บ่อยครั้งที่คุณพบว่าตัวเองไม่สามารถผ่านรายการที่ต้องทำได้บ่อยแค่ไหน?
และไม่รวมถึง“ เขียนรายการที่ต้องทำ” เพียงเพื่อให้บางสิ่งบางอย่างแก่คุณทันทีไม่นับว่าเป็นชัยชนะ
แน่นอนว่าไม่ใช่ความผิดของคุณเสมอ - สว่านไฟฟ้าทุกตัวที่ปรากฏขึ้นจะทำให้รายการของคุณยาวขึ้นเรื่อย ๆ
“ เรายุ่งเกินไปที่จะผ่านชีวิตของเราพยายามที่จะเก็บลูกบอลในอากาศและหัวของเราเหนือน้ำ: มีวิธีที่ดีกว่าในการทำเช่นนี้หรือไม่?” Maura Thomas ผู้ก่อตั้ง RegainYourTime.com และผู้เขียน ส่วนบุคคลกล่าว ความลับในการผลิต
ปรากฎว่ามี - ถ้าคุณใช้เคล็ดลับจาก Dwight D. Eisenhower
ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์ได้รับความนิยมจากสตีเฟ่นโควี่ แต่ขึ้นอยู่กับหลักการเพิ่มผลผลิตของอดีตประธานาธิบดีไอเซนฮาวร์เมทริกซ์ช่วยให้คุณจัดหมวดหมู่สิ่งที่ต้องทำตามระดับความสำคัญและความเร่งด่วนเพื่อให้คุณตัดสินใจได้ว่า
ด้วยการจัดเรียงงานของคุณเป็นหนึ่งในสี่หมวดหมู่ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน Eisenhower Matrix บังคับให้คุณประเมินสิ่งที่คุ้มค่ากับเวลาของคุณและสิ่งใดที่สามารถมอบหมายหรือรวมกันได้
ด้านล่างนี้เรานำเสนอตัวอย่างของกิจกรรมประเภทต่างๆที่อยู่ในแต่ละหมวดหมู่ ดูว่าคุณจะแบ่งรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณอย่างไร จากนั้นทำตามคำแนะนำของโทมัสเกี่ยวกับวิธีจัดการแต่ละประเภทเพื่อให้คุณสามารถประสบความสำเร็จได้มากขึ้นในเวลาน้อยลง
หมวดหมู่ # 1: สำคัญและเร่งด่วน
ผู้ช่วยของคุณแจ้งให้เธอทราบ - และวันสุดท้ายของเธอคือพรุ่งนี้ คำขอไคลเอนต์เร่งด่วนโยนประแจในโครงการที่ดำเนินไปอย่างราบรื่น งานเหล่านี้ถือเป็นวิกฤตหรือมีกำหนดส่งวิกฤตที่คุณต้องพบเจอ
วิธีจัดการกับพวกมัน
เนื่องจากคุณไม่สามารถคาดการณ์ได้ว่าจะเกิดวิกฤตการณ์ขึ้นเมื่อใดก็ตามให้ถือว่าพวกเขาจะเกิดขึ้นและออกจากห้องไปตามกำหนดเวลา
“ คนส่วนใหญ่พูดเกินจริงตัวเอง แต่ถ้ามีอะไรผิดพลาดแผนทั้งหมดของคุณจะตกเหมือนโดมิโน” โทมัสกล่าว การแก้ไขปัญหา? อย่าเติมเกินกว่า 60% ของเวลาการผลิตของคุณ
ตัวอย่างเช่นหากคุณทำงานตั้งแต่ 8.00 น. ถึง 18.00 น. ให้เว้นว่างไว้ประมาณสี่ชั่วโมงในปฏิทินของคุณเพื่อรอให้เกิดเหตุฉุกเฉิน หากไม่มีเหตุฉุกเฉินในวันนั้นคุณจะโชคดีและสามารถดำเนินภารกิจของวันถัดไปได้
หมวดหมู่ # 2: สำคัญ แต่ไม่ด่วน
จัดตารางอาหารกลางวันเครือข่ายกับผู้จัดการการจ้างงาน เตรียมพร้อมสำหรับการวางแผนวันหยุดพักผ่อนของครอบครัว ระดมสมองวัตถุประสงค์ระยะยาวสำหรับทีมของคุณ งานเหล่านี้มีอิทธิพลต่อเป้าหมายภาพรวมของคุณ แต่ก็ไม่จำเป็นต้องมีกำหนดส่ง
