ฉันได้เรียนรู้ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาว่าถ้าคุณพัฒนาชื่อเสียงในด้านการช่วยเหลือจำนวนคำขอที่เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ จะเข้ามาหาคุณ
สำหรับฉันคำขอกาแฟเพื่อ "หยิบสมองของฉัน" เพื่อแนะนำเครือข่ายของฉันหรือให้ฉันเล่าเรื่องราวของการก่อตั้งของ The Muse (ซึ่งออนไลน์ถ้าคุณใช้ Google!) เป็นสิ่งที่พบได้บ่อยที่สุดในปัจจุบัน แน่นอนว่าฉันไม่ใช่คนดัง แต่ฉันนับคำขอทางอีเมลมากกว่า 35 คำขอเพื่อขอความช่วยเหลือคำแนะนำหรือเวลาในเดือนที่แล้วโดยไม่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจประจำวันหรือโปรแกรมการให้คำปรึกษาที่ฉันได้ทำไปแล้ว มุ่งมั่นที่จะเวลา
ฉันชอบที่จะเป็นประโยชน์เมื่อฉันสามารถทำได้ แต่มีความขัดแย้งโดยธรรมชาติระหว่างการพูดว่าใช่และไม่พูด การพูดว่าใช่ต้องใช้เวลาจากทีมที่กำลังเติบโตซึ่งต้องการเวลาการมีตัวตนและการสนับสนุนรวมถึงจากเพื่อนและครอบครัวของฉัน ในความเป็นจริงถ้าฉันบอกว่าใช่ทุกคำขอเมื่อเดือนที่แล้ว (สมมติว่าแต่ละคนใช้เวลา 30 นาที) มันจะใช้เวลามากกว่า 17 ชั่วโมง นั่นเกือบหนึ่งชั่วโมงทุกวันทำงาน!
อย่างไรก็ตามการไม่บอกว่าเป็นทั้งโอกาสที่พลาดไปในการช่วยเหลือใครบางคนและเพื่อสร้างความสัมพันธ์และความเสี่ยงที่จะหลุดพ้นจากความหยาบคายแม้ว่าเหตุผลของคุณจะบริสุทธิ์ โอ้และไม่ต้องพูดถึงยากที่จะทำ ฉันเลือกที่จะปรับสมดุลทั้งสองให้มากที่สุด แต่หาวิธีที่ดีที่สุดที่จะบอกว่าไม่มีเวลา
ไม่ว่าจะเป็นนักประชาสัมพันธ์ที่พยายามไล่ตามคุณ (หลังจากที่คุณบอกว่าไม่ - สี่ครั้ง) หรือผู้สำเร็จการศึกษาอายุน้อยคนที่ขอนัดพบคุณดื่มกาแฟทุกคนจัดการกับคำถามจากคนที่พวกเขาไม่อยากตอบใช่ ไปยัง ดังนั้นมืออาชีพไม่ว่างที่ต้องทำเมื่ออีเมลสอบถามที่คุณไม่ต้องการที่จะผ่านมาคืออะไร?
นี่คือวิธีที่ฉันจัดการ
สถานการณ์ที่ 1: คุณกำลังถูกขว้าง
เริ่มจากสิ่งที่ง่ายที่สุดกันก่อน หากคุณกำลังถูกบุคคลอื่นที่คุณไม่สนใจหรือสามารถช่วยเหลือได้ (ไม่ว่าจะเป็นนักประชาสัมพันธ์หรือผู้ให้บริการ) ให้ทำดังนี้:
- ตรวจสอบว่ามีลิงค์ยกเลิกการสมัครที่ด้านล่างของอีเมล หากมีให้ยกเลิกการสมัครทันที
- หากไม่มีให้ข้ามและเก็บอีเมลฉบับแรกนี้ยกเว้นว่าเป็นจดหมายที่เขียนถึงคุณอย่างชัดเจน ฉันพบว่า 99% ของจำนวนนี้ถูกส่งเป็นจำนวนมากและไม่มีใครจะรับมันเป็นการส่วนตัวหากคุณไม่ตอบสนอง
- หากบุคคลเดียวกันนั้นติดตาม (แม้ว่าหุ่นยนต์เขียนไว้อย่างชัดเจน) ให้ส่งข้อความสั้น ๆ ว่าคุณไม่สนใจ ฉันคิดว่านี่เป็นโอกาสที่จะเป็นคนดีและให้ข้อมูลแก่พนักงานขายหรือนักประชาสัมพันธ์ที่ฉันไม่ใช่คนเก่งดังนั้นพวกเขาจึงสามารถใช้เวลาของพวกเขาที่อื่น (และหยุดส่งอีเมลถึงฉันด้วย) นี่คือเทมเพลตอีเมลที่ฉันใช้:
หวัดดี
ขอขอบคุณสำหรับอีเมลของคุณ. เราไม่ได้อยู่ในตลาดในขณะนี้ แต่ฉันจะแจ้งให้คุณทราบหากมีการเปลี่ยนแปลง ในระหว่างนี้คุณช่วยถอดที่อยู่อีเมลของฉันออกจากรายการได้ไหม?
