วิธีการตอบอีเมลที่โกรธอารมณ์ในที่ทำงาน

ทุกคนอยู่ที่นั่น: คุณได้รับอีเมลที่ทำให้คุณเป็นสองเท่า แน่นอนว่าคนอื่นนั้นหงุดหงิดหรือโกรธอย่างเห็นได้ชัด แต่คุณก็ยังคาดหวังที่จะตอบ คุณควรทำอะไร? คุณตอบสนองอย่างไร

ในขณะที่บริการส่งข้อความภายในสำนักงานและการส่งข้อความกำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นอย่างแน่นอน แต่อีเมลยังคงเป็นเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญและใช้กันอย่างแพร่หลายในที่ทำงานดังนั้นความสามารถในการใช้งานอย่างมืออาชีพมากที่สุดเป็นสิ่งสำคัญ นั่นหมายความว่าวิธีที่คุณตอบสนองต่อสถานการณ์ที่อธิบายไว้ข้างต้นมีศักยภาพในเชิงบวกหรือเชิงลบที่ส่งผลกระทบต่ออาชีพของคุณ แม้ว่าคุณคิดว่าคุณเพียงแค่ตอบสนองด้วยเสียงที่คล้ายกัน

ใช่ฉันรู้ว่าการอยู่เป็นมืออาชีพตลอดเวลาพูดง่ายกว่าทำ การตอบอีเมลในที่ทำงานเป็นศิลปะในตัวมันเองและการตอบสนองต่อข้อความทางอารมณ์จะนำไปสู่อีกระดับหนึ่ง

คำแนะนำนี้จะแนะนำการตอบสนองของคุณเพื่อให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงความขัดแย้งและทำให้งานของคุณเสร็จ

ขั้นตอนที่ 1: หยุดพัก

คุณอาจต้องการอ่านอีเมลที่คุณได้รับอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องแล้ว - คุณสามารถทำได้ - แต่อย่าเริ่มพิมพ์คำตอบทันที เพื่อนร่วมงานเจ้านายหรือลูกค้าของคุณปล่อยให้อารมณ์ของเขาหรือเธอกำหนดสิ่งที่เขาหรือเธอเขียน อย่าทำซ้ำข้อผิดพลาดนี้ พักสมองและปล่อยให้อารมณ์ของคุณเย็นลง

ข้อดีอย่างหนึ่งของการส่งอีเมลคือคุณไม่ต้องตอบทันที บางครั้งก็เหมาะสมที่จะใช้เวลาหลายชั่วโมงในการเขียนคำตอบ! ใช้ประโยชน์จากมัน แม้ว่าคุณจะรู้สึกตึงเครียดและอีกด้านกำลังรอคำตอบของคุณคุณมีเวลาอย่างน้อยสองสามนาที ลุกขึ้นจากโต๊ะทำงานทำให้สมองของคุณเย็นลงและทานของว่างหรือน้ำสักแก้ว มันจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปฏิกิริยาสะบัดหัวเข่า

ขั้นตอนที่ 2: อย่าข้ามไปที่บทสรุป

ซื่อสัตย์: คุณโต้ตอบกับวิธีการที่คุณเป็นเพราะคุณกำลังอ่านระหว่างบรรทัดหรือไม่? เมื่อคุณจัดการกับอีเมลที่มีอารมณ์แปรปรวนมากเกินไปคุณอาจคิดว่าคุณรู้สึกโกรธหรือหงุดหงิดของคนที่ฉายผ่านหน้าจอ และคุณจะรู้สึกถูกบังคับให้คิดว่ามันมีอะไรมากกว่านั้น

อย่างไรก็ตามคุณไม่ควรคาดเดาว่าอีกฝ่ายหมายถึงอะไร การตัดสินความตั้งใจของผู้อื่นโดยพิจารณาจากประโยคสองสามข้อ (และผ่านตัวกรองของสมองของคุณเองและวิธีการสื่อสารของคุณ) เป็นความคิดที่ไม่ดี

