อีเมลได้ปฏิวัติชีวิตการทำงานของเราไปพร้อม ๆ กันและทำให้พวกเขาปวดหัวแบบเต็ม
ในด้านการปฏิวัติความสามารถในการส่งข้อความที่ตรงเวลาแก่ผู้คนและทำให้พวกเขาพูดต่อหน้าพวกเขาตลอดเวลา - เป็นเรื่องที่ยอดเยี่ยมมาก เราสามารถติดต่อกับผู้อื่นได้โดยไม่ขัดจังหวะการรับประทานอาหารปลุกพวกเขาในตอนกลางคืนหรือทำให้พวกเขาหยุดกลางการประชุมการสนทนาหรือกิจกรรมอื่น ๆ เพื่อรับทราบเรา แต่ในเวลาเดียวกันเราตระหนักดีว่าข้อความของเราจะปรากฏขึ้นภายในไม่กี่นาทีหรือชั่วโมงที่เราส่งข้อความ
อย่างไรก็ตามในด้านปวดหัวแบบเต็มอีเมลได้กัดเซาะคุณภาพชีวิตของเราความสามารถในการทำงานให้เสร็จและสำหรับหลาย ๆ คนความรู้สึกเป็นอยู่ที่ดีใด ๆ การศึกษาในปีที่ผ่านมาแสดงให้เห็นว่ามืออาชีพโดยเฉลี่ยใช้เวลามากถึงหนึ่งในสามของสัปดาห์ทำงานของเขาหรือเธอก่อนในกล่องจดหมาย สำหรับมืออาชีพที่ไม่ว่างที่ไม่สามารถละทิ้งหนึ่งในสามของเวลากลางวันของพวกเขาสิ่งนี้มักแปลเป็นช่วงดึกหลายชั่วโมงที่ใช้ไปกับข้อความเพียงเพื่อปลุกและค้นหาคนใหม่ ๆ ที่รออยู่
และหลังจากผ่านไปหลายเดือนหรือหลายปีของวงจรนี้คุณสามารถจินตนาการได้ว่าคนที่อยู่ในช่วงสิ้นสุดการรับอีเมลสำคัญของคุณอาจรู้สึกไม่พอใจเพียงเล็กน้อยก่อนที่จะเปิดมัน
ดังนั้นคุณจะใช้เครื่องมือนี้เพื่อประโยชน์ของคุณได้อย่างไร - ไม่ว่าจะเป็นการค้นหางานที่กระตือรือร้นหรือในชีวิตการทำงานประจำวันโดยไม่ต้องสร้างเศษขยะในกล่องจดหมายของอีกฝ่ายหรือทำให้เขาหรือเธอรู้สึกว่าถูกฝังทั้งเป็น
ขั้นตอนที่ 1: ถามตัวเองว่า“ ข้อความนี้สำคัญต่อการได้รับอีเมลหรือไม่”
มาซื่อสัตย์กันเถอะ ร้อยละที่สมเหตุสมผลของบันทึกย่อที่คุณส่ง (โดยเฉพาะอย่างยิ่ง "ฉันคิดว่าฉันจะดำเนินต่อไปและผู้ที่หลงใหลใน CC ทุกคน") อาจไม่จำเป็นต้องส่ง คุณสามารถโผล่ขึ้นมาบนโต๊ะทำงานของเพื่อนร่วมงานของคุณส่งข้อความสั้น ๆ หรือคิดว่าอะไรก็ตามที่คุณโดดเดี่ยวเดียวดาย
ดังนั้นก่อนที่จะสเปรย์พริกไทยในดินแดนด้วยการสื่อสารถามตัวเองว่า "ต้องส่งสิ่งนี้หรือไม่" และหลังจากนั้น (สมมติว่าคำตอบแรกของคุณคือ "ใช่") ถามตัวเองว่า "นี่เป็นสื่อที่ดีที่สุดสำหรับข้อความที่ฉันต้องการ เพื่อถ่ายทอด?”
ถ้าใช่ดำเนินการต่อ
ขั้นตอนที่ 2: ใช้ประโยชน์จากหัวเรื่อง
หากคุณต้องการให้ข้อความของคุณได้รับการตอบรับที่ดีให้อ่านได้อย่างรวดเร็วและหากได้รับการตอบกลับให้ทำดังนี้: วางกลยุทธ์จากหัวเรื่อง
แทนที่จะทิ้งไว้ในหัวเรื่องที่คลุมเครือ, น่าเบื่อเกินไปหรือเต็มไปด้วยเรื่องที่น่าเบื่อ (เช่น "การติดตาม" หรือ "คำถาม" หรือ "ต้องการความช่วยเหลือ") คว้าคนที่สวัสดี พิจารณาบางอย่างเช่น“ เรียกโดย Bill Smith - บทบาทผู้จัดการฝ่ายการตลาด” หรือ“ คำขอทันเวลา - ต้องมีลายเซ็นตอนเที่ยงวันพฤหัสบดี” Heck ถ้าข้อความของคุณสั้นพอให้อีเมลทั้งหมดเป็นหัวเรื่อง (“ ฉันขอยืม Office @ 2 ได้ไหม) PM วันนี้?”)
