โอ้อีเมล ไม่ว่าคุณจะจัดการคนไม่กี่คนทีมใหญ่หรือเพียงแค่ตัวคุณเองก็สามารถช่วยและขัดขวางความสำเร็จของคุณได้ เพราะในขณะที่ฉันแน่ใจว่าคุณสังเกตเห็นคนอื่น ๆ ที่คุณทำงานร่วมกันมากขึ้นสร้างข้อความมากขึ้นและความท้าทายก็คือการผ่านพวกเขาในเวลาห้านาทีที่คุณมีระหว่างการประชุมกลับไปกลับ
ในขณะที่ฉันไม่สามารถโบยเวทมนตร์และแก้ปัญหานี้ให้คุณได้ฉันสามารถบอกคุณได้ว่าฉันพบระบบที่ใช้งานได้ดีสำหรับฉันในฐานะผู้จัดการ - มันทั้งหมดมาจากการมีป้ายชื่อที่เชื่อถือได้เล็กน้อยในกล่องจดหมายของคุณ (หากคุณไม่รู้ว่าจะใช้ยังไงต่อไปนี้เป็น 101 ที่นี่สำหรับ Gmail และ Outlook)
ต่างจากตัวกรองที่ฉันใช้สำหรับการยื่นแบบถาวรทั้งสามนี้เป็นเพียงชั่วคราวและใช้เพื่อดึงความสนใจของฉันไปยังสิ่งสำคัญ ทันทีที่ฉันตอบข้อความฉันจะลบป้ายกำกับและไฟล์ตามปกติ
ดังนั้นโดยไม่มีความกังวลใจเพิ่มเติม:
1. “ บล็อกสำหรับคนอื่น ๆ ”
ใช่อันนี้อยู่ในตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด ฉันยังเปลี่ยนสีในกล่องจดหมายเพื่อทำให้เป็นสีแดง ทุกเช้าฉันเข้าสู่กล่องจดหมายเพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าฉันได้ระบุข้อความสำคัญที่ต้องการการตอบสนองของฉันแล้ว (Aka: หากไม่มีการตอบสนองของฉันผู้คนจะไม่สามารถก้าวไปข้างหน้าได้เลย) ด้วยการระบุสิ่งเหล่านั้นโดยเฉพาะ
ในตอนท้ายของแต่ละวันฉันตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการจัดการอีเมลที่เหลือด้วยแท็กนี้ก่อน และยกเว้นข้อยกเว้นที่หายากฉันไม่ได้ลงชื่อออกในตอนกลางคืนจนกว่าจะเสร็จสิ้น ไม่เพียงหมายความว่าฉันไม่ได้อุ้มใคร แต่ฉันสามารถจบได้ทุกวันโดยรู้ว่าปัญหาเร่งด่วนที่สุดได้รับการดูแล
2. “ ชื่อของใครก็ตามที่คุณพบเป็นประจำ”
ฉันมีการประชุมแบบตัวต่อตัวกับรายงานโดยตรงของฉันในแต่ละสัปดาห์และในขณะที่เรายังคงจัดวาระการประชุมในเอกสารของ Google เพื่อพูดคุยกันฉันพบว่าบางครั้งคำถามที่รวดเร็วหรือ FYIs ตกอยู่ในรอยแตก
สิ่งที่เปลี่ยนไปสำหรับฉันคือการสร้างป้ายกำกับหนึ่งป้ายสำหรับแต่ละคนด้วยชื่อของพวกเขาเช่น "สำหรับ Lindsay" และ "สำหรับ Yusuf" เมื่ออีเมลเข้ามาในกล่องจดหมายของฉันที่ฉันคิดว่าจะเกี่ยวข้องกับพวกเขาหรือฉันต้องการอัปเดต บนฉันเพิ่มแท็กด้วยชื่อของพวกเขา จากนั้นในการประชุมประจำสัปดาห์ของฉันฉันสามารถค้นหาอย่างรวดเร็วเพื่อดูว่าฉันได้พูดคุยกับพวกเขาเกี่ยวกับทุกสิ่งก่อนที่เราจะสรุปหรือไม่ เมื่อภารกิจสำเร็จแล้วฉันจะลบแท็กออก
ในขณะที่ฉันใช้สิ่งนี้สำหรับรายงานโดยตรงของฉันคุณสามารถใช้มันสำหรับ ทุกคนที่ คุณพบเป็นประจำตั้งแต่ผู้จัดการของคุณเองจนถึงทีมการตลาดจนถึงผู้จัดการโครงการ
3. “ ตอบด่วน”
ฉันเคยเขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้มาก่อน แต่ฉันพบว่ามีประโยชน์อย่างยิ่งที่จะมีรายชื่ออีเมลที่ฉันสามารถตอบกลับภายในห้านาทีหรือน้อยกว่า เมื่อฉันรอสายกาแฟนั่งรถไฟใต้ดินไม่กี่หยุดหรือก่อนการประชุมตอนนี้ฉันมีจุดแวะพักครั้งแรกของฉัน (ใช่ก่อน Twitter หรือ Instagram) เพื่อให้แน่ใจว่าฉันจัดการกับคำขอใด ๆ
ส่วนที่ดีที่สุดของป้ายกำกับนี้หรือไม่ คุณจะรู้สึกว่าประสบความสำเร็จอย่างรวดเร็ว
และนั่นคือป้ายกำกับง่าย ๆ สามรายการที่คุณสามารถตั้งค่าได้อย่างง่ายดายในบ่ายวันหนึ่ง คุณมีเคล็ดลับกล่องจดหมายอื่น ๆ ที่ช่วยคุณจัดการหรือไม่? แบ่งปันกับฉันทาง Twitter @acav!
