วิธีการเขียนอีเมลที่ดีขึ้นที่ได้รับการตอบสนอง - รำพึง

คุณได้สร้างสิ่งที่คุณคิดว่าเป็นอีเมลที่สมบูรณ์แบบ เป็นมิตร - แต่ไม่เป็นมิตร เกินไป มันถูกจัดเรียงอย่างดีด้วยส่วนที่เป็นตัวหนาและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย คุณยังโยนอีโมจิที่น่ารักเพื่อวัดผลที่ดี

คุณกด“ ส่ง” ในผลงานชิ้นเอกของคุณและรอการตอบกลับที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะเริ่มหมุนคุณรอหนึ่งชั่วโมงจากนั้นสี่ชั่วโมงจากนั้นสองวัน ทั้งหมดที่คุณได้ยินในการตอบสนองต่อข้อความที่สมบูรณ์แบบของคุณหรือไม่ เสียงจิ้งหรีด - และเสียงแห้วของคุณเองสะท้อนออกมาในสมองของคุณ

สิ่งที่ช่วยให้? คุณคิดว่าคุณได้ปฏิบัติตามกฎอีเมลที่ลองและเป็นจริงทั้งหมด คุณตรวจสอบสี่เท่าว่าคุณส่งไปยังผู้รับที่ถูกต้อง คุณต้องอ่านซ้ำอีกเป็นครั้งที่ 800 เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดที่จะเข้าใจผิดว่าเป็นเรื่องหยาบคายหรือก้าวร้าวรุนแรง ดังนั้นทำไมคุณได้รับเพียงความเงียบของวิทยุในทางกลับกัน?

ช้าลง - คุณอาจจะคิดมาก ในความเป็นจริงอาจเป็นไปได้ว่าอีเมลของคุณ ยาว เกินไป

นานเกินไป?

คุณ รู้สึกตื่นเต้น ไหม เมื่อต้องลุยอีเมล์ที่มีความหนาแน่นสูงมันจะทำให้คุณตะคริวจากการเลื่อนมาก ๆ ? อาจจะไม่. โอกาสผู้รับของคุณรู้สึกแบบเดียวกัน

จากการวิจัยที่ดำเนินการโดยอีเมลส่วนขยายบูมเมอร์รังความยาวในอุดมคตินั้นอยู่ระหว่าง 50 ถึง 125 คำ ข้อความในช่วงนั้นให้อัตราการตอบสนองสูงกว่า 50%

ความยาวนั้นมีลักษณะอย่างไร มองย้อนกลับไปที่ "ยาวเกินไป?" แล้วหยุดดวงตาของคุณ ที่นี่ นั่นคือ 87 คำซึ่งตบเบา ๆ ในช่วงกลางของช่วงที่คุณต้องการ

บูมเมอแรงพบว่าอัตราการตอบกลับลดลงจาก 50% สำหรับอีเมล 125 คำเป็น 44% สำหรับอีเมล 500 คำ สำหรับข้อความที่มีความยาว 2, 500 คำขึ้นไปอย่างไม่น่าเชื่อ? อัตราการตอบสนองลดลงอย่างมาก - ต่ำกว่า 35%

ดูว่าฉันหมายถึงอะไร ข้อความที่ยืดยาวเหล่านี้ที่คุณถูกบีบออกมาอาจจะทำให้ผู้คนน้ำตาไหล คุณดีกว่าที่จะรักษาสิ่งต่าง ๆ ให้สั้น (แต่ไม่สั้น เกินไป - คุณต้องการอยู่เหนือ 50 คำเหล่านั้นหลังจากทั้งหมด)

วิธีลดขนาดอีเมลของคุณ

“ แต่ทุกสิ่งที่ฉันพูดนั้นสำคัญอย่างยิ่ง” คุณพึมพำกับตัวเองในตอนนี้ เชื่อฉันสิฉันเข้าใจ - ฉันสามารถเป็นนักเขียนที่พูดเก่งด้วยตัวเอง อย่างไรก็ตามเนื่องจากฉันใช้ชีวิตตามตัวอักษรฉันจึงสามารถเรียนรู้เทคนิคและกลวิธีที่ช่วยให้ฉันตรวจสอบความยาวได้