ต้านทานสิ่งล่อใจเพื่อข้ามไปยังข้อสรุปใด ๆ เพียงอ่านคำศัพท์รับข้อมูลและเตรียมความพร้อมเพื่อตอบสนองอย่างมืออาชีพ

ขั้นตอนที่ 3: ทำให้มันสั้น

โปรดระลึกไว้เสมอว่างานของคุณคือการให้คำตอบที่แม่นยำที่สุดเท่าที่จะทำได้และไม่มีอะไรเพิ่มเติม ละเว้นการตอบโต้ที่คลุมเครือกับสิ่งที่คนอื่นอาจหมายถึง

จัดโครงสร้างอีเมลของคุณเพื่อส่งข้อความหลักเพียงข้อความเดียว ไม่ได้หมายความว่าควรมีเพียงหนึ่งประโยค แต่หมายความว่าถ้ามีคนวิพากษ์วิจารณ์งานนำเสนอของคุณและขอสำเนาสถิติที่คุณอ้างถึงคุณใช้การตอบสนองของคุณในการจัดทำสถิติ (และไม่ปกป้องข้อมูลประจำตัวของคุณ) )

ด้วยวิธีนี้คุณสามารถมั่นใจได้ว่าอีกฝ่ายจะอ่านคำตอบของคุณและจะเข้าใจอย่างที่คุณต้องการ สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการปกป้องตัวคุณเองเพียงเพื่อเรียนรู้ว่าเพื่อนร่วมงานของคุณไม่ได้วิจารณ์คุณ แต่เธอก็แค่พูดแสดงความคิดเห็นของเธออย่างเชื่องช้า

ขั้นตอนที่ 4: ตรงไปตรงมา

เป็นความคิดที่ดีที่จะหลีกเลี่ยงการเสียดสีและประชดประชันในอีเมลที่ทำงานของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสถานการณ์รู้สึกร้อนแรง บางครั้งคุณอาจพิจารณาการล้อเล่นเพื่อบรรเทาความตึงเครียด แต่แผนนี้สามารถย้อนกลับได้ง่าย

โปรดทราบว่าผู้อ่านจะไม่สามารถเห็นการแสดงออกทางสีหน้าหรือท่าทางของคุณและอาจตีความคุณผิดได้เป็นอย่างดี ดังนั้นบันทึกเครื่องหมายการค้าของคุณด้วยการสนทนาแบบตัวต่อตัวและเพื่อการแลกเปลี่ยนที่น้อยลง

ขั้นตอนที่ 5: ขอความช่วยเหลือ

หากอีเมลของคุณไม่เป็นความลับคุณควรขอความช่วยเหลือ บางทีเพื่อนร่วมงานของคุณอาจรู้วิธีจัดการกับเจ้านายที่โกรธแค้นของคุณได้ดีขึ้นหรือผู้จัดการของคุณสามารถช่วยคุณค้นหาวิธีการที่เหมาะสมสำหรับลูกค้าที่สับสน

ครั้งหนึ่งเจ้านายของฉันสามารถแปลอีเมลที่ฉันได้รับจากลูกค้ารายหนึ่งของเราเพราะเขารู้จักเธอดีมาก เขารับรองกับฉันว่าฉันไม่ควรตอบเธอเป็นการส่วนตัวเพราะมีปัจจัยอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง หลังจากนั้นฉันสามารถสงบสติอารมณ์และเขียนคำตอบที่เหมาะสมอย่างสมบูรณ์

เมื่อคุณได้รับอีเมลโกรธอย่าโกรธเคือง ผู้คนส่งข้อความทางอารมณ์เมื่อพวกเขาไม่พอใจกับบางสิ่งหรือรู้สึกผิดหวังหรือสับสน คุณควรดำเนินงานภายใต้สมมติฐานที่ว่าไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับตัวคุณ - ดังนั้นหมายความว่าคุณไม่ควรปล่อยให้น้ำเสียงกวนใจคุณจากการทำงานและการตอบสนองอย่างมืออาชีพ