คุณได้บทสนทนานี้ไปกี่ครั้งแล้ว
เห็นได้ชัดว่ามันเป็นสถานการณ์ที่น่าผิดหวังอย่างมาก คุณควรที่จะรวมอีเมล์หลายสิบฉบับที่คุณได้รับในช่วงสองสามชั่วโมงที่ผ่านมาเพียงลำพังเพื่อค้นหาข้อความสำคัญที่มีภารกิจที่ถึงกำหนดแล้ว และถ้าคุณใช้อีเมลด้วยวิธีที่ชาญฉลาดเพียงตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณสองครั้งต่อวันคุณอาจยังไม่เคยเห็นข้อความเลย!
มันเป็นภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกที่พบเห็นได้ทั่วไปซึ่งทุกคนในทีมงานอาจเจอกันในบางจุด (ถ้าไม่ใช่เป็นประจำ) นอกจากนี้ยังได้รับคำถามที่สำคัญ: การสื่อสารรูปแบบใดที่เหมาะสมสำหรับคำขอแบบเรียลไทม์กับงานที่ต้องทำให้เสร็จในอีกไม่กี่วันข้างหน้า?
เพื่อแก้ปัญหามารยาทการสื่อสารในสำนักงาน Cyrus Stoller โปรแกรมเมอร์มีระบบที่คุณควรพิจารณานำไปปฏิบัติในหมู่เพื่อนร่วมงานของคุณ รายละเอียดค่อนข้างง่าย:
- หากคุณต้องการทำอะไรภายใน 30 นาที โทรหา บุคคลนั้น
- หากคุณต้องการสิ่งที่ทำภายในสองชั่วโมง ข้อความ บุคคล
- หากคุณต้องการสิ่งที่ทำภายในวันทำงานให้ IM บุคคลนั้น
- หากคุณต้องการสิ่งที่ทำภายในสองสามวันถัดไป ส่งอีเมล ถึงบุคคล
ในขณะที่รายละเอียดที่แท้จริงอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับการทำงานของสำนักงานของคุณ (ตัวอย่างเช่นในสำนักงานขนาดเล็กมันอาจสมเหตุสมผลที่จะหยุดที่โต๊ะทำงานของใครบางคนแทนที่จะโทร) สิ่งที่ Stoller กำลังได้รับคือกุญแจ: อีเมล ไม่ ควรเป็นค่าเริ่มต้น หมายถึงการสื่อสารเพื่อข้ามสิ่งใดก็ตามที่จำเป็นต้องรู้จักหรือจัดการในแบบเรียลไทม์
แน่นอนว่าระบบนี้เป็นเรื่องง่ายสำหรับคุณที่จะนำไปใช้เมื่อทำงานกับเพื่อนร่วมงานและลูกค้าที่ใกล้ชิด แต่คุณจะให้คนอื่น ๆ ในออฟฟิศมาเล่นด้วยได้อย่างไร? ต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ควรลอง:
- ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติของอีเมลที่บอกให้ผู้คนทราบถึงวิธีการติดต่อคุณหากเรื่องนั้นต้องได้รับการจัดการภายในไม่กี่ชั่วโมงถัดไป
- หากคุณพบกับอีเมลที่ขอการกระทำแบบเรียลไทม์ขอเตือนเพื่อนร่วมงานของคุณอย่างสุภาพว่าคุณต้องการให้ข้อความนี้ถูกส่งผ่านทางโทรศัพท์หรือข้อความเนื่องจากคุณอาจไม่ได้รับอีเมลทันทีหากเกิดเหตุฉุกเฉินอีกครั้ง
- หากคุณมีบทบาทด้านการจัดการให้กำหนดมาตรฐานทั่วทั้งสำนักงาน ให้พนักงานของคุณพูดคุยอย่างเปิดเผยเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาต้องการให้ผู้อื่นสื่อสารกับพวกเขาหากสิ่งที่ต้องทำแทนที่จะให้ทุกคนคิดว่าอีเมลนั้นโอเค
ในที่สุดเตือนทุกคนว่าระบบเช่นนี้จริงๆเป็น win-win ไม่มีใครถูกล่ามโซ่ไว้ที่กล่องจดหมายของพวกเขาและงานเร่งด่วนจะไม่ถูกยกเลิกอีก
