เมื่อฉันจัดการคนอื่นครั้งแรกฉันจำได้ว่ายืนอย่างอดทนในขณะที่นักวิเคราะห์ในทีมของฉันพยายามค้นหาเอกสารที่ฉันต้องการบนคอมพิวเตอร์ของเธอ เมื่อ - ห้านาทีต่อมา - เธอบอกว่าเธอหามันไม่เจอและจะส่งอีเมลมาหาฉันทันทีที่เธอเจอไฟล์มันทำให้ฉันประทับใจมาก ๆ (และทำให้ฉันสงสัยว่าลูกคนอื่นจะทิ้งอะไร )
ดังนั้นเอามาจากฉัน: ในขณะที่การตั้งชื่อและจัดระเบียบไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณอาจไม่ใช่หัวข้อที่เซ็กซี่ที่สุดที่ฉันได้กล่าวไว้ (ผู้หญิงคนหนึ่งที่นำงบประมาณและเคล็ดลับ Excel) มาให้ฉันฉันสัญญากับคุณ ไม่เพียง แต่จะมีระบบจัดเก็บข้อมูลออนไลน์ที่มีความคล่องตัวช่วยให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นและช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มากขึ้น แต่ยังช่วยให้คุณจัดระเบียบได้มากขึ้น นี่คือแนวทางในการดำเนินชีวิตของคุณ
1. เดสก์ท็อปของคุณคือโต๊ะทำงานเสมือนจริงของคุณ
คุณรู้ว่าคนอื่นบอกคุณอย่างไรให้โต๊ะของคุณชัดเจนพอที่เจ้านายของคุณจะไม่คิดว่าคุณเป็นคนสกปรก สิ่งนี้ใช้ได้กับเดสก์ท็อปคอมพิวเตอร์ของคุณเช่นกัน เป็นสถานที่ที่จะวางไฟล์ที่คุณกำลังทำงานในสัปดาห์นี้ไม่ใช่ที่ที่คุณควรลากทุกไฟล์แนบที่คุณได้รับ
ฉันแนะนำให้ทำการเดสก์ท็อปของคุณให้เล็กที่สุดเท่าที่จะทำได้ มีหนึ่งโครงการสำหรับแต่ละโครงการขนาดใหญ่ที่คุณกำลังทำงานอยู่รวมถึงโฟลเดอร์งานหลักของคุณซึ่งคุณสามารถเข้าถึงทุกอย่างได้อย่างง่ายดาย หากคุณยังไม่มีให้ตั้งค่าเดสก์ท็อปของคุณเป็นกริด (เพื่อให้ไอคอนของคุณไม่ทับซ้อนกัน) และค้นพบความสุขที่ยิ่งใหญ่ของทางลัด
หากคุณต้องการความช่วยเหลือพิเศษในการนำโครงสร้างมาไว้ที่หน้าจอหลักของคุณให้ลองจัดระเบียบแอพพลิเคชั่นบนเดสก์ท็อปเช่น Clean หรือ DragThing บน Macs หรือ Fences บนพีซี
2. โฟลเดอร์ควรมีกลยุทธ์
ฉันสังเกตเห็นว่าคนส่วนใหญ่ไม่ว่าจะเป็นแบบ over-folder หรือ under-folder แต่มีน้อยคนที่จะเข้าใจได้ จะรู้ได้อย่างไรว่าคุณล้มลงที่ไหน? ดูที่โฟลเดอร์ที่ใช้บ่อยที่สุดหรือโฟลเดอร์ที่คุณใช้บ่อยที่สุดและนับจำนวนเอกสารในโฟลเดอร์ หากมีไฟล์มากมายหลายสิบไฟล์คุณอาจใช้โครงสร้างอีกเล็กน้อย ในขณะที่ถ้ามีเอกสารเพียงไฟล์เดียวภายใต้ ไฟล์งาน> ไคลเอนต์ A> 2012> พฤศจิกายน> รายงานการขาย คุณเป็นคนทำงานหนักเกินไป
นี่เป็นกฎบางอย่างที่ฉันพยายามทำ:
3. ชื่อไฟล์มีวัตถุประสงค์
เมื่อคุณตั้งชื่อไฟล์ให้เลือกวลีที่มีความหมายบางอย่าง หากฉันได้รับไฟล์แนบที่เรียกว่า DSC1045.jpg หรือ Draft Idea.doc ฉันไม่มีทางรู้ได้ง่ายว่ามันคืออะไร - หรือที่สำคัญกว่านั้นให้ค้นหาในภายหลัง การทดสอบที่ดี: ลองนึกภาพการค้นหาไฟล์บนเดสก์ท็อปของคุณหลังจากผ่านไปสองสามเดือน คุณจะสามารถบอกได้อย่างง่ายดายว่ามันคืออะไร? ถ้าไม่เปลี่ยนชื่อ
สำหรับเอกสารที่คุณสร้างเป็นประจำเช่นบันทึกการประชุมคณะกรรมการประจำเดือนคุณสามารถแยกเอกสารตามวันที่นัดประชุมได้ง่ายกว่าหัวข้อ อย่าใช้เดือน - วัน - ปีเพราะมันจะเรียงลำดับแรกเดือนแล้วตามวันตามด้วยปี ให้ใช้ปีเดือนวันที่ (มีตัวเลขเป็นเดือน) เพื่อให้คุณสามารถเรียงลำดับตามลำดับเวลาได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น: ใช้ 2012-10-27 Board Presentation.pdf แทน Oct27-12 Board Presentation.pdf หรือ 10-27-2012 Board Presentation.pdf มันจะช่วยให้คุณประหยัดเวลามากมายเมื่อเรียกดูและค้นหาในภายหลัง
4. การควบคุมเวอร์ชันการควบคุมเวอร์ชันการควบคุมเวอร์ชัน
หากคุณจำอะไรเกี่ยวกับการตั้งชื่อไฟล์ให้มันเป็นเวอร์ชันควบคุม อันนี้ง่าย เมื่อคุณสร้างเอกสารครั้งแรกมันควรลงท้ายด้วย v1 ตัวอย่างเช่นฉันต้องการตั้งชื่อข้อเสนอ: ClientA Proposal_v1.ppt ทุกครั้งที่คุณบันทึกการเปลี่ยนแปลงและส่งไปยังลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานให้อัปเดตเป็นเวอร์ชัน 2, 3, 4 และอื่น ๆ เมื่อเอกสารเสร็จสิ้นคุณจะต้องบันทึก ClientA Proposal_vf.ppt หรือ ClientA Proposal_final.ppt เพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายในภายหลัง เพราะไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการสงสัยว่ามีรุ่น 14 หรือไม่หรือหากรุ่น 13 เป็นรุ่นสุดท้ายจริง ๆ
