ทำไมคุณไม่เคยทำรายการสิ่งที่ต้องทำในที่ทำงาน (และวิธีการเปลี่ยนแปลงนั้น)

LinkedIn เปิดตัวการสำรวจเมื่อปีที่แล้วเผยให้เห็นว่ารายการมืออาชีพที่ต้องทำของเราต้องการการปรับปรุงโฉมใหม่ ปรากฎว่าเราไม่เก่งในการ“ ทำ” สิ่งที่เราบอกตัวเองว่าเราต้องทำ ในความเป็นจริงเกือบ 90% ของมืออาชีพยอมรับว่าพวกเขาไม่สามารถทำงานทั้งหมดในรายการที่ต้องทำเมื่อสิ้นสุดวันทำงานโดยเฉลี่ย

ดังนั้นหากคุณเบื่อที่จะรับมือกับสิ่งที่ต้องทำเหมือนเดิมทุกวันก็ถึงเวลาเปลี่ยน ต่อไปนี้เป็นเทคนิคห้าประการเพื่อเพิ่มผลผลิตของคุณและช่วยตัวคุณเองให้ผ่านรายการของคุณได้

1. เก็บรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับงานเดียว

มาซื่อสัตย์กันเถอะ: หากคุณต้องการได้รับมุมมองที่สมบูรณ์ของทุกสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อการทำงานในตอนนี้โอกาสที่คุณจะไม่สามารถหาได้ทั้งหมดในรายการเดียว แต่คุณมีโพสต์ไว้ที่นี่เป็นร่างจดหมายที่บันทึกไว้ในอีเมลของคุณมีไฟล์ปักหมุดหรือไฟล์ข้อความในคอมพิวเตอร์ของคุณและอาจเป็นแอปหนึ่งหรือสองรายการในโทรศัพท์ของคุณ

และในขณะที่เป็นแนวปฏิบัติที่ดีในการแยกงานและเล่นออกจากกันการมีสถานที่เดียวสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณเป็นสิ่งจำเป็น ดังนั้นเลือกวิธีการที่คุณเลือกและเริ่มรวบรวม สามารถทำได้ทุกที่: รายการที่เขียนด้วยลายมือภายในผู้วางแผนที่เชื่อถือได้เอกสารที่คุณเก็บไว้บนเดสก์ท็อปหรือแอพในโทรศัพท์ของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถเพิ่มลงในรายการของคุณได้จากทุกที่ซึ่งหมายความว่าหากคุณใช้แอพเดสก์ท็อปคุณจะต้องตั้งค่าระบบเพื่อจับภาพสิ่งที่เกิดขึ้นจากคอมพิวเตอร์ของคุณเช่นการมอบหมายที่คุณได้รับ ในขณะที่ประชุม โดยส่วนตัวฉันชอบที่จะเขียนข้อความเหล่านี้ลงบนกระดาษโน๊ตเหนียวแล้วลบหรือทิ้งเมื่อฉันถ่ายโอนไปยังรายการหลัก

2. ปฏิบัติตามกฎ 1-3-5

ตอนนี้คุณมีรายการที่ครอบคลุมของทุกสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อการทำงานคุณควรกำหนดรายการที่ต้องทำประจำวัน ในวันใดวันหนึ่งสมมติว่าคุณสามารถทำสิ่งที่ยิ่งใหญ่เพียงอย่างเดียวสิ่งที่สามได้และสิ่งเล็ก ๆ ห้าอย่าง (หมายเหตุ: หากคุณใช้เวลาส่วนใหญ่ในการประชุมคุณอาจต้องแก้ไขสิ่งนี้สักหน่อย) ก่อนออกจากงานใช้เวลาสักครู่เพื่อกำหนด 1-3-5 ของคุณในวันถัดไปคุณจึงพร้อม เพื่อชนพื้นวิ่งในตอนเช้า หากตำแหน่งของคุณคือตำแหน่งที่ในแต่ละวันมีงานที่ไม่คาดคิดมากมายให้ลองปล่อยงานหนึ่งงานและงานเล็ก ๆ สองงานว่างไว้เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับคำขอนาทีสุดท้ายจากหัวหน้าของคุณ

ใช่ฉันรู้ว่ามันยากที่จะ จำกัด รายการที่ต้องทำของคุณให้แคบลงจนถึง 1-3-5 แต่สิ่งสำคัญคือการจัดลำดับความสำคัญ ชอบหรือไม่คุณมีเวลาหลายชั่วโมงในแต่ละวันและคุณจะทำสิ่งต่าง ๆ ให้ได้ การบังคับให้คุณเลือกรายการ 1-3-5 หมายถึงสิ่งที่คุณทำไปแล้วคือสิ่งที่คุณเลือกที่จะทำแทนที่จะเป็นสิ่งที่เพิ่งเกิดขึ้น

การวางแผนล่วงหน้าเช่นนี้หมายความว่าคุณจะสามารถสนทนากับผู้จัดการของคุณได้มากขึ้นเมื่อเขาหรือเธอทำสิ่งใหม่ที่คุณต้องทำในทันที - รวมถึงเครื่องมือในการจัดลำดับความสำคัญงานอื่นของคุณอีกครั้ง ตัวอย่างเช่นเมื่อมีการนำเสนอที่น่าประหลาดใจเกิดขึ้นบนตักของคุณลอง: "แน่นอนฉันสามารถส่งถึงคุณภายในเวลา 15.00 น. แต่รายงาน Q1 จะไม่พร้อมจนกว่าจะถึงวันพรุ่งนี้แล้วเนื่องจากฉันมีกำหนดจะทำงานในวันนี้ ."

