เคล็ดลับการประชุม - คำแนะนำการจัดการเวลา - รำพึง

เราทุกคนต้องการเป็นตัวของตัวเองที่ดีที่สุดในการทำงาน แต่สำหรับพวกเราหลายคนมีสิ่งหนึ่งที่เราไม่สามารถสั่นคลอน: สาย

มารยาทของ Greg Savage ปรากฏว่า“ ไม่คุณไม่ 'วิ่งช้า' คุณหยาบคายและเห็นแก่ตัว” ถูกแชร์และโพสต์หลายพันครั้งตั้งแต่เผยแพร่ในปี 2010 ไม่เอ่ยถึงคุณรู้ว่ามันดูไม่ดีเมื่อคุณปรากฏตัว การประชุมเจ้าหน้าที่หลังจากทุกคนนั่งอยู่แล้ว แต่นอกเหนือจากความรู้สึกอายที่คุณถูกเรียกออกมาคุณจะทำอะไรได้บ้างในชีวิตของคุณเอง?

จัดการกับมันในระดับไมโคร

หากคุณทำงานในสภาพแวดล้อมสำนักงานที่ใช้ Microsoft Outlook หรือ Google ปฏิทินต่อไปนี้เป็นกลยุทธ์สองขั้นตอนในการดำเนินการให้ตรงเวลาและเตรียมพร้อมสำหรับการประชุมทุกครั้งที่คุณมีในปฏิทิน เนื่องจากทั้ง Outlook และ Google ปฏิทินมีการตั้งค่าการเตือนเริ่มต้นให้ส่งเสียงเตือนก่อนกำหนดเวลา 10 นาทีให้ใช้เป็นหน้าต่างของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณพร้อมสำหรับสิ่งที่จะเกิดขึ้นจริง จากนั้นเมื่อมันดับลง:

10 นาทีก่อน

ไม่ว่าจะเป็นการประชุมที่คุณกำลังนำหรือเข้าร่วมใช้เวลานี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีสิ่งที่คุณต้องการ เมื่อเสียงปลุกดังขึ้นให้หยุดสิ่งที่คุณทำก่อนหน้านี้แล้วตอบคำถามเหล่านี้:

• ฉันมีวัสดุที่ถูกต้องทั้งหมดหรือไม่
• สมาชิกในทีมของฉันถูกเตรียมการล่วงหน้าหรือไม่
• ฉันพร้อมสำหรับการอัพเดทหรือประกาศที่ฉันต้องการหรือไม่
• พื้นที่และอุปกรณ์ของห้องประชุมพร้อมหรือยัง?
• ฉันจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับผู้คนที่ใช้พื้นที่ที่ฉันจองไว้หรือไม่

แน่นอนคุณไม่ต้องรอจนกว่าจะถึงก่อนการประชุมเพื่อตอบคำถามเหล่านี้ (อันที่จริงแล้วการช่วยพวกเขาให้เป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรตอนเช้าของคุณ) เมื่อเผชิญหน้ากับสิ่งเหล่านี้คุณกำลังทำส่วนของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุม 13.00 น. ของคุณไม่ได้เริ่มต้นจากการรอเครื่องถ่ายเอกสาร

5 นาทีก่อน

หากทุกอย่างเป็นไปด้วยดีในช่วงห้านาทีแรกให้นั่งตัวเองบนหลังแล้วมุ่งตรงไปที่โต๊ะประชุม แม้ว่าคุณจะรู้สึกโกรธในขณะที่คุณกำลังรออยู่ให้หลีกเลี่ยงสิ่งล่อใจที่จะกลับไปที่โต๊ะทำงานของคุณหรือเริ่มงานใหม่ที่สำคัญ การเดินทางไปห้องน้ำและการเริ่มอีเมลใหม่อาจใช้เวลานานกว่าที่คุณคาดหวังและทำให้การประชุมสายเป็นไปได้ยาก

แต่ให้ยอมรับว่าคุณต้องการตรวจสอบสิ่งที่ต้องทำอีกหนึ่งรายการและใช้ผู้เชี่ยวชาญ Eva Management Nik Time เรียก "ลานจอดรถ" ตลอดทั้งวันให้โพสต์โน้ตบนโต๊ะของคุณเพื่อจดบันทึกสิ่งที่ไม่ต้องทำ - งานที่สำคัญซึ่งกระโดดเข้าหาหัวของคุณเช่นโฆษณาป๊อปอัพ (คิดว่าการติดตามคำสั่งซื้อของ UPS สแกนหน้าแรกของข่าวหรือตรวจสอบฟีดสื่อสังคมออนไลน์ของคุณ) น่าแปลกที่ฉันพบว่าการเพิ่มรายการลงในที่จอดรถของฉันให้ความรู้สึกถึงความละเอียดถึงแม้ว่าฉันจะไม่ได้ทำให้เสร็จในเวลานั้น

จากนั้นในห้านาทีสุดท้ายก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้นในขณะที่ทุกคนกำลัง (หวังว่า) เข้ามาในห้องดูว่าคุณสามารถล้างหนึ่งในภารกิจเหล่านั้นจากพื้นที่ของคุณ

ขึ้นอยู่กับว่าพื้นที่สำนักงานของคุณมีขนาดใหญ่เพียงใดคุณอาจต้องปรับ“ 10 นาที” เป็นเวลาในการเดินทางระหว่างชั้น แต่หลักการยังคงอยู่: หยุดเตรียมตัวให้พร้อมและไป ด้วยการทำเช่นนี้คุณไม่ได้วางแผนที่จะตรงเวลา แต่ต้องเร็ว เหนือสิ่งอื่นใดคุณจะรู้สึกมีประสิทธิผลและดูดีกับทีมของคุณ โอ้และไม่มีใครจะต้องรู้ว่าคุณกำลังตรวจสอบ "ชอบ" ของคุณก่อนการประชุม - นั่นจะเป็นความลับเล็ก ๆ ของเรา!