สำหรับพวกเราส่วนใหญ่กล่องขาเข้าของเราเป็นศัตรู - ความเจ็บปวดความสิ้นหวังและคูปองการขายที่เราไม่สามารถคลานออกมาได้
และในขณะที่คุณสามารถลองจัดเก็บไฟล์อัตโนมัติและยกเลิกการสมัครใจได้มีเพียงบางอีเมล์ที่คุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ คุณจะไม่สามารถหยุด บริษัท ของคุณไม่ให้ส่งรายงานทั้งหมดให้ทีมงานของคุณหรือป้องกันไม่ให้นักประชาสัมพันธ์ที่น่ารำคาญจากการโยนข่าวหลังจากที่คุณแถลงข่าว
แต่มีอีเมลประเภทหนึ่งที่คุณสามารถหยุดได้: ติดตามอีเมล
ลองคิดดูสิ: ยิ่งคุณสะสมอีเมลได้นานเท่าไหร่คุณก็ยิ่งตอบอีเมลเหล่านั้นได้นานขึ้น ยิ่งใช้เวลาในการตอบสนองนานเท่าไหร่คนก็จะยิ่งติดตามอีเมลมากเท่านั้นจึงตัดสินใจส่งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับข้อความของพวกเขา อีกไม่นานคุณจะติดอยู่ในวงจรที่ชั่วร้ายและยาวนาน หากมีผู้คนมากมายที่ส่งคุณ“ เฮ้คุณได้รับข้อความที่ฉันส่งเมื่อวานนี้หรือไม่” อีเมลคุณสามารถจินตนาการได้หรือไม่ว่ามีพื้นที่และเวลาเหลืออยู่เท่าไร?
โชคดีที่มีวิธีที่ง่ายที่สุดในการลดจำนวนข้อความที่ตามมา (และอาจเป็นเพียงข้อความทั่วไป) ที่คุณได้รับ: ใส่อีเมลตอบกลับอัตโนมัติในสถานที่ไม่ใช่เพียงแค่เมื่อคุณกำลังพักผ่อน แต่ทั้งหมด เวลา.
การตอบกลับอัตโนมัติของคุณไม่ต้องยาวหรือมีรายละเอียด แต่ข้อความ“ สวัสดีฉันได้รับอีเมลของคุณแล้วและจะกลับมาหาคุณเมื่อฉันสามารถ!” ข้อความอาจทำให้คุณบีเว่อร์กระตือรือร้น
ต้องการคำแนะนำเล็กน้อยสำหรับวิธีจัดรูปแบบการตอบกลับอัตโนมัติของคุณหรือไม่ ลองใช้เทมเพลตนี้เพื่อเริ่มต้น:
โปรดทราบว่าการตอบกลับอัตโนมัติของคุณนั้นดีที่สุด ให้เวลากับคนทั่วไปเมื่อคุณจะกลับไปหาพวกเขา (“ ฉันจะพยายามตอบคำถามทางธุรกิจภายในสามวัน”) ดังนั้นพวกเขาจึงทราบความแตกต่างระหว่างคุณที่กำลังยุ่งและคุณใช้ระบบตอบกลับอัตโนมัติเป็นวิธี เพื่อหลีกเลี่ยงกล่องจดหมายของคุณอย่างสมบูรณ์ (เราไม่แนะนำให้ทำเช่นนี้)
นอกจากนี้ผู้ตอบกลับอัตโนมัติยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการชี้นำการทำงานให้กับบุคคลอื่นที่อาจเหมาะสมกว่า (“ หากคุณติดต่อฉันเกี่ยวกับโอกาสทางการตลาดโปรดส่งอีเมลถึงเราโดยตรงที่ฝ่ายการตลาดของเราที่”)
การตอบกลับอัตโนมัติของคุณอาจเป็นโอกาสที่ไม่เป็นทางการมากขึ้นในการดึงดูดผู้คน รู้สึกส่งเสริมการขายตัวเองเล็กน้อย? เพิ่มลิงก์ไปยังหนึ่งในหน้าโซเชียลมีเดียของคุณ ต้องการตอบคำถามล่วงหน้าหรือไม่? รวมคำถามที่พบบ่อยที่สนุกสนานเกี่ยวกับการจัดการบางสิ่งที่คนส่วนใหญ่เข้ามาหาคุณ สนใจที่จะสร้างสรรค์? ลิงก์ไปยังบทความล่าสุดที่คุณสนใจ
เหนือสิ่งอื่นใดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ระบบตอบกลับอัตโนมัติเป็นวิธีซื้อเวลาและไม่ใช่ทางเลือกในการตอบอีเมล (เพราะแปลกใจ: ผู้ตอบกลับอัตโนมัติไม่ตอบข้อความให้คุณไม่ว่าคุณจะรอนานแค่ไหน)
แต่ด้วยการใช้วิธีนี้คุณจะได้รับอีเมลที่ไม่จำเป็น คุณจะทำให้ผู้ติดต่อของคุณมีความสุข และที่ดีที่สุดคือคุณจะไม่หวั่นกล่องจดหมายเข้ามาในวันของคุณ