จุดที่นี่คือ: สมมติว่าอีเมลของคุณกำลังจะนั่งอยู่ในกลุ่มกับคนอื่น ๆ ในกล่องจดหมายของผู้รับ หัวเรื่องที่น่าสนใจจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าการอ่าน (และตอบกลับ) ในเวลาที่เหมาะสม
โอ้และหมายเหตุด้านข้างให้จองตัวเลือก“ ทำเครื่องหมายด่วนนี้” สำหรับสถานการณ์เร่งด่วนอย่างแท้จริง วิธีที่เร็วที่สุดที่จะรบกวนใครบางคนคือ "ทำเครื่องหมายสีแดง" สิ่งที่เร่งด่วนไม่ให้ใครนอกจากคุณ
ขั้นตอนที่ 3: ทำให้ทุกอย่างเป็นเรื่องง่ายในอีกฝ่าย
ในฐานะผู้ที่ได้รับอีเมลมากกว่า 100 ฉบับทุกวันฉันทำงานอย่างหนักเพื่อทำให้ชีวิตของผู้คนที่ฉันส่งอีเมลเป็นเรื่องง่าย และฉันรักมันอย่างบ้าคลั่งเมื่อพวกเขาทำแบบเดียวกันกับฉัน คุณสามารถทำสิ่งนี้โดยเฉพาะได้อย่างไร
ก่อนอื่นหากบันทึกย่อของคุณเป็นจุดข้อมูลมากกว่าสิ่งที่คุณคาดหวังว่าจะได้รับคำตอบลองพิจารณาเริ่มด้วยบางสิ่งเช่น“ ไม่ต้องการคำตอบ - ฉันแค่อยากให้คุณรู้ว่า…”
สิ่งนี้จะช่วยลดภาระในกล่องจดหมายของคุณได้เพราะอีกฝ่ายจะไม่รู้สึกว่าถูกบังคับให้ส่งข้อความตอบกลับว่า "ขอบคุณสำหรับสิ่งนี้" หรือ "ได้รับข้อความ"
ถัดไปเก็บสิ่งที่สั้นที่สุด ผ่านและพิสูจน์อักษรก่อนที่จะกดปุ่มส่ง รัดกุมหรือไม่? คุณสามารถครอบตัดสิ่งที่ไม่สำคัญออกไปได้หรือไม่? คุณได้รับกระแสความคิดและจบลงด้วยการเรียงความ 14 ย่อหน้าหรือไม่? อย่าส่งสิ่งที่ยุ่งยากหากคุณสามารถรับข้อความเดียวกันโดยการทำสำเนาครึ่งหนึ่ง
นอกจากนี้หากคุณมีคะแนน“ พลาดไม่ได้” หนึ่งหรือสองคะแนนลองพิจารณาให้ดีเพื่อให้ผู้ตรวจสอบเห็นพวกเขาทันที (ใช้ความระมัดระวัง - คุณไม่ต้องการให้มันดูเหมือนคุณตะโกนใส่คน ๆ นั้น)
และสุดท้ายทำงานอย่างบ้าคลั่งที่จะนำทุกสิ่งที่คุณต้องการสื่อสารในอีเมลฉบับเดียวไม่ใช่อีเมลห้าฉบับ เป็นครั้งคราว“ โอ๊ะโอ! ฉันลืมสิ่งที่แนบมา!” หรือ“ โอ้ยิงอีกสิ่งหนึ่ง…” อาการสะอึกเรียกว่าเป็นมนุษย์ ส่งข้อความด่วนอย่างรวดเร็วสามหรือสี่ข้อความถึงบุคคลเดียวเพราะคุณไม่ได้รวบรวมความคิดของคุณก่อนที่จะนั่งลงที่คอมพิวเตอร์ของคุณ - จะไม่ถูกมองว่าเป็นที่รัก
แน่นอนว่าคุณไม่ควรหลีกเลี่ยงการส่งอีเมลถึงใครคนใดคนหนึ่งด้วยความกลัวว่าพวกเขาจะไม่พอใจที่คุณกล้าที่จะเติมกล่องจดหมายของพวกเขา เป็นหนึ่งในเครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจที่ดีที่สุดที่เรามีโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพวกเราที่ทำงานกับผู้คนในหลากหลายเขตเวลา
แต่การใช้กลยุทธ์ในแนวทางของคุณ - และการคำนึงถึงผู้รับ - แน่นอนที่สุดจะช่วยให้คุณเพิ่มพลังของข้อความและโอกาสที่คุณจะได้รับการตอบรับที่ดี
