คุณพยักหน้าเมื่อทุกคนรอบตัวคุณกำลังพูดถึงว่าพวกเขาบรรลุกล่องจดหมายเป็นศูนย์ได้อย่างไร แต่ความจริงแล้วคุณไม่เคยรู้สึกเหมือนอยู่ที่นั่น
และในการป้องกันของคุณนั่นเป็นเพราะคุณได้รับข้อความที่ต้องการการตอบสนองที่ยืดยาวหรือรอบคอบ มีคนถามความคิดเห็นของคุณและคุณต้องการใช้เวลาในการคิด หรือมีเอกสารแนบห้าหน้าสำหรับการตรวจทานของคุณและคุณต้องตรวจสอบ หรือคุณต้องการที่จะตอบสนองต่อคำพูดของคุณและต้องการรอจนกว่าคุณจะสดชื่น
ทางออกมาตรฐานสำหรับสถานการณ์เช่นนี้ทุกประเภทของการดูด คุณสามารถ“ ยืนยันใบเสร็จรับเงิน” แต่ฟังดูเป็นทางการสุด ๆ และไม่มีการบอกว่าเมื่อไหร่ที่คนอื่นจะแหย่คุณด้วยข้อความที่แปลว่า“ และ…?” คุณสามารถทิ้งคำตอบอัตโนมัติไว้ในวันที่ 24-7 แต่ นั่นอาจไม่ใช่สไตล์ของคุณ - และคุณยังไม่ได้ให้คำตอบที่เฉพาะเจาะจง หรือคุณสามารถใช้เวลา แต่คุณจะปล่อยให้คนอื่นสงสัยและรออยู่
มีเคล็ดลับที่ฉันเพิ่งพบเมื่อไม่นานมานี้ซึ่งได้แก้ปัญหานี้ให้ฉันได้ ฉันตั้งเป้าที่จะตอบกลับภายใน 24 ชั่วโมง (ถ้าไม่เร็วกว่านี้) โดยมีบรรทัดที่ซื้อให้ฉันสักครู่ เป็นที่พอใจของอีกฝ่ายที่ฉันอยู่บนนั้นให้เวลาฉันในการติดตามเมื่อมันทำงานตามตารางเวลาของฉันและทำให้ฉันเข้าใกล้ศูนย์กล่องจดหมายมากขึ้น นี่คือสามรายการโปรดของฉัน
1. “ ฉันจะติดต่อโดยประมาณ”
ฉันมีอดีตหัวหน้าที่เน้นความสำคัญของการจัดการความคาดหวัง การแจ้งผู้คนในส่วนหน้าช่วยให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงความสับสนและความหงุดหงิด และวิธีที่ดีที่สุดในการทำก็คือ - ในคำพูดของสุภาษิตที่นิยม - ภายใต้คำสัญญา
หากคุณเพียงแค่รอสัปดาห์เพื่อกลับไปหาใครสักคนเขาจะถือว่าคุณถือว่าเป็นลำดับความสำคัญต่ำและนั่นก็ไม่ได้ทำให้ใครรู้สึกดี อย่างไรก็ตามหากคุณเขียนให้เขากลับมาชี้แจงทันทีว่าคุณจะติดต่อกันอย่างไรดูเหมือนว่ามันสำคัญมากที่คุณจะต้องจัดทำไทม์ไลน์ให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
โดยการตั้งค่าความคาดหวังเมื่อเขาสามารถคาดหวังการตอบสนองอย่างละเอียดคุณกำลังมีน้ำใจ และถ้าคุณเอาชนะวันนั้นคุณก็ไม่ใช่คนที่ใช้เวลาตอบอีกห้าวันอีกต่อไป: คุณคือคนที่บอกว่าเธอต้องการสัปดาห์ แต่ตอบกลับสองวันก่อน
2. “ ฉันผลักดันให้พ้นกำหนด”
เมื่อคุณส่งคำร้องขอผู้คนมักจะอยากรู้ว่าทำไม คิดเกี่ยวกับมัน: ถ้ามีคนหยุดที่โต๊ะเพื่อระดมสมองเธออาจจะถูกโยนออกไปถ้าคุณพูดว่า "ไม่" แล้วหันกลับมาที่แป้นพิมพ์ของคุณ แต่เธอมีแนวโน้มที่จะถูกทำให้ขุ่นเคืองน้อยลงถ้าคุณบอกเธอว่าคุณทำไม่ได้เพราะคุณกำลังยุ่งอยู่กับการเตรียมการประชุม
คำตอบนี้ตามตรรกะที่คล้ายกัน ด้วยการแบ่งปันสิ่งที่อยู่ในจานคุณทำให้คุณสามารถเชื่อมต่อกับภาระงานของคุณได้ เธอจะรู้ว่าคุณไม่สนใจเธอ ค่อนข้างคุณกำลังยุ่งอยู่และต้องการสองสามวันก่อนที่คุณจะสามารถส่งอีเมลถึงเธอได้อย่างเต็มที่
ฉันลองใช้วิธีการนี้และพบว่าผู้คนชื่นชมว่าฉันใช้เวลาในการกลับไปสู่สภาวะที่มีเวลา จำกัด แทนที่จะหงุดหงิดหรือส่งอีเมลหาฉันอีกครั้งในวันหรือสองวันต่อมาเพื่อหาคำตอบพวกเขาขอให้ฉันโชคดีและบอกให้ฉันกลับมาเช็คอินอีกครั้งเมื่อมันเหมาะกับฉัน
3. “ ฉันต้องการทำงานโดยเพื่อนร่วมงานที่ไม่อยู่ที่สำนักงาน”
นี่คืออีกหนึ่งบรรทัดที่ฉันสะดุดเพียงแค่บอกความจริง ทีมของฉันส่วนใหญ่ออกจากออฟฟิศไม่กี่สัปดาห์ก่อนและดังนั้นฉันจึงต้องเลื่อนการตอบสนองใด ๆ ที่จำเป็นต้องมีการตอบกลับภายในหรือการอนุมัติ
แทนที่จะตอบสนองเหมือนฉันให้พวกเขาวิ่งไปรอบ ๆ ผู้คน - อีกครั้ง - เข้าใจมาก เราทุกคนมีวันทำงานเหล่านั้นเมื่อมือของเราถูกผูกไว้และเนื่องจากคุณแบ่งปันว่าคุณไม่สามารถเร่งการตอบกลับของคุณได้จึงไม่มีเหตุผลที่คนอื่นจะกดดันให้คุณเขียนกลับไป
การตอบกลับอีเมลในเวลาที่เหมาะสมนั้นคุ้มค่าสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง ช่วยให้คุณล้างกล่องจดหมายออกและช่วยให้บุคคลอื่นได้รับข้อมูลใด ๆ ที่เขาหรือเธอต้องการ และในขณะที่อาจไม่สามารถให้คำตอบได้อย่างเต็มที่ แต่ก็เป็นไปได้ที่จะพูดอะไรบางอย่าง ดังนั้นข้ามการไตร่ตรองหรือการตอบกลับและเลือกบรรทัดที่จะซื้อเวลา มันจะทำให้ผู้ติดต่อของคุณรู้สึกเหมือนคุณใส่ใจจริงๆและมันจะช่วยให้คุณใช้เวลาในการทำงานที่ดี
