ที่ดีที่สุดอีเมลเป็นหนึ่งในรูปแบบการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด - มันสั้นหวานและส่งได้ทุกที่เพื่อตอบคำถามของคุณหรือข้อความของคุณ
ที่กล่าวว่ากล่องขาเข้าของคุณสามารถทำให้เกิดปัญหาได้มากกว่าที่จะแก้เมื่อไม่ตอบสนองแบบไร้สาระโดยย่อคุณได้รับคำตอบหนึ่งประโยคที่ไม่มีความหมาย แตกต่างจากการโทรศัพท์ซึ่งคุณสามารถใช้การลดลงและการสนทนาเพื่อดำเนินการถามคำถามเดียวกันในรูปแบบใหม่ - มันยากที่จะกดหาข้อมูลใหม่ทางอีเมล
ข่าวดีก็คืออีเมลที่คลุมเครือมักจะตกอยู่ในหนึ่งในสองหมวดหมู่และมีกลยุทธ์ในการตอบสนองต่อแต่ละประเภท อ่านต่อไปสำหรับผู้ที่กระทำผิดร่วมกันและแนวทางที่ดีที่สุดสำหรับแต่ละคน
1. การตอบสนอง“ ฉันไม่ได้อ่านอีเมล”
อีเมลที่มีความลับชนิดแรกคือประเภทที่ทำให้คุณสงสัยว่าทำไมคุณถึงใส่ใจเขียนในตอนแรก คุณส่งอีเมลหัวหน้าของคุณว่าเที่ยวบินของคุณมีสายดินและเขาเขียนกลับมาว่าเขาจะเห็นคุณที่สำนักงาน“ ในอีกไม่กี่ชั่วโมง” หรือคุณขอให้กลุ่มคนละกลุ่มสำหรับที่อยู่ที่อัพเดทแล้วและครึ่งหนึ่งของพวกเขาส่งคุณทั้งหมด ข้อมูลของพวกเขาและอีกครึ่งหนึ่งส่งเพียงหมายเลขโทรศัพท์ของพวกเขา
ฮึ. การอ่านอีเมลมันยากแค่ไหน?
ที่จริงแล้วนั่นคือจุดเริ่มต้นของคุณ อย่างที่พวกเขาพูดมันง่ายกว่าที่จะเปลี่ยนตัวเองมากกว่าที่จะเปลี่ยนคนอื่น ดังนั้นสิ่งแรกที่คุณควรทำคือตรวจสอบอีเมลของคุณอย่างเป็นกลาง คุณฝึกคนไม่ให้อ่านโดยการฝังคำถามในอีเมล์ห้าย่อหน้าหรือไม่? เมื่อนึกถึงตัวอย่างข้างต้นคุณได้กล่าวถึงเที่ยวบินล่าช้าของคุณเมื่อสิ้นสุดการสรุปการเดินทางธุรกิจสองหน้า (ซึ่งหัวหน้าของคุณมีแนวโน้มว่าจะทบทวนในภายหลัง) ลองใช้หลักเกณฑ์ของเราเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณได้รับการอ่าน - และตอบกลับ
แต่ในขณะที่การเขียนอีเมลที่ชัดเจนนั้นดีและดีสำหรับครั้งต่อไปคุณจะตอบกลับผู้อ่านที่ไม่ใช่ของคุณได้อย่างไร? วิธีที่ดีที่สุดคือการนำเสนอชิ้นส่วนสำคัญของข้อมูลว่าเป็น "ข้อมูลใหม่" (ซึ่งอธิบายว่าทำไมคุณจึงเขียนกลับ)