ตรวจสอบรายการที่ต้องทำ 1-3-5 ของเรา!

3. ทำภารกิจที่สำคัญอย่างหนึ่งให้เสร็จก่อนมื้อเที่ยง (หนึ่งที่คุณโปรดปรานน้อยที่สุดถ้าเป็นไปได้)

ฉันจะยอมรับว่าสิ่งนี้ยากสำหรับฉัน แต่ใช้งานได้ รับงานใหญ่หรืองานกลางของคุณแล้วจัดการกับมันเป็นสิ่งแรกในตอนเช้าก่อนที่จะส่งอีเมลแม้ว่าคุณจะทำได้ ไม่มีความรู้สึกที่ดีไปกว่าการข้ามจากงานที่ยากลำบากก่อนอาหารกลางวัน ผู้เขียนไบรอันเทรซี่เรียกสิ่งนี้ว่า "การกินกบของคุณ" ดัดแปลงมาจากคำพูดของ Mark Twain ที่มีชื่อเสียง:“ กินสิ่งมีชีวิตแบบกบตัวแรกในตอนเช้าและไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่านี้

ผู้ร่วมก่อตั้งของฉันแคทรีนมักจะกำหนด "กบ" ของเธอในตอนเย็นเพื่อเตรียมสำหรับวันถัดไป เธอพร้อมที่จะต่อสู้กับพวกมันในตอนเช้าและมันทำให้เธอไม่ต้องทำงานที่น่าพอใจน้อยลงเป็นเวลาหลายวัน

4. ใช้ปฏิทินของคุณเป็นรายการที่ต้องทำ

หากคุณพบว่าคุณประเมินค่าสูงไปกว่าจำนวนที่คุณสามารถทำได้ในหนึ่งวันวิธีที่มีประสิทธิภาพคือการใส่สิ่งที่ต้องทำลงในปฏิทินของคุณเช่นเดียวกับการประชุม แทนที่จะจัดเค้าร่างรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันของคุณลงในรายการกำหนดตารางเวลาทิ้งไว้ให้เพียงพอในแต่ละครั้ง การส่งข้อมูลการยืนยัน W2 ของคุณไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจใช้เวลา 15 นาทีในขณะที่การเตรียมกลยุทธ์ Q1 สำหรับทีมของคุณอาจต้องใช้เวลาสองสามชั่วโมง สิ่งสำคัญคือการเป็นจริง

เมื่อคุณลองใช้วิธีนี้ให้แน่ใจว่าคุณได้ปิดกั้นเวลาในปฏิทินของคุณเพื่อให้ทันกับอีเมลการระดมสมองหรืองานที่สำคัญอื่น ๆ แต่ไม่สามารถส่งมอบได้ ตัวอย่างเช่นลองบล็อกชั่วโมงในตอนเช้าและชั่วโมงในช่วงบ่ายเพื่อทำงานผ่านกล่องจดหมายของคุณแล้วอย่าใช้เวลาระหว่างพยายามจัดการอีเมลตามที่พวกเขาเข้ามาเมื่อคุณวางแผนที่จะทำงานจริงๆ ในสิ่งอื่น

5. ลดการประชุมเพื่อเพิ่มเวลาการผลิต

ในที่สุดหากคุณพบว่าคุณไม่สามารถทำสิ่งที่คุณคิดว่าคุณควรจะสามารถทำได้ในหนึ่งวันแม้ว่าจะมีคำแนะนำทั้งหมดข้างต้นก็ตามลองพิจารณาดูว่าคุณอาจต้องทนทุกข์กับการประชุมหรือไม่

จอห์นเคนเน็ ธ กัลเบรทนักเศรษฐศาสตร์เคยกล่าวไว้ว่า "การประชุมเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เมื่อคุณไม่ต้องการทำอะไรเลย" ในความเป็นจริงการสำรวจหลายครั้งในเรื่องถึงข้อสรุปที่คล้ายกันว่าที่ใดที่ระหว่างไตรมาสและครึ่งหนึ่งของเวลาที่ใช้ในการประชุมเป็นเรื่องเสียเปล่าไม่ต้องพูดถึง พูดคุยกับคนอื่น

วิธีแก้ปัญหา: จำกัด การประชุมของคุณ ก่อนกำหนดเวลาการประชุมลองคิดดูว่าจะสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้ด้วยอีