อย่างที่ทุกท่านคงรู้ตอนนี้ฉันเป็นคนที่ชอบอีเมลมาก ไม่ว่าคุณต้องการทราบวิธีจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณล้างมันออกไปในช่วงสุดสัปดาห์หรือทำความสะอาดฤดูใบไม้ผลิแบบเต็มฉันเป็นสาวของคุณ แต่มีสิ่งหนึ่งที่เรายังไม่ได้พูดถึง: วิธีจัดการกับอีเมลส่วนบุคคลเมื่อเข้ามา
นี่คือตัก วิธีที่ดีที่สุดในการควบคุมกล่องจดหมายของคุณคือการตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับอีเมลแต่ละฉบับในครั้งแรกที่คุณเห็นแทนที่จะมองไปที่อีเมลและสัญญาว่าจะจัดการกับมันในภายหลัง สิ่งนี้มีประโยชน์สองประการ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากล่องจดหมายของคุณไม่กลายเป็นระเบียบรกตั้งแต่แรกและช่วยให้คุณประหยัดเวลาโดยไม่ต้องดูอีเมลเดิมมากกว่าหนึ่งครั้ง
ฟังดูยาก แต่ก็ไม่ใช่ - ใช้เวลาแค่การวางแผนและคำถามง่ายๆ มาเริ่มกันเลย.
เลือกเวลา
ก่อนอื่นเว้นแต่งานของคุณจะต้องให้คุณตอบอีเมลทันทีฉันขอแนะนำให้อ่านจดหมายใหม่ของคุณในเวลาไม่กี่ชุดต่อวัน เวลานี้อาจแตกต่างกันไปทุกวันมันแค่ต้องมีเจตนา: ตัวอย่างเช่นวันนี้ฉันจะตั้งเวลา 9-10.00 น. เพื่อเข้าไปในกล่องจดหมายของฉันแล้วฉันจะดูอีกครั้งตั้งแต่ 4-5 ในระหว่างนี้ฉันจะสแกนหาอีเมลสำคัญ แต่ไม่ต้องสนใจอีเมลที่เหลือ
ฉันรู้ว่านี่เป็นเรื่องยากที่จะทำ (และใช่ฉันรู้แล้วว่าคลิกที่ GIF ที่กำลังเดินไป!) แต่ถ้าคุณทำตามตารางนี้คุณจะพบว่าการเข้าไปในกล่องจดหมายของคุณนั้นมีจำนวนน้อยมาก ไม่ต้องพูดถึงคุณจะมีเวลามากที่จะได้ทำงานจริง
ถามตัวคุณเองนี้
ขั้นตอนต่อไปคือการเข้าสู่กล่องจดหมายของคุณอ่านอีเมลทีละรายการและถามคำถามสั้น ๆ กับแต่ละข้อความด้วยตนเอง:
1. ฉันต้องการรับอีเมลนี้หรือไม่
ฉันรู้ว่าฉันฟังดูเหมือนบันทึกที่ไม่สมบูรณ์ แต่คุณควรถามตัวเองทุกครั้ง เป็นการเตือนที่ดีในการยกเลิกการสมัครกรองและลบตัวคุณเองออกจากรายการและจดหมายข่าวที่คุณไม่ต้องการ การตัดทอนอีเมลเป็นชัยชนะในหนังสือของฉันเสมอ
2. ฉันจำเป็นต้องตอบคำถามนี้หรือไม่?
น่าแปลกที่คำตอบนั้นไม่ใช่เสมอ หากเป็นอีเมลที่ให้ข้อมูลหรืออีเมลกลุ่มที่ไม่ต้องการการตอบสนองของคุณให้อ่านจดข้อมูลที่เป็นประโยชน์ใด ๆ แล้วเก็บถาวรหรือจัดเก็บไว้
3. ฉันเป็นคนที่เหมาะสมที่จะจัดการกับเรื่องนี้หรือฉันควรจะส่งมันออกมา?