ขอบคุณล่วงหน้า,
ไม่ว่าอะไรก็ตามอย่าเห็นด้วยที่จะโทรหา“ แค่เรียนรู้เกี่ยวกับสิ่งที่เราสามารถเสนอได้” เว้นแต่คุณจะสนใจจริงๆ สิ่งนี้ไม่ทำให้ใครหายไปไหนและมักจะนำไปสู่การติดตามอย่างต่อเนื่องเนื่องจากคุณได้พิสูจน์ตัวเองว่าเป็นผู้นำที่อบอุ่น
สถานการณ์ที่ 2: คุณได้รับอีเมลเย็น ๆ เป็นระยะเวลาหรือคำแนะนำ
ดังนั้นคุณจะได้รับอีเมลจากบุคคลที่สุ่มขอเวลาหรือคำแนะนำของคุณ คุณได้ใช้วิจารณญาณของคุณและจากความสามารถของคุณและคำถามของเขาหรือเธอดูเหมือนว่าคุณจะมีเวลาว่างในการช่วยเหลือ ในกรณีเหล่านั้นมีสองตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม:
- หากคุณต้องการความช่วยเหลือ แต่ไม่มีเวลาลองสิ่งที่ฉันเรียกว่า "ชั้นเชิงถ่อ" ส่งสั้น ๆ "ขอบคุณที่คิดถึงฉัน - ฉันจองไว้ในเดือนนี้ แต่ถ้าคุณเอื้อมมือฉัน รักที่จะช่วยเหลืออย่างไรก็ตามฉันทำได้” หลายคนจะไม่ติดตามเลย - เพราะพวกเขาลืมหรือเพราะพวกเขาไม่ต้องการเวลาและคำแนะนำของคุณอีกต่อไป - เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าคนที่ติดตามเป็นคน ใครต้องการความช่วยเหลือจากคุณมากที่สุด
- หากคุณไม่คิดว่าคุณจะสามารถช่วยเหลือได้ไม่ว่าในช่วงเวลาใดการสื่อสารว่าทำไมคุณถึงไม่สามารถเป็นมิตรและชัดเจนและเสนอทางเลือกที่ดีที่สุดถัดไปเป็นวิธีที่ดีที่สุด ไม่แน่ใจว่าจะพูดอย่างไร ลองใช้เทมเพลตอีเมลนักฆ่าของ Alexandra Franzen รุ่นที่แก้ไขแล้วเพื่อหาเพื่อนที่ดี
สถานการณ์ที่ 3: คุณถูกขอให้ช่วยเหลือเพื่อนของเพื่อน
บางครั้งมีสถานการณ์พิเศษที่เกี่ยวข้องเช่นผู้สำเร็จการศึกษาที่ขอเวลาเป็นพี่ชายของเพื่อนร่วมงานในอดีต น่าเสียดายที่ผู้ติดต่อซึ่งกันและกันของคุณไม่ได้ตรวจสอบกับคุณก่อน (อย่างที่ควรจะเป็น) ก่อนที่จะแนะนำหรือให้ข้อมูลที่ติดต่อของคุณดังนั้นคุณจะถูกทิ้งไว้ให้ตัดสินใจว่าคุณจะทำให้คน ๆ นี้ล้มลงได้อย่างไร ความสัมพันธ์ ทางเลือกของคุณ:
- หากคุณรู้สึกว่าคุณต้องทำแม้ว่าคุณจะไม่มีความคิดว่าจะปรับให้เหมาะกับตารางงานที่ยุ่งของคุณได้แนะนำการโทร 15 นาทีแทนที่จะเป็นการประชุมด้วยตนเอง การเปลี่ยนชั่วโมงกาแฟเป็นการโทรด่วนนั้นจัดการได้ง่ายกว่าและบังคับให้ผู้ถามใช้เวลาของคุณอย่างชาญฉลาด คุณสามารถเสนอที่จะตอบคำถามเร่งด่วนหนึ่งหรือสองข้อทางอีเมล (ผู้คนมักจะเข้าใจว่าถ้าคุณเพิ่มบริบทที่คุณกำหนดเวลาไว้มากกว่านี้ แต่ต้องการที่จะช่วยเหลือเร็วกว่าแทนที่จะเป็นในภายหลัง)
- หากคุณไม่ใช่คนที่เหมาะสมที่จะช่วยเหลือ แต่คุณรู้สึกว่าคุณต้องการทำบางสิ่งบางอย่างพิจารณาว่ามีใครบางคนในเครือข่ายของคุณอาจเต็มใจที่จะช่วยเหลือ ส่งต่อคำขอไปยังผู้ติดต่อของคุณก่อนโดยถามว่าเขาหรือเธอสามารถสำรอง 15 นาทีเพื่อโทรหาใครบางคนเนื่องจากคุณไม่มีประสบการณ์ที่เหมาะสมในการทำเช่นนั้น จากนั้นคุณสามารถแจ้งให้ผู้ถามทราบว่าคุณไม่ใช่คนที่เหมาะสมที่จะช่วยเหลือ แต่คุณได้ถามคนอื่นว่าเขาหรือเธอจะรู้สึกสบายใจเมื่อได้รับการแนะนำและคุณจะติดตามถ้าคุณได้ยินกลับมา
- หากคำนำนั้นผ่านการทำความรู้จักอย่างหลวม ๆ และคุณต้องการปิดมันลองใช้วิธีการถ่อเรือถ่อเรือข้างต้นและให้เวลากับผู้ถามหรือคำแนะนำทางอีเมลหากเขาหรือเธอติดตามในอนาคต
อาจไม่ใช่เรื่องง่าย แต่เมื่อคุณปิดคำขอที่ไม่เหมาะสมคุณค่อยๆก้าวไปสู่การใช้เวลากับสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณแล้ว และนั่นคือสิ่งที่จะเฉลิมฉลอง
