วันที่ฉันชอบที่สุดในที่ทำงานคือสิ่งที่ฉันเรียกว่า "กองกองสีม่วง" บริษัท ของฉันใช้ Google ปฏิทินและสีสำหรับตารางเวลาส่วนตัวของฉันคือสีม่วงดังนั้นในวันที่น่ากลัวเหล่านั้นฉันไม่เห็นอะไรเลย ถึง 18:30 น. มันทำให้ฉันประหลาดใจเสมอ“ สิ่งนี้เกิดขึ้นได้อย่างไร”
นอกเหนือจากความรู้สึกเหมือนว่าฉันไม่มีที่ว่างให้หายใจหรือทำงานจริงในสมัยนั้นฉันกลัวว่าจะเป็น“ คนนั้น” ที่ต้องเขยิบจากการประชุม แต่เนิ่นๆจากนั้นใช้เวลาเพิ่มเติมในภายหลังเพื่อค้นหาสิ่งที่ฉันพลาดไป มาสายการประชุมครั้งต่อไปของฉันเพราะการประชุมก่อนหน้านี้ใช้เวลานานเกินไป (ตั้งแต่ฉันเขียนเกี่ยวกับการไม่มาสายหรือไม่เตรียมตัวสำหรับการประชุมเพื่อนร่วมงานของฉันกำลังคอยตรวจสอบฉัน!)
“ ความยุ่ง” เป็นกลอุบายดังกล่าว มันทำให้เรารู้สึกว่ายิ่งรายการที่ต้องทำของเรานานเท่าไหร่ยิ่งประสบความสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น มันทำให้เรารู้สึกว่ายิ่งเรามีจานของเรามากเท่าไหร่ก็ยิ่งประสบความสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น แต่เมื่อไหร่ที่มีจานอาหารค่ำที่เกินขนาดจะให้อะไรคุณนอกจากเป็นตะคริวหรือโคม่าอาหาร? มันไม่จำเป็นต้องเป็นแบบนี้และฉันก็ทำการลงมติแบบเปิดเพื่อต่อสู้
การประชุมสิ้นสุดในปฏิทินของเราในสองวิธี: เพราะเรายอมรับพวกเขาและเพราะเราสร้างพวกเขา ที่จุดตัดสินใจเหล่านี้เราสามารถทำสิ่งที่แตกต่างกันเล็กน้อยเพื่อนำปฏิทินของเรากลับมาและให้เวลาตัวเอง (และเพื่อนร่วมงาน) เพื่อเตรียมพร้อมและมีประสิทธิผล นี่คือสามวิธีในการทำ:
1. พูดขึ้นมา
ก่อนที่คุณจะส่งหรือรับคำเชิญการประชุมตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจสิ่งที่ควรทำให้สำเร็จและวิธีที่คุณควรเตรียม หากไม่เป็นเช่นนั้นให้พูดคุยกับผู้จัดงานและฟังว่ามีวาระเฉพาะหรือไม่ หากไม่มีให้ถามเขาหรือเธอเพื่อสร้างหนึ่ง (หรือดีกว่ายังอาสาที่จะช่วย) วาระที่ดีที่สุดมีความเฉพาะเจาะจงกับการจัดสรรเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าจะครอบคลุมรายการที่เกี่ยวข้องทั้งหมด หากมีเวลาไม่เพียงพอในการสร้างวาระการประชุมอาสาสมัครเพื่อช่วยผู้จัดงานคอยจับตาดูนาฬิกา
