ทักษะการงานที่คุณต้องการ (ไม่มีใครพูดถึง)

ลูกค้าจำนวนมากเกินไปมาหาฉันที่เวที“ ฉันไม่สามารถทำมันได้อีกต่อไป” ในอาชีพของพวกเขา

ยกตัวอย่างเช่นทริเซียที่มาหาฉันท้อใจกับงานของเธอและเธอไม่สามารถจัดการมันได้ เธอทำงานเป็นเวลานาน - ส่วนใหญ่ใช้เวลานั่งประชุมและจัดการกับอีเมลนับร้อย - จากนั้นก็รีบเร่งนาทีสุดท้ายเพื่อทำแคมเปญการตลาดซึ่งดูเหมือนจะกลายเป็นการซ้อมหนีไฟ

ความคิดที่“ เปิดตลอด” ทำให้เธอได้รับ และเธอก็พร้อมที่จะเลิก

ฉันเห็นทันทีว่าทริเซียขาดทักษะการทำงานที่สำคัญที่สุดที่ฉันเชื่อว่าพนักงานทุกคนต้องมี: การตั้งค่าและการจัดการที่มีความสำคัญ นั่นคือความสามารถในการระบุลำดับความสำคัญที่สำคัญที่สุดอย่างชัดเจนและเน้นพลังงานและเวลาส่วนใหญ่ของคุณในสิ่งเหล่านั้น

น่าเสียดายที่แม้ว่าเรามักจะพูดคุยเกี่ยวกับการจัดการเวลาและผลผลิตในสำนักงานศิลปะการจัดลำดับความสำคัญมักจะสูญหายไป เป็นผลให้คนจำนวนมากจบลงเช่นทริเซีย: หมดแรงท้อแท้และไหม้

หากคุณรู้สึกว่าต้องใช้เวลามากเกินไปและเปลี่ยนไปใช้งานต่อไปนี่เป็นสัญญาณบอกเล่าสองสามเรื่องที่คุณอาจจำเป็นต้องจัดการลำดับความสำคัญของคุณให้ดีขึ้น - และวิธีง่าย ๆ ในการติดตาม

ลงชื่อเข้าใช้ # 1: คุณเชื่อว่าทุกสิ่งสำคัญ

ถ้าคุณดูรายการสิ่งที่ต้องทำและเห็นทุกอย่างที่สำคัญไม่แพ้กันคุณจะกลายเป็นงานที่หนักหน่วงมากกว่าคุณภาพ จากการทำงานของคุณ แต่ให้พิจารณาสิ่งนี้: หลักการ Pareto ชี้ให้เห็นว่า 20% ของงานของคุณสร้างผลลัพธ์ 80% ของคุณ - และนั่นหมายความว่างานประจำวันของคุณเล็กน้อยสมควรได้รับความสนใจจากคุณเป็นส่วนใหญ่

ในกรณีของทริเซียเธอยอมรับการเชิญประชุมทุกครั้งที่เธอได้รับ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าการประชุมมีค่าเวลาของเธอหรือช่วยให้เธอบรรลุเป้าหมายหลักใด ๆ ของเธอ

การแก้ไข: ทำความเข้าใจกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณ

ทำงานร่วมกับผู้จัดการของคุณเพื่อรับแนวคิดที่ชัดเจนว่าจะประเมินผลการปฏิบัติงานของคุณอย่างไร (เช่นคุณจะได้รับการตรวจสอบตามจำนวนเงินที่คุณนำเข้ามาหรือระดับความพึงพอใจของลูกค้าหรือไม่) เมื่อคุณมีการจัดการที่ดีขึ้นในการส่งมอบของคุณคุณสามารถแบ่งออกเป็นเป้าหมายรายสัปดาห์

ตัวอย่างเช่นหากเป้าหมายสูงสุดของคุณคือการสร้างรายได้ใหม่เป้าหมายหลักของคุณคือการติดตามลูกค้าเป้าหมายที่คุณได้รับในงานแสดงสินค้าและสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าเป้าหมาย - ไม่ใช้จ่ายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์เพื่อช่วยวางแผนงานแสดงสินค้าครั้งต่อไป

ในขณะที่คุณตัดสินใจเกี่ยวกับการทำงานตลอดทั้งวันถามตัวเองว่า "สิ่งนี้จะทำให้ฉันเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้นได้อย่างไร" ถ้าไม่ให้วางลงไปแล้วเดินหน้าต่อไป

เข้าสู่ระบบ # 2: คุณกำลังถูกบริโภคโดยกิจกรรมแทนที่จะประสบความสำเร็จ

คุณเคยเริ่มต้นด้วยรายการในตอนต้นของวันรู้สึกยุ่งตลอดทั้งวัน แต่รู้สึกเหมือนไม่ได้ทำอะไรเลยใช่ไหม น่าผิดหวังใช่ไหม ทริเซียไม่ว่างแน่นอน แต่เธอก็ไม่ประสบความสำเร็จมากนัก

ในความเป็นจริงคุณอาจได้รับการจัดลำดับความสำคัญต่ำเช่นการคลิกผ่านอีเมลที่ไม่สำคัญการเข้าร่วมการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพหรือทำงานเล็ก ๆ ที่ไม่ทำให้งานสำคัญของคุณก้าวไปข้างหน้า บางทีคุณอาจใช้เวลาทั้งวันในการทำโครงการช่วยเหลือหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานของคุณ แต่ไม่ได้ทำงานของคุณเอง