วิธีจัดการกับพวกมัน
รายการเหล่านี้ส่วนใหญ่จะเป็นโครงการขนาดใหญ่แทนที่จะต้องทำในชีวิตประจำวันดังนั้นจึงแบ่งย่อยเป็นกำหนดเวลาขนาดกัดเพื่อช่วยคุณเริ่มต้น
สำหรับรายการใด ๆ ที่คุณไม่สามารถแยกย่อยได้ให้กำหนดระยะเวลาที่กำหนดไว้ที่คุณสามารถทำงานกับสิ่งเหล่านั้นที่ทำให้คุณรู้สึกว่าสั้น
โทมัสยังแนะนำให้รวมงานที่สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วนเพียงสามรายการในรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันของคุณเพื่อให้คุณมีเวลาสำหรับอีเมลการประชุมและวิกฤตการณ์ - และเมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ให้ทำงานกับพวกเขาในช่วงเวลาของวัน
ประเภท # 3: ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน
อีเมลโทรศัพท์คำถามจากเพื่อนร่วมงาน - นี่คือสิ่งที่คุณต้องจัดการทันทีแม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้ช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายที่ใหญ่ขึ้น
วิธีจัดการกับพวกมัน
“ วิธีที่ง่ายที่สุดในการควบคุมสิ่งรบกวนของคุณคือการควบคุมเทคโนโลยีของคุณ” โทมัสกล่าว
ก่อนอื่นให้ตรวจสอบอีเมลของคุณเป็นชุดวันละสองสามครั้ง - พูดทุก ๆ สามชั่วโมงหรือหลังจากคุณทำงานที่สำคัญกว่าเสร็จแล้ว เพื่อให้แน่ใจว่าคุณติดกับมันออกจากอีเมลของคุณอย่างสมบูรณ์เพื่อที่คุณจะไม่ถูกล่อลวงให้ตรวจสอบการแจ้งเตือน
เช่นเดียวกับโทรศัพท์ของคุณ: ปิดเสียงให้เงียบ - จากนั้นเก็บไว้ในลิ้นชักหรือคว่ำหน้าลงบนโต๊ะของคุณเพื่อที่คุณจะไม่เห็นการเตือน
และหากคุณได้รับสายหรือแบบสอบถามมากเกินไปจากเพื่อนร่วมงานนอกเวลาที่กำหนดไว้ให้ปิดประตูสำนักงานใส่หูฟังหรือวางเครื่องหมาย“ ห้ามรบกวน” บน เก้าอี้หรือผนังกุฏิ
หมวดหมู่ # 4: ไม่สำคัญและไม่ด่วน
ไม่ว่าจะเป็นการบันทึกรายงานค่าใช้จ่ายการสร้างสัญญาหรือการยื่นเอกสาร“ นี่เป็นงานที่จะไม่ส่งผลกระทบอย่างใหญ่หลวงต่องานของเราทันทีที่เราทำ แต่ก็ไม่ได้หายไปไหน” โธมัสกล่าว
วิธีจัดการกับพวกมัน
โทมัสแนะนำงานให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้โดยมอบหมายให้พนักงานระดับรองหรือโทมัสผู้ช่วยเสมือน
แม้ว่าคุณจะต้องจ่ายเงินสำหรับความช่วยเหลือจากภายนอกชั่วโมงที่คุณได้รับกลับมาเพื่อบรรลุเป้าหมายที่สำคัญยิ่งขึ้น - เช่นเดียวกับการก้าวไปข้างหน้าในอาชีพการงานครั้งใหญ่ครั้งต่อไป - จะช่วยให้คุณออกมาด้านการเงินในระยะยาว
ที่เกี่ยวข้อง: 6 คน, 6 การทรงตัว: การแฮ็กที่ยอดเยี่ยมในชีวิตการทำงาน
