วิธีจัดการกับการซ้อมหนีไฟในที่ทำงาน - รำพึง

มันเป็นฤดูร้อนวันศุกร์ที่สวยงามในตอนเช้าและคุณก็อยู่ในตำแหน่งที่ต้องการหลีกหนีจากสำนักงาน จากนั้นคุณตรวจสอบกล่องจดหมายและประจบประแจงของคุณ อาจจะสาบาน ที่นั่นคือ - ชื่อข้อความเป็นสีแดงเครื่องหมายอัศเจรีย์ที่ทำเครื่องหมายเร่งด่วน ความฝันในชั่วโมงแห่งความสุขในวันศุกร์ที่ชายหาดของคุณกำลังละลายไปในขณะที่คุณอ่านคำขอที่จำเป็นในเวลา 16.00 น. วันนี้

เราทุกคนเคยไปที่นั่น สว่านไฟที่น่าสะพรึงกลัว - ศัพท์แสงสำนักงานสำหรับการบุกรุกที่ไม่คาดคิดและพลังงานสูงในวันศุกร์ที่สงบสุขของคุณ เพราะเราต้องเผชิญกับมันการซ้อมหนีไฟไม่เคยเกิดขึ้นในเวลาที่เหมาะสมใช่มั้ย

สถานการณ์เร่งด่วนเหล่านี้ไม่เพียงกินเข้าไปในแผนของคุณเพื่อออกเดินทาง แต่เช้าตรู่ในวันศุกร์ แต่พวกเขาก็มักจะฉีกรายการที่ต้องทำของคุณเป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อย ในทันใดคุณได้ใช้เวลาตลอดทั้งวันในการฝึกซ้อมดับเพลิงหนึ่งครั้งในขณะที่ความรับผิดชอบที่เหลือของคุณลดลงตามทาง คุณจะเก็บมันไว้ด้วยกันและติดตามอย่างต่อเนื่องเมื่อระเบิดเหล่านี้ทำให้ผลผลิตของคุณลดลง?

ไม่ว่าคุณจะทำงานที่ไหนสถานการณ์ฉุกเฉินเหล่านี้จะเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตการทำงานอย่างไม่ต้องสงสัย ใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อเข้าใกล้พวกเขาด้วยมุมมองใหม่ ๆ เพื่อให้คุณสามารถก้าวผ่านพวกเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและฟื้นตัวได้เร็วขึ้นและควรหลีกเลี่ยงพวกเขาในอนาคต

ชี้แจงการมอบหมาย

ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการฉีกผ่านการฝึกซ้อมดับเพลิงแล้วบอกว่า“ นั่นไม่ใช่สิ่งที่ฉันต้องการอย่างแน่นอน”

เมื่อคุณเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็วคุณมักจะลืมถามคำถามที่จะแสดงเจตนาที่ชัดเจนสำหรับสิ่งที่คุณควรส่ง และเมื่อผู้จัดการของคุณอยู่ในความตื่นตระหนกเขาหรือเธออาจไม่ชัดเจน 100% การถามคำถามที่ดี - เช่นนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มาก:

• ปัญหาที่เราพยายามแก้ไขคืออะไร สิ่งนี้จะช่วยให้คุณทราบว่าผลลัพธ์ที่ควรจะเป็นในที่สุดคืออะไร ก่อนที่คุณจะดำน้ำคุณต้องแน่ใจว่างานของคุณกำลังจะจัดการกับปัญหาในมือ

• อะไรคือสิ่งที่เราต้องการมอบให้อย่างแน่นอน คุณคาดว่าจะสร้างสไลด์สเปรดชีตเรื่องเล่าหรืออย่างอื่นหรือไม่?