การแก้ไข: ทำแผนรายวันและติดกับมัน

สร้างแผนรายวันที่เริ่มต้นด้วยการกำหนดเวลางานที่สำคัญที่สุดของคุณ กิจกรรมที่มีลำดับความสำคัญเหล่านั้นจะแตกเป็นครั้งแรกในปฏิทินของคุณก่อนที่คุณจะคิดทำอะไรอย่างอื่น

คุณมักจะทำภารกิจบางอย่างให้สำเร็จเมื่อคุณทำข้อผูกพันตามวันและเวลาที่กำหนด หากอีเมลเป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวอย่างต่อเนื่องให้ปิดและตรวจสอบเฉพาะในสองหรือสามครั้งในแต่ละวัน (เมื่อคุณยึดมั่นในการทำงานและได้รับความสนใจจากการอ่านอีเมลจะใช้เวลา 64 วินาทีในการโฟกัสเพื่อกู้คืนลองคิดดูว่าคุณเสียเวลาอันมีค่าไปกับอีเมลที่คุณอ่านทุกนาที ท่ามกลางงานที่สำคัญ!)

ลงชื่อเข้าใช้ # 3: เมื่อคุณไปทำงานสำคัญคุณจะเสียสมาธิ

คุณได้ยิน "อีเมล" เข้ามาอย่างต่อเนื่องของข้อความและข้อความโต้ตอบแบบทันทีและรู้สึกว่าถูกมอง คุณได้รับความฟุ้งซ่านอย่างต่อเนื่องโดยการเรียกไซเรนของสื่อสังคมออนไลน์ การผัดวันประกันพรุ่งช่วยให้คุณไม่เริ่มต้นและลัทธิพอใจ แต่สิ่งดีเลิศจะทำให้คุณไม่สำเร็จ และคุณคิดผิดพลาดว่าด้วยการทำงานหลายอย่างพร้อมกันคุณจะได้งานทำมากขึ้นในระยะเวลาเท่ากัน ฟังดูคุ้น ๆ ไหม?

การทำงานหลายอย่างในระดับหนึ่งเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่โปรดจำไว้ว่า: แม้ว่าคุณจะสามารถ จำกัด งานของคุณให้แคบลงสำหรับงานที่สำคัญที่สุดคุณจะไม่สามารถดำเนินการใด ๆ ได้หากคุณไม่สามารถโฟกัสได้นานพอที่จะทำให้เสร็จ

โซลูชัน: พัฒนาความสามารถของคุณเพื่อมุ่งเน้น

เมื่อคุณชัดเจนเกี่ยวกับงานที่ต้องให้ความสำคัญเรียนรู้วิธีการรับ - และการพัก - เน้นงานเหล่านั้น ลองใช้กลยุทธ์การไปสู่:

1. Chunk Your Work: ใช้เทคนิค Pomodoro เพื่อกำหนดช่วงเวลา 25 นาทีเพื่อทำงานตามลำดับความสำคัญ อย่าเงยหน้าขึ้นมองจนกว่าจะถึงเวลาหมดแล้วพักสักครู่ ทำซ้ำสี่ครั้งจากนั้นพักอีกต่อไป

2. Batch Your Work: จัดกลุ่มงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกันเป็นช่วงเวลาบนปฏิทินของคุณเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งใดสิ่งหนึ่งและทำให้เสร็จ กิจกรรมเช่นการประมวลผลอีเมลการโทรกลับหรือตรวจสอบเอกสารสามารถจัดกลุ่มเข้าด้วยกันและทำเป็นกลุ่ม

3. หยุดการทำงานแบบมัลติทาสก์: ในที่สุดงานแต่ละงานจะใช้เวลานานขึ้นและคุณจะสูญเสียคุณภาพของงานที่จะบูต

เมื่อคุณผ่านวันให้ทำการตรวจสอบความเป็นจริงบ่อยครั้ง: หยุดทุกชั่วโมงและถามตัวเองอย่างรวดเร็ว: ชั่วโมงสุดท้ายนั้นนำไปสู่เป้าหมายที่สำคัญที่สุดของฉันหรือไม่? ถ้าไม่ทำตามคำสาบานให้ดีขึ้นอีก 60 นาทีและเริ่มใหม่อีกครั้ง หากคุณทำการตรวจสอบความเป็นจริงในแต่ละชั่วโมงคุณจะไม่ปล่อยให้ทั้งวันไปจากคุณ

ในที่สุดติดตามความสำเร็จของคุณ จบแต่ละวันด้วยการทบทวนสิ่งที่คุณทำสำเร็จแล้วและมันจะนำคุณไปสู่การส่งมอบที่สำคัญที่สุดของคุณอย่างไร สิ่งนี้ทำให้ง่ายต่อการปล่อยให้สิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป

เมื่อคุณพร้อมที่จะกลับมาควบคุมชีวิตการทำงานของคุณโปรดจำไว้ว่ามันไม่เกี่ยวกับการจัดการเวลาหรือผลผลิต ประเด็นก็คือไม่ต้องทำให้เสร็จทั้งหมด - เพื่อให้งาน สำคัญ ที่สุดสำเร็จ ฉันชอบที่จะรักษาคำแนะนำของ Brian Tracy ไว้ในใจ:“ ไม่ใช่เวลาที่คุณใช้ในการทำงานโดยรวม แต่ระยะเวลาที่คุณใช้ในการทำงานที่มีลำดับความสำคัญสูง”