ได้งาน? สิ่งที่เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและโต๊ะใช่ไหม
ถ้าอย่างนั้นคุณอาจจะเขียนอีเมลใหม่ในปีนี้ในขณะที่ต้องจัดการกับอีเมลประมาณ 100 ฉบับต่อวัน
ฉันคิดว่าเราทุกคนสามารถเห็นด้วย: เกินพิกัดอีเมลถึงระดับเสียงไข้ (และไม่ใช่ไข้ที่ดีเช่นดิสโก้หรือกระดึงไข้ไม่ดีเช่นไทฟอยด์)
เช่นเดียวกับคนส่วนใหญ่ฉันใช้เวลาคิดมากเกี่ยวกับวิธีจัดระเบียบอีเมลจัดลำดับความสำคัญอีเมลและตอบอีเมลเร็วขึ้น แต่เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันกำลังพิจารณาคำถามที่น่าสนใจมากกว่านี้: ฉันจะ“ ฝึกอบรม” ผู้คน (เบา ๆ และน่ารักได้อย่างไร) เพื่อส่งอีเมลให้ฉันน้อยลงตั้งแต่แรก
นี่คือสามเทคนิคที่ฉันโปรดปราน
พวกเขาเป็นแนวคิดที่ปฏิวัติ? ไม่ได้จริงๆ พวกเขามีสติแจ้งเตือนที่เหมาะสม? ฉันคิดอย่างนั้น และถ้าคุณเห็นด้วยฉันหวังว่าคุณจะส่งอีเมลถึงฉันและบอกฉันทั้งหมดเกี่ยวกับเรื่องนี้ (ล้อเล่นโดยสิ้นเชิง.)
1. อย่าตอบทุกอีเมลทันที (หรือเลย)
สิ่งนี้อาจฟังดูเข้าใจง่าย แต่เมื่อคุณเจาะเข้าไปมัน“ อีเมลเร่งด่วน” จำนวนมากมักจะแก้ไขตัวเองโดยที่คุณไม่ต้องให้ความช่วยเหลือ
กรณีตรงประเด็น: ประมาณวันละครั้งฉันจะได้รับอีเมลที่น่าตื่นเต้นจากลูกค้าที่น่ารักเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าที่พูดว่า:
“อเล็กซ์! ช่วยด้วย! ฉันพยายามทำ _________ แต่จำไม่ได้ว่าคุณบอกให้ฉันทำอะไรเกี่ยวกับ _________ คุณช่วยเตือนฉันอีกครั้งได้ไหม”
ประมาณ 90% ของเวลาถ้าฉันรอหนึ่งหรือสองชั่วโมงและไม่ทำอะไรเลยคนคนนั้นเขียนกลับมาและพูดว่า:
“อเล็กซ์! ไชโย! ฉันคิดออก ความผิดฉันเอง. ไม่เป็นไร!"
ด้วยการเลือกที่จะไม่ตอบสนองทันทีคุณจะ“ ฝึกอบรม” ผู้คนให้พึ่งพาตนเองได้มากขึ้น - ในขณะที่สร้างความคาดหวังที่มีเหตุผลและมีเหตุผลเกี่ยวกับความรวดเร็วในการตอบกลับของคุณ
แน่นอนใช้สามัญสำนึกที่นี่ หากคุณทำงานในตำแหน่งงานบริการลูกค้า - และองค์ประกอบสำคัญของงานของคุณคือการตอบสนองทันทีต่อผู้ที่ต้องการความช่วยเหลือของคุณ - จากนั้นชัดเจนคำจำกัดความของคุณของ "ผู้ที่ต้องการความช่วยเหลือของฉัน" จะแตกต่างจากคนอื่น
แต่ไม่ว่าคุณจะมีงานประเภทใดคุณสามารถลองขั้นตอนต่อไปนี้
2. สร้างการตอบกลับอัตโนมัติพร้อมคำตอบที่เป็นประโยชน์สำหรับคำถามที่พบบ่อย
ทำรายการคำถามที่พบบ่อยที่ผู้คนส่งอีเมลถึงคุณทั้งในและนอกวัน จากนั้นใส่คำตอบของคุณลงในระบบตอบกลับอัตโนมัติที่ให้สิ่งที่พวกเขาต้องการ
มันมีประสิทธิภาพสูงและอีกครั้งมันส่งข้อความที่ละเอียดอ่อนที่คุณซาบซึ้งผู้ที่เต็มใจช่วยเหลือตนเอง
นี่คือตัวอย่างง่ายๆ:
สวัสดี!
