวกเป็นส่วนใหญ่ - อะไรก็ตามที่ไม่ได้รับการสนับสนุนจากตัวเลขเป็นเพียงความเห็นทฤษฎีที่รอการพิสูจน์ ปัญหาคือเรามักจะปฏิบัติต่อข้อมูลตามความเป็นจริงและตัวเลขเช่น George Washington ซึ่งไม่สามารถโกหกได้

นี่ไกลจากความจริง ก่อนอื่นคุณสามารถใช้ตัวเลขเดียวกันนี้เพื่อบอกเรื่องราวที่แตกต่างกันได้ ผู้ที่สนับสนุนการห้ามขายน้ำอัดลมมากกว่า 16 ออนซ์ทำอย่างไร เบอร์ และฝ่ายตรงข้ามของพวกเขาสร้างพวกเขาได้อย่างไร โดยใช้ตัวเลขเดียวกันในบริบทที่แตกต่างกัน ในขณะที่มาร์คทเวนเหน็บแนม“ ข้อเท็จจริงเป็นสิ่งที่ดื้อรั้น แต่สถิติมีความยืดหยุ่นมากขึ้น” ยิ่งไปกว่านั้นไม่ใช่ว่าพนักงานของรัฐทุกคนที่รวบรวมข้อมูลเป็น Nate Silver ปกติ ข้อบกพร่องในการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลมักทำให้เราตีความผิดว่าตัวเลขใดที่อาจพยายามบอกเรา

บทเรียน: ใช่การตัดสินใจควรได้รับการขับเคลื่อนด้วยข้อมูล แต่มุ่งเน้นไปที่การปิดบังส่วนหนึ่งของภาพและเป็นสิ่งสำคัญที่จะเสริมตัวเลขที่มีความเย็นและแข็งด้วยการวิจัยเชิงคุณภาพ ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการทราบว่าธุรกิจขนาดเล็กจะได้รับผลกระทบจากกฎข้อบังคับใหม่ให้ถามพวกเขาอย่างไร ด้วยเครื่องมืออย่างเช่น SurveyMonkey การตรวจตราประเภทนี้สามารถทำได้โดยใช้ทรัพยากรที่มี จำกัด มีความแตกต่างกันนิดหน่อยซึ่งข้อมูลไม่สามารถทำได้และมันบอกใบ้ถึงเฉดสีเทาระหว่างขาวดำ

3. บาย - อินเป็นกุญแจสำคัญ

คุณมีความคิดจัดทำแผนการดำเนินงานและพัฒนางบประมาณ นั่นเป็นส่วนที่ง่าย ตอนนี้คุณต้องโน้มน้าวใจพลังที่จะเป็นผู้ชนะการเปลี่ยนแปลง คุณอาจเรียกผู้สนับสนุนระดับสูงนี้ แต่สิ่งที่จริง ๆ แล้วหมายถึงการรับรองว่าผู้มีอำนาจในการบังคับให้มีการเปลี่ยนแปลงนั้นอยู่บนกระดานอย่างสมบูรณ์ วิธีที่ดีที่สุดในการซื้อแบบนี้คือการนำเสนอผลลัพธ์ที่คาดการณ์ไว้ที่มีความหมาย: ดอลลาร์ที่จะได้รับการช่วยกู้กระดาษที่ต้องกำจัดลูกค้าที่จะได้รับการริเริ่มใหม่ คุณอาจได้แนวคิดของปอร์เช่มาก่อน แต่แม้แต่ปอร์เช่ก็ต้องการน้ำมันให้ขยับนิ้ว

แต่บาย - อินจากบนลงล่างไม่ใช่ประเภทเดียวที่จะปูทางไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ คิดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนี้ที่อาจเกิดขึ้นกับทุกคนและพยายามหลีกเลี่ยงการทำให้ตาบอดด้วย สมมติว่าคุณกำลังใช้เทคโนโลยีใหม่เพื่อเร่งกระบวนการที่เจ้าหน้าที่เสมียนทำการบันทึกรายวันให้เสร็จสมบูรณ์ ชักชวนพนักงานคนนี้ตั้งแต่ต้นดึงความหงุดหงิดและความคิดของพวกเขาออกมาและรวมพวกเขาเข้าด้วยกันในระดับที่เหมาะสมในผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย กลุ่มคนที่รับฟังและรวมอยู่ในกระบวนการสร้างการเปลี่ยนแปลงแทนที่จะมีการกำหนดไว้กับพวกเขามีแนวโน้มที่จะก้าวไปสู่การเปลี่ยนแปลงมากขึ้น (และยินดีต้อนรับ)