• สิ่งที่ขับรถจำเป็นต้องทำให้เสร็จในเวลา 16.00 น. เจ้านายของคุณอาจต้องการที่จะเห็นมันภายในเวลา 16.00 น. ถึงแม้ว่ามันจะยังไม่ถึงกำหนดจนกว่าจะถึงกลางสัปดาห์หน้าก็ตามเพื่อที่เขาหรือเธอจะได้มีเวลาครุ่นคิดมากกว่า หากเป็นกรณีนี้มันอาจเปิดหน้าต่างเพื่อเจรจาใหม่ไทม์ไลน์

• เรามีตัวเลือกอื่น ๆ อีกบ้าง? อาจมีการทำงานที่เสร็จสิ้นแล้วซึ่งสามารถ repurposed และอัปเดตแทนที่จะสร้างบางอย่างตั้งแต่เริ่มต้น

• เราต้องการข้อมูลเพิ่มเติมอะไรเพื่อให้เสร็จ เมื่อคุณได้รับการมอบหมายด่วนเกี่ยวกับการพิจารณาคิดว่าคุณจะต้องดึงใครมาจากนั้นรอพวกเขาในโหมดเตรียมพร้อม โทรไปหา Megan โดยคิดว่าคุณต้องใช้ตัวเลขหรือโทรไปที่ฝ่ายบริการลูกค้าของ Dorinda เพื่อบอกให้เธอรู้ว่าเธอต้องการคว้าข้อมูลการสำรวจล่าสุด

• โอกาสในการเปลี่ยนทุกคนไปยังสว่านไฟนี้คืออะไร ปล่อยให้ใครบางคนรู้ว่าสิ่งที่จะตกจานของคุณในวันนี้เพราะการพัฒนานี้ สิ่งนี้จะช่วยคุณในการพิจารณาว่าสว่านไฟควรเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกของคุณหรือไม่หรือโครงการอื่นของคุณควรให้ความสนใจ
  

เจรจาใหม่ไทม์ไลน์

ฉันเคยทำงานให้กับผู้จัดการที่ตั้งใจจะส่งมอบงานให้กับผู้บริหารมากเกินไป หากเธอมีเวลาสามวันในการเปิดบางสิ่งบางอย่างเธอต้องการให้เราทำทุกอย่างและทำในไม่กี่ชั่วโมง ในขณะที่การพลิกกลับอย่างรวดเร็วนั้นหมายถึงการสร้างความประทับใจในระดับสูงขึ้น แต่น่าเสียดายที่การฝึกซ้อมดับเพลิงสำหรับคนอื่น ๆ

หากคุณรู้สึกว่าสิ่งนี้อาจเกิดขึ้นให้คุยกับหัวหน้าของคุณ ดูว่าคุณสามารถต่อเวลาให้กับไทม์ไลน์ใหม่ได้หรือไม่เพื่อลดความยุ่งยากในการทำงาน แต่ยังคงทำในลักษณะที่ทำให้เขาหรือเธอดูเหมือนเป็นร็อคสตาร์ หากคุณสามารถซื้อตัวเองได้อีกเพียงแค่ 24 ชั่วโมงมันจะช่วยให้การเจาะนั้นทนทานมากขึ้นในขณะที่ยังให้เวลากับงานที่คุณวางแผนไว้

อย่ายิงเพื่อความสมบูรณ์แบบหาก“ การผ่านครั้งแรก” จะทำได้

ในอาชีพแรกของฉันการซ้อมหนีไฟเป็นนักฆ่าเพราะฉันหมกมุ่นกับงานเพื่อให้แน่ใจว่ามันสมบูรณ์แบบที่สุด จากนั้น - หลังจากที่ฉันใช้เวลาสักสองสามรอบในการทำซ้ำ - ฉันตระหนักว่าการซ้อมหนีไฟมักจะทำให้เกิดความต้องการ "การผ่านครั้งแรก" หรือร่างเริ่มต้นที่หยาบ

ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานกับสว่านไฟตรวจสอบเพื่อดูว่างานจะจบลงเมื่อเสร็จแล้ว หากไม่ใช่สำหรับผู้บริหารหรือลูกค้า (ยัง) อย่ามัว แต่พยายามที่จะทำให้มันสมบูรณ์แบบ การซ้อมหนีไฟมักอนุญาตให้ผ่านสิ่งแรกที่สามารถแก้ไขได้และทำให้สมบูรณ์ในเวลาต่อมา