ขอบคุณมากสำหรับการเขียน
หากคุณกำลังอ่านคำเหล่านี้แสดงว่าฉันรู้สึกลึกล้ำในโครงการที่ยิ่งใหญ่และน่าตื่นเต้นและฉันจะไม่ตรวจสอบอีเมลของฉันเป็นเวลาหลายชั่วโมง
แต่ด้วยความมหัศจรรย์ของอีเมลฉันยังคงสามารถช่วยคุณได้ในตอนนี้!
หากคุณกำลังส่งอีเมลเพื่อตั้งค่าการประชุม:
โปรดใช้เครื่องมือตั้งเวลาออนไลน์ของฉันที่นี่ มันเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการล็อคเวลา
หากคุณกำลังส่งอีเมลเพื่อรับการอัพเดตสถานะใน Project XYZ:
โปรดตรวจสอบไทม์ไลน์ที่ทันสมัยที่นี่
หากคุณมีคำถามที่ละเอียดอ่อนต่อเวลามาก:
โปรดโทรหาเซลล์ของฉันที่ ### - ### - #### หรือเดินไปที่โต๊ะของฉันบนชั้นสาม ฉันจะไปรอบ ๆ
3. ตอบสนองต่อคำประกาศไม่ใช่คำถามเพิ่มเติม
หากคุณสรุปอีเมลด้วยคำถามปลายเปิดดังนี้:
“ คุณคิดว่าเราควรทานอาหารเที่ยงในเวลากี่โมง”
“ คุณจำวิธีอัปเดตเว็บไซต์หรือคุณต้องการความช่วยเหลือหรือไม่”
“ คุณคิดว่าเราควรดำเนินการต่อจากนี้อย่างไร”
คำถามของคุณจะสร้างอีเมลได้มากขึ้นโดยมีคำถามมากขึ้นต้องการความคิดและความสนใจอย่างต่อเนื่องของคุณ
ดังนั้นแทนที่จะเป็นคำถามปลายเปิดให้ลองปิดท้ายอีเมลของคุณด้วยคำประกาศที่ชัดเจนเช่น:
“ มาทานอาหารเที่ยงกันเวลา 12.30 น. แล้วเจอกันที่Café Luna”
“ เมื่อคุณพร้อมที่จะอัพเดทเว็บไซต์ต่อไปนี้เป็นบทแนะนำ WordPress และลิงค์ไปยังแนวทางการสร้างแบรนด์ บริษัท ของเรา ฉันมาที่นี่ถ้าคุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม”
“ ลองเชื่อมต่ออีกครั้งในหนึ่งสัปดาห์ ฉันจะโทรหาคุณเวลา 10:00 น. ในวันจันทร์หน้า”
หากสิ่งที่คุณเสนอไม่ได้ผลสำหรับผู้รับของคุณพวกเขาจะแจ้งให้คุณทราบ! แต่ส่วนใหญ่พวกเขาจะขอบคุณสำหรับความแม่นยำของคุณ คุณกำลังกำจัดสิ่งที่ต้องทำทางจิตสำหรับพวกเขา - ไม่ต้องพูดถึงสิ่งที่ไม่จำเป็นและกลับมาเป็นเวลานาน
เพื่อสรุปมันทั้งหมดขึ้นมา?
หากคุณต้องการฝึกให้ผู้คนส่งอีเมลน้อยลง (และดีกว่า): ทำตัวเป็นแบบอย่างที่คุณต้องการเห็นในโลก
หากคุณสร้างนิสัยในการส่งอีเมลถึงเพื่อนและเพื่อนร่วมงานเพื่อขอคำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่คุณอาจเป็นเพียงแค่ Google ผู้อื่นอาจทำเช่นเดียวกันกับคุณ
หากคุณเขียนอีเมลยาว ๆ เละเทะไปด้วยจิ๊กซอว์คุณจะได้รับคำตอบที่น่าประหลาดใจอย่างเท่าเทียมกัน
แต่ถ้าคุณรอบคอบและรัดกุมคุณจะยกระดับให้กับทุกคนในแวดวงของคุณ - สอนคนอื่นอย่างแม่นยำว่าคุณต้องการได้รับการปฏิบัติอย่างไร
ดังนั้นจงเป็นครูที่ชัดเจนและสม่ำเสมอ กล่องจดหมายของคุณ (และจิตใจ) จะขอบคุณ