ในกรณีของตัวอย่างข้างต้นคุณสามารถลอง“ ข้อมูลใหม่จากสายการบิน: เที่ยวบินอาจไม่บินจนกว่าจะถึงเช้า ดูเหมือนว่าฉันจะใช้เวลาช่วงเย็นที่ชิคาโก” หรือ“ ขอบคุณที่ส่งหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ คุณสามารถส่งที่อยู่ที่อัปเดตเมื่อคุณมีโอกาสได้หรือไม่” ให้สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ (หนึ่งหรือสองบรรทัดดังนั้นจึงไม่ควรพลาดสิ่งใด) ในขณะที่ย้ำถึงสิ่งที่คุณต้องการอย่างสุภาพ
2. การตอบสนอง“ นี่ไม่ใช่สิ่งสำคัญสำหรับฉัน”
คุณจัดทำสถานการณ์ที่ถามเพื่อนร่วมงานอาวุโสว่าคุณควรเข้าหา A หรือ B หรือไม่และคำตอบของเขาคือ“ โชคดี” หรือคุณถามผู้ติดต่อใหม่เมื่อมีเวลาพอที่จะติดต่อกันและเธอบอกว่าเธอจะรัก ถึง - แต่ไม่สนใจที่จะรวมเวลาตามจริงใด ๆ
ฟังดูคุ้น ๆ ไหม? ฉันมีข่าวร้าย: คนที่คุณติดต่อด้วยไม่ใช่แค่เป็นการตอบคุณในตอนนี้
แน่นอนว่ามีความแตกต่างระหว่างอีเมลที่ห้ามไม่ให้คุณแบนและอีเมลที่ให้เวลาเมื่อผู้ติดต่อของคุณอาจจะว่าง - ตัวอย่างเช่น“ ฉันชอบที่จะพบกับกาแฟ แต่ฉันล้นผ่าน สิ้นเดือน” ยืมตัวตามธรรมชาติของการวนกลับในไม่กี่สัปดาห์
แต่การตอบกลับโดยไม่ได้รับข้อมูลเพิ่มเติมเช่น“ ฉันจะเห็นหมายเลขได้เมื่อไหร่”; “ แน่นอน” - แนะนำให้คุณรับข้อมูลที่คุณต้องการไม่ใช่ลำดับความสำคัญสำหรับผู้อ่านของคุณ
หากเป็นเรื่องสำคัญสำหรับคุณแน่นอนก็ถึงเวลาที่คุณจะต้องได้รับความสนใจ ลองตอบด้วยสูตรนี้:
- ข้อมูลที่คุณต้องการ
- กำหนดเส้นตาย บริษัท
- ยืนยันผ่านคำถาม
ตัวอย่างเช่น: "ฉันรู้ว่าคุณมีเหตุการณ์ไม่กี่วันหยุดสุดสัปดาห์นี้ แต่ฉันต้องการประมาณการการจัดเลี้ยงที่ปรับปรุงใหม่ภายในวันพุธ - คุณจะสามารถจัดเตรียมได้หรือไม่" หรือ "การประชุมลูกค้าของฉันมีกำหนดเวลา 10.00 น. เช้าวันศุกร์ เป็นไปได้หรือไม่ที่จะต้องจดโน้ตสั้น ๆ เกี่ยวกับการนำเสนอของฉันก่อนหน้านั้น? "การกำหนดเป้าหมายในสิ่งที่คุณต้องการจะเน้นไปที่ผู้อ่าน รวมถึงวันที่เฉพาะเจาะจง (“ วันอังคารถัดไป” ซึ่งตรงข้ามกับ“ ในอีกสองสามสัปดาห์ถัดไป”) จะทำให้คุณมีลำดับความสำคัญสูงขึ้น และลงท้ายด้วยคำถามหมายความว่าผู้รับจะต้องเขียนถึงคุณกลับ
อาจเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดเมื่อมีคนตอบคำถาม แต่ไม่ได้พยายามให้ข้อมูลที่คุณต้องการ ใช้เคล็ดลับด้านบนเพื่อทำความเข้าใจปัญหาและตอบกลับในลักษณะที่จะช่วยให้คุณทำงานเสร็จ