1. ค้นหาเครื่องหมายจุลภาค

นี่เป็นหนึ่งในเทคนิคที่ฉันชอบใช้เมื่อฉันรู้ว่าฉันต้องตัดทอนการเขียน ฉันสแกนกลับไปทั้งชิ้นทำให้ตาของฉันหลุดลอกสำหรับจุลภาคใด ๆ แม้ว่าพวกเขาจะสามารถรวมอยู่ในรายการคุณจะพบพวกเขาหลังจากวลีแนะนำสั้น ๆ จำนวนมาก (ฉันเคยใช้พวกเขาไม่กี่คนในบทความนี้แล้ว)

เมื่อคุณพยายามทำให้สิ่งต่าง ๆ สั้นวลีเหล่านี้สามารถลบออกได้อย่างง่ายดาย - โดยไม่ทำให้ข้อความโดยรวมของคุณเสียไป จากวลีเช่น“ เพียงเพื่อให้ชัดเจน” ถึง“ ในกรณีที่คุณสงสัย” หรือแม้แต่ง่าย ๆ “ ไม่จำเป็นต้องพูด” พวกเขาเป็นผู้คัดเลือกที่ไม่จำเป็นซึ่งทำธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ที่มีค่า

2. ลบคำคุณศัพท์และคำวิเศษณ์

การลบคำคุณศัพท์ดอกไม้และคำวิเศษณ์ที่ไร้ประโยชน์จากอีเมลที่ยาวเหยียดของคุณสามารถทำให้สั้นลงได้ ต้องการตัวอย่างไหม? ลบออกจากประโยคแรกและคุณจะเหลือ "การลบคำคุณศัพท์และคำวิเศษณ์จากอีเมลของคุณสามารถทำให้สั้นลง"

ใช่พวกเขาสามารถนำความเป็นมิตรและเสียงสนทนามาสู่ข้อความของคุณได้ แต่เมื่อคุณต้องการลดจำนวนคำพวกเขาควรจะเป็นหนึ่งในสิ่งแรกที่จะไป ท้ายที่สุดมันเป็นไปได้ทั้งหมดที่จะเขียนอีเมลสั้น ๆ โดยไม่ต้องออกว่าเย็นหรือหยาบคาย

3. ปรับโฟกัสของคุณ

หากคุณทำตามขั้นตอนทั้งสองและยังพบว่าตัวเองเกินขีด จำกัด 125 คำคุณอาจพยายามครอบคลุมมากเกินไป คุณจะแยกสิ่งต่าง ๆ ออกเป็นข้อความสั้น ๆ ที่แตกต่างกันหรือไม่

แทนที่จะส่งบทสรุปที่ทั้งทีมของคุณพูดถึงรายละเอียดของโครงการล่าสุดของคุณไปถามความคิดเกี่ยวกับการปิคนิคของ บริษัท และเตือนให้ทุกคนรู้ว่าวันเกิดเจ้านายของคุณกำลังจะเกิดขึ้นเลือกหัวข้อหนึ่งแล้วทำตาม ไม่เพียง แต่อีเมลของคุณจะสั้นลง แต่ยังจัดระเบียบได้มากขึ้น

รับไปจากฉันฉันรู้ว่าการทำให้งานเขียนของคุณสั้นลงไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป - มีเหตุผลที่ William Faulkner เรียกมันว่า "ฆ่าคนที่คุณรัก"

หากคุณยังคงดิ้นรนเพื่อหลีกเลี่ยงการเขียน สงครามและสันติภาพ ให้ถามตัวคุณเองว่า: หากหัวข้อนี้มีขนาดใหญ่มากมันเหมาะกับอีเมลหรือไม่ หรือคุณควรหยิบโทรศัพท์กำหนดเวลาการประชุมหรือสร้าง Google Doc ที่ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันได้แทนที่จะปิดกั้นกล่องจดหมายของทุกคน

การพิจารณาก่อนหน้านั้นพร้อมด้วยเคล็ดลับสามข้อข้างต้นจะหมายถึงอีเมลของคุณสั้นกระชับตรงประเด็นและ - สำคัญที่สุด - ตอบกลับไปแล้ว