การประชุมมีราคาแพง ไม่ใช่เพราะคุณกำลังชาร์จผู้คนให้เข้าร่วม (ชัดเจน) แต่เพราะพวกเขาใช้เวลาของผู้คน เวลาที่สามารถใช้ทำสิ่งอื่น ๆ ที่สร้างรายได้มากมาย ในความเป็นจริงการศึกษาหนึ่งพบว่าการประชุมที่เกิดขึ้นประจำของผู้จัดการระดับกลางมีค่าใช้จ่ายหนึ่ง บริษัท 15 ล้านเหรียญต่อปี
15 ล้านเหรียญต่อปี!
ไม่ต้องพูดถึงคุณต้องคำนึงถึงเวลาเตรียมการและเวลาที่เปลี่ยนบริบทด้วย ศาสตราจารย์กลอเรียมาร์กที่มหาวิทยาลัยแห่งแคลิฟอร์เนียเออร์วินพบว่าใช้เวลาเฉลี่ย 25 นาทีสำหรับคนงานที่จะกลับไปทำงานที่เดิมหลังจากหยุดชะงัก
การรู้สถิติเหล่านี้หมายความว่าเมื่อฉันกำลังถกเถียงกันว่าฉันต้องโทรไปประชุมหรือไม่ฉันถามตัวเองว่ามันคุ้มค่าหรือไม่ นี่คือการใช้เวลาของทุกคนอย่างดีที่สุดรวมอยู่ด้วยหรือเปล่า? และไม่บ่อยนักคำตอบคือ“ ไม่”
แล้วจะทำอย่างไรดี? ง่าย! ส่งอีเมลที่เรียบง่าย แต่สำคัญเพื่อให้ทุกคนรับทราบและติดตาม
สิ่งที่จะรวม
มีสามสิ่งสำคัญที่คุณต้องครอบคลุม:
- ลอจิสติก : เหตุใดการประชุมจึงถูกยกเลิกและหากเป็นการประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำสิ่งที่คาดหวังในครั้งต่อไป
- การดำเนินการ : รายการการดำเนินการที่สำคัญใด ๆ ที่เสร็จสิ้นหรือรอดำเนินการ
- ข้อมูล : การอัปเดตหรือ FYI ทั่วไปสำหรับกลุ่ม
หมายเหตุ: อย่าตกหลุมพรางการวางไอเท็มแอคชั่นและโลจิสติกส์ไว้เป็นอันดับสุดท้าย การมีข้อมูลที่สำคัญที่สุดสูงขึ้นจะทำให้มั่นใจได้ว่าเพื่อนร่วมงานของคุณจะอ่านอีเมลได้ โอ้และเคล็ดลับโบนัสสำหรับคุณ: ใส่ชื่อของคนกล้าได้กล้าเสียหากพวกเขาต้องการทำอะไรเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสามคนสังเกตเห็น
ตัวอย่างอีเมลวิธีเปลี่ยนการประชุมเป็นอีเมล
- เข้าถึงลูกค้าห้ารายสำหรับข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการออกแบบ - มาเรีย
- ส่งกำหนดเวลาแผนการตลาดขั้นสุดท้ายเพื่อขออนุมัติ - เจสัน
- สำเนาการตลาดถูกล็อค
- สรุปรายการลูกค้าแล้ว
- ส่งคำของบประมาณไปที่ทีมการเงิน
- ยืนยันวันเปิดตัวแล้ว (14 พ.ย. !)
มันอาจดูง่าย แต่การเพิ่มอีเมลประชุมหันมาใช้ในกระเป๋ามืออาชีพของคุณเป็นวิธีที่ดีในการเพิ่มโฟกัสและเพิ่มผลผลิตให้กับทีมของคุณ เมื่อคุณเคารพเวลาของคนอื่นและให้แน่ใจว่าขั้นตอนต่อไปนั้นชัดเจนคนอื่น ๆ รอบตัวคุณมีแนวโน้มที่จะทำแบบเดียวกัน และใครที่ไม่รักกลับไปชั่วโมงเพื่อทำงานในวันว่าง