โปรดจำไว้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องแบกรับภาระในการทำทุกสิ่งตามที่คุณขอ คุณรู้ว่าฉันหมายถึงอะไร: ตัวเลขเหล่านั้นที่คุณเคยดึงจนกว่าพวกเขาจะจ้างนักวิเคราะห์รุ่นใหม่ แต่เจ้านายของคุณคอยถามคุณแทนตารางการเดินทางที่ควรผ่านแผนกต่าง ๆ จริง ๆ จำนวนที่คุณต้องทำ แม้ว่ามันจะไม่ได้อยู่ในรายละเอียดงานของคุณ ส่งงานต่อพ่วงเหล่านั้นไปยังบุคคลที่เหมาะสมและคุณจะไม่เพียง แต่ล้างกล่องจดหมายของคุณเท่านั้นคุณจะมีเวลามากขึ้นในการทำงานหลักของคุณ
4. ฉันต้องการข้อมูลจากใครบางคนเพื่อตอบคำถาม?
หากคำตอบคือใช่ให้ถามบุคคลนั้นเพื่อรับข้อมูลตอนนี้เพื่อให้คุณสามารถย้ายอีเมลออกจากจานของคุณ คุณอาจต้องการตอบกลับโดยให้ผู้ส่งทราบว่าคุณกำลังดำเนินการอยู่และจดบันทึกเพื่อเช็คอินกับบุคคลที่คุณรอในอีกไม่กี่วัน ในระหว่างนี้ให้ส่งอีเมลออกไปหรือใช้ Boomerang เพื่อนำกลับมาที่กล่องจดหมายของคุณในเวลาที่เหมาะสม
5. ฉันสามารถตอบอีเมลได้ทันทีในเวลาไม่ถึง 5 นาที?
ที่นี่คนส่วนใหญ่เดินทางขึ้น อีเมลจำนวนมากไม่ต้องการข้อมูลเพิ่มเติมจากคุณหรือใครก็ตามและสามารถตอบกลับอย่างรวดเร็ว หากเป็นเช่นนั้นตอบอีเมลทันที มันจะช่วยคุณประหยัดเวลาในการอ่านประมวลผลและคิดอีกครั้ง โบนัส: ยิ่งคุณตอบอีเมลเร็วเท่าไรยิ่งตอบรับสั้นมากเท่านั้น
6. เป็นเรื่องเร่งด่วนหรือไม่
โชคไม่ดีที่อยู่ในมือของคุณดังนั้นหากอีเมลเร่งด่วนให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการจัดการกับมันตอนนี้หรือดูแลเมื่อคุณล้างกล่องจดหมายของคุณเสร็จแล้ว ฉันแนะนำให้หลังเพราะคุณจะฝ่าเท้าน้อยถ้าคุณเปลี่ยนจากการใช้จ่ายไม่กี่นาทีในแต่ละอีเมลเพื่อขุดเป็นปัญหาเดียว
จัดการกับส่วนที่เหลือ - ตามเงื่อนไขของคุณ
แล้วส่วนที่เหลือล่ะ หากอีเมลต้องการการตอบกลับมากกว่าห้านาทีและไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนให้ตัดสินใจว่าเวลาที่ดีที่สุดสำหรับ คุณ คืออะไร
ฉันมักจะจัดการกับอีเมลที่ต้องการการตอบสนองเป็นลายลักษณ์อักษรในตอนท้ายกวาดกล่องจดหมายของฉัน หรือถ้าฉันมีวันที่ยุ่งฉันก็บูมเมอแรงพวกเขาเป็นวันที่ฉันคิดว่าฉันจะมีเวลามากขึ้น สำหรับข้อความที่ต้องใช้งานมากขึ้น (รวม mock-up, การทำตัวเลข Excel บางส่วน), ฉันวางงานเหล่านั้นไว้ในรายการที่ต้องทำของฉันและวางแผนสำหรับช่วงเวลาที่ไม่มีการส่งอีเมลตามตารางเวลาของฉัน
เคล็ดลับสำหรับมืออาชีพ: เพื่อให้ขั้นตอนนี้ดำเนินไปอย่างรวดเร็วยิ่งขึ้นให้ตั้งค่าอีเมลของคุณเพื่อให้เมื่อคุณจัดการกับอีเมลเดียวแล้วลบออกหรือลบทิ้งคุณจะถูกนำไปยังอีเมลถัดไปในกล่องจดหมายแทนกลับไปที่ รายการอีเมล (สำหรับ Gmail คุณสามารถทำได้ผ่านตัวเลือก Auto-Advance ใน Google Labs) เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับอีเมลทั้งหมดแทนที่จะใช้เวลาตัดสินใจว่าจะสนใจข้อความใดต่อไป!