4. ค้นหาการเปลี่ยนแปลงที่ให้บริการมากที่สุด แต่ไม่ใช่ทั้งหมด

นี่คือส่วนที่ฉันนำบางส่วนของสิ่งที่ฉันพูดข้างต้น ในขณะที่การรวบรวมความคิดเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่าง ๆ เป็นสิ่งสำคัญในขณะที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณหวังว่าจะนำมาใช้ แต่การทำให้ทุกคนเป็นที่ชื่นชอบสามารถเป็นสูตรสำหรับความตายที่ช้าและเจ็บปวดของความคิดที่มั่นคง การปรับแต่งมากเกินไปเป็นความล้มเหลวที่พบบ่อยในโครงการเทคโนโลยีที่ฉันทำงานในฐานะผู้จัดการโครงการ ด้วยความตั้งใจที่ดีที่สุดในการพัฒนาผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ทีมมักจะต้องตกอยู่ในความต้องการที่จะใช้เวลาตลอดทั้งสัปดาห์ในการสร้าง แต่ตอบสนองความต้องการเพียง 2% ของผู้ใช้

บางครั้งคุณต้องดึงปากกาสีแดงวิเศษและทำให้ง่ายขึ้น คิดเกี่ยวกับผู้ชมที่คุณแสดงและลำดับความสำคัญสูงสุดที่คุณต้องการทำให้สำเร็จ สิ่งใดก็ตามที่ทำให้คุณเป็นคนฟุ่มเฟือยหรือตามคำขอของคนกลุ่มเล็กโดยเฉพาะคนดังควรได้รับการพิจารณาในการเขียง มันจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและเงิน. และในที่สุดก็เป็นการดีที่จะทำให้คนส่วนใหญ่พอใจด้วยการส่งผลลัพธ์อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากกว่าที่จะทำให้ทุกคนผิดหวังเพราะคุณจมน้ำตายในรายละเอียด

5. อดทน

ในที่สุดจำไว้ว่าการเปลี่ยนแปลงในรัฐบาล - หรืออุตสาหกรรมระบบราชการอื่น ๆ - เป็นไปได้ แต่มันช้า บางครั้งคุณต้องรอให้กระแสการเมืองเปลี่ยนทิศทาง บางครั้งมันเป็นกระบวนการทางกฎหมายหรือสัญญาที่ติดอยู่ในสำนักงานจัดหา

การเปลี่ยนแปลงที่น่ายินดีที่สุดอย่างหนึ่งที่ฉันได้รับคือโครงการการชำระเงินออนไลน์นำแผนกนิวยอร์กออกจากยุคน้ำแข็งของการตรวจสอบกระดาษและสมุดบัญชีแยกประเภทและเข้าสู่สหัสวรรษใหม่ด้วยระบบชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์และระบบบัญชี มันไม่ได้เซ็กซี่เลย แต่มันช่วยเมืองได้หลายล้านดอลลาร์ และใช้เวลาสี่ปีเต็มนับจากเวลาที่เอกสารสรุปย่อลอยอยู่บนโต๊ะของฉันจนกว่าโปรแกรมเต็มรูปแบบจะเริ่มทำงาน

หากคุณเกี่ยวกับการแก้ไขอย่างรวดเร็วคุณจะถูกกดยากที่จะหาที่ใดก็ได้ในภูมิทัศน์ของรัฐบาล (หรือสำนักงานราชการอื่น ๆ ) แต่เชื่อฉัน: การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่คุ้มค่ากับการรอคอย ในความเป็นจริงมันอาจเป็นเหตุผลที่เราทำงานในตอนแรก