กู้คืนอย่างรวดเร็ว

การฝึกซ้อมดับเพลิงสามารถทำให้คุณเลิกเรียนจากสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่แม้ว่าคุณจะจัดการกับเหตุฉุกเฉินแล้วก็ตาม เพื่อให้คุณกลับมาติดตามอย่างรวดเร็วให้ทำรายการที่ต้องทำและเห็นได้ตามเวลาจริงเสมอ ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณทำงานได้ดีที่สุดและแท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟนประเภทใดที่คุณใช้งานให้ตรวจสอบแอพเช่นสิ่งที่ต้องทำ, Google Keep, Any.do, Wunderlist หรือ HabitRPG เพื่อติดตามงานที่โดดเด่นของคุณ

เมื่อคุณจัดการกับการซ้อมหนีไฟให้ย้ายรายการขึ้นหรือลงรายการของคุณขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณยังมีเวลาที่จะทำ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณรู้สึกมีประสิทธิผลแม้จะเสียเวลาสักระยะ

นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์หากคุณมีความสามารถในการผลิตสองเท่าที่พยายามจริงในกระเป๋าหลังของคุณเพื่อช่วยให้คุณได้รับแรงผลักดันกลับมาได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่นคุณอาจใช้วิธี Pomodoro เพื่อตั้งค่าตัวจับเวลาเป็นเวลา 25 นาทีจากนั้นทำหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับอีเมล (จำเป็น) ทั้งหมดของคุณ จากนั้นทำเช่นเดียวกันสำหรับการโทรศัพท์จากนั้นทำเช่นเดียวกันสำหรับการเตรียมการประชุมที่คุณมีในสัปดาห์หน้า โดยการรวบรวมและไถนางานที่คล้ายกันคุณจะได้รับความรู้สึกของการทำสิ่งต่าง ๆ แม้การซ้อมหนีไฟ

ดำเนินการตรวจสอบ After-Action

หลังจากควันอุปมาอุปมัยหายไปในขณะที่ความทรงจำของทุกคนสดชื่นคุยกับทีมของคุณว่าเกิดอะไรขึ้นและทำไม ทีมมีจุดบอดหรือไม่? การวางแผนที่ไม่ดีทำให้กลายเป็นเหตุฉุกเฉินของทุกคนหรือไม่? มันเป็นสิ่งที่สามารถหลีกเลี่ยงได้?

เพื่อหลีกเลี่ยงการซ้อมหนีไฟในอนาคตทีมของคุณต้องเข้าใจถึงสิ่งที่เกิดขึ้นจริงและคิดว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นในอนาคต

คุยกับเจ้านายของคุณ

หากมีรูปแบบที่สอดคล้องกันของการซ้อมหนีไฟในสำนักงานของคุณก็ถึงเวลาสำหรับการสนทนาประเภทอื่น พิจารณาให้กำลังใจหัวหน้าของคุณเพื่อตรวจสอบรูปแบบและดูว่าเขาหรือเธอสามารถทำได้เพื่อลดความถี่

เป็นจริงและตรงไปตรงมา:“ คาร์เมนในช่วงสามสัปดาห์ที่ผ่านมาเรามีการซ้อมหนีไฟเจ็ดครั้งที่ดึงทีมออกจากลำดับความสำคัญหลัก เป็นผลให้สิ่งที่เราส่งมอบในโครงการ ABC ได้ลดลงและนั่นไม่ได้ดูดีสำหรับเราหรือสำหรับคุณ เราจะทำอะไรได้บ้างเพื่อลดการพึ่งพาในเรื่องการตอบโต้ฉุกเฉินและสร้างงานนี้ให้เป็นแผนปกติของเรา”

ด้วยการชี้ความถี่และค่าใช้จ่ายของการฝึกซ้อมเหล่านี้คุณสามารถสร้างระดับการรับรู้ใหม่ได้ และด้วยการใช้กลยุทธ์การกู้คืนแบบไปสู่การคุณจะไม่รู้สึกว่าคุณใช้เวลาทั้งวันโดยเน้นว่าคุณไม่ได้ทำอะไร