หากคุณกำลังจัดการประชุมให้ใช้วาระเพื่อวางแผนว่าควรจะประชุมนานแค่ไหน คำเชิญในปฏิทินของ Google เริ่มต้นที่หนึ่งชั่วโมงและง่ายต่อการคลิก“ ส่ง” โดยไม่คิดว่าจะย่อให้สั้นลง แต่การตั้งค่านั้นสามารถเปลี่ยนแปลงได้! คุณจะประหลาดใจเท่าไหร่ที่คุณสามารถครอบคลุมใน 15, 30, หรือ 22 นาที ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้จัดงานหากคุณเห็นว่าการประชุมถูกกำหนดให้เป็นหนึ่งชั่วโมงและคุณไม่เชื่อว่าควรจะ (เพราะคุณเข้าใจวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่คาดหวัง) ขอเวลาให้สั้นลง
ท้ายที่สุดถ้าคุณยอมรับคำเชิญสำหรับการประชุมที่สิ้นสุดในเวลาเดียวกันการประชุมอื่นจะเริ่มขึ้น (อย่างจริงจังเราจะโน้มน้าวตัวเราเองว่าเราสามารถอยู่สองแห่งพร้อมกันได้อย่างไร) ให้ผู้แจ้งล่วงหน้าทราบว่า คุณจะต้องออกจากที่ประชุมก่อน เป็นการดีที่สุดสิ่งนี้จะกระตุ้นให้ผู้จัดประชุมสิ้นสุดการประชุมตามเวลาที่คุณต้องการออก อย่างน้อยที่สุดคุณจะรู้สึกสบายใจเมื่อออกโดยไม่ขัดจังหวะและผู้จัดงานจะไม่แปลกใจเมื่อคุณทำ สำหรับการประกันเพิ่มเติมไปข้างหน้าและแจ้งให้ผู้จัดประชุมทราบว่าคุณอาจมาสาย
2. ผัดเวลาของคุณ
ทันทีที่มีการยืนยันเวลาประชุมและหากปฏิทินของคุณมีพื้นที่รอบ ๆ ให้ปกป้อง! เพิ่ม 15-30 นาทีก่อนและหลังการประชุมที่เรียกว่า "เวลาการเปลี่ยนภาพ" ก่อนการประชุมใช้เวลาในการตรวจสอบวัสดุใด ๆ หยุดพักห้องน้ำและมาถึงที่ตั้งก่อนที่จะเริ่ม หลังจากการประชุมมันเป็นช่วงเวลาที่ดีที่คุณจะได้ไตร่ตรองเนื้อหาในขณะที่ยังสดอยู่ มีเหตุผลที่จะคาดหวังว่าเพื่อนร่วมงานจะเคารพสิ่งที่อยู่ในปฏิทินของคุณ พวกเขาเป็นเพียงการจัดตารางทุกที่ที่มีเวลาว่างทั่วไป ดังนั้นหากการประชุมสิ้นสุดในเวลา 15.00 น. และคุณปิดกั้นเวลาในการสรุปหลังจากนั้นพวกเขาอาจ (หวังว่า?) จะไม่โกรธเมื่อเริ่มการประชุมใหม่ที่ 3:15 หรือ 3:30
3. บล็อกเวลาของคุณ
นี่คือจอกศักดิ์สิทธิ์ของผลผลิต: มีเวลา - แม้แต่วัน! - ไม่มีการประชุม BuzzFeed ได้ประกาศวันอังคารและวันพฤหัสบดีประชุมฟรี คุณสามารถ? แม้ว่าผู้บริหารระดับสูงของ บริษัท ของคุณอาจใช้ความพยายามอย่างรอบคอบเพื่อล้างข้อมูลทั้งวัน แต่ก็คุ้มค่าที่จะดูที่นิสัยการทำงานของคุณเองเพื่อดูว่าคุณทำงานได้ดีที่สุด คุณเป็นคนในตอนเช้าหรือคุณได้รับแรงบิดหลังจาก 2 ทุ่มหรือเปล่า ตรวจสอบตารางเวลาของคุณและดูว่าคุณสามารถบล็อกเวลาสองถึงสี่ชั่วโมงได้สัปดาห์ละครั้งเพื่อมุ่งเน้นไปที่การทำหรือทำ คุณอาจกำหนดแนวโน้มใน บริษัท ของคุณตั้งแต่เริ่มต้น!
ดังนั้นนี่คือความมุ่งมั่นของฉันที่จะคืนปฏิทิน! อยู่กับฉันใคร
