เมื่อต้นปีที่ผ่านมาฉันตัดสินใจที่จะทิ้ง Inbox Zero ไว้ข้างหลังฉันและตัดสินใจที่จะสงบสติอารมณ์และรวบรวมอีเมลที่ได้รับ ฉันปรารถนาที่จะเป็นคนที่สามารถพูดได้ว่า“ โอ้แค่ 433 ข้อความที่จะผ่านในเช้าวันจันทร์? แน่นอนที่สุดมันไม่ทำลายวันหยุดสุดสัปดาห์ของฉันและทำให้ฉันนอนไม่หลับ”
ในการแก้ปัญหาหกนาทีฉันพบว่าตัวเองกำลังจ้องมองอย่างหนักหน่วงที่การแจ้งเตือน "หนึ่ง" บนกล่องจดหมายของโทรศัพท์ของฉันและตัดสินใจอย่างรวดเร็วว่าจริง ๆ แล้วมันจะดีกว่าสำหรับสุขภาพโดยรวมและระดับความเครียดของฉัน ดังนั้นไม่จำเป็นต้องพูดว่าฉันอยู่ในกล่องจดหมายเสมอพยายามหาวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการจัดการกับมัน
ฉันได้ลองแฮ็กแอพตัวกรองโฟลเดอร์การตอบกลับการบรรจุกระป๋อง - จริง ๆ แล้วไม่มีการเปิดใช้งานก้อนหินเลย แต่สิ่งที่ฉันพบว่าเป็นหนึ่งในเทคนิคที่ดีที่สุดของทั้งหมดคือสิ่งที่ทุกคนสามารถทำได้อย่างง่ายดาย: สร้างหัวเรื่องเฉพาะสำหรับอีเมลทุกฉบับที่คุณส่ง
(คุณสามารถอ่านประโยคต่อไปนี้ด้วยเสียง infomercial) เพราะคุณค้นหาอีเมลในกล่องขาเข้าของคุณกี่ครั้งที่คุณรู้ว่ามีอยู่ แต่ดูเหมือนจะไม่อยู่ที่ใดเลย? และเมื่อถึงขั้นตอนนั้นเมื่อคุณถามคอมพิวเตอร์ของคุณ“ ฉันจะบ้าหรือคุณพยายามทำลายฉันหรือเปล่า?” - คุณพบมัน! และหัวเรื่องก็เป็นสิ่งที่คลุมเครือเช่น“ สวัสดี” หรือ“ โครงการที่กำลังจะมาถึง” หรือ“ สำหรับวันพรุ่งนี้”
ข่าวดีก็คือคุณสามารถหยุดสิ่งนั้นไม่ให้เกิดขึ้นอีกครั้งเพียงแค่สร้างหัวเรื่องที่เต็มไปด้วยรายละเอียด ตัวอย่างเช่น "โครงการที่กำลังจะมาถึง" จะกลายเป็น "อัปเดตเกี่ยวกับโครงการวิจัยข้อมูลสำหรับเดือนสิงหาคม" และ "สำหรับวันพรุ่งนี้" จะกลายเป็น "หมายเหตุสำหรับการประชุมการขายในวันที่ 7/25" และ "สวัสดี" กลายเป็น คนงาน! เด็กชายเราไม่เคยหัวเราะเกี่ยวกับเจ้านายเก่าของเราด้วยกัน - คุณจะเป็นคนอ้างอิงสำหรับงานของฉันหรือไม่” (เพราะอีเมล“ สวัสดี” เป็นที่สองรองจากอีเมล“ เพิ่งเช็คอิน” เมื่อผู้คนต้องการบางสิ่งบางอย่างจากคุณ .)
ฉันรู้ว่าพวกเราทุกคนยุ่งมากและตัวอักษรพิเศษเหล่านี้สามารถรู้สึกได้ว่าเก็บภาษีได้มากบนนิ้วมือของเราและตามตารางงานที่แน่นของเรา แต่ฉันเกือบจะรับประกันได้ว่ามันจะหยุดคุณไม่ให้เล่น การประชุมลูกค้าอีกครั้ง
โอ้และมันก็ดีขึ้น! คุณยังสามารถทำสิ่งนี้กับอีเมลที่ผู้คนส่งถึงคุณด้วยหัวเรื่องที่ไม่มีความหมาย เพียงแค่บิดเรื่องก่อนที่คุณจะตอบและทันใดนั้นข้อความก็จะหาได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณกำลังค้นหา
กำลังมองหาโบนัสเพิ่มเติมหรือไม่ ตกลงวิธีนี้: ด้วยการหาบรรทัดที่เฉพาะเจาะจงคุณจะไม่ต้องเรียงลำดับอีเมลจำนวน 26 อีเมลที่มีหัวข้อเดียวกัน แต่ข้อความที่แตกต่างกันอย่างรวดเร็ว เพราะปรากฎว่าคุณไม่ใช่คนเดียวที่ส่ง“ อัพเดต”
สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุดส่วนที่ดีที่สุดสำหรับฉันก็คือตอนนี้เมื่ออีเมลปรากฏขึ้นบนโทรศัพท์ของฉันและฉันไม่ได้อยู่ในสำนักงานฉันมักจะสามารถดูได้อย่างรวดเร็วว่ามันเป็นเรื่องเร่งด่วนหรือรอได้ ฉันยังตรวจสอบอยู่หรือไม่ แน่นอน! แต่ตอนนี้ฉันรอไม่กี่นาทีก่อนเพราะฉันใจเย็นเท่ห์และเก็บแบบนั้น
คุณจะลองสิ่งนี้หรือไม่? ทวีตฉันและแจ้งให้เราทราบ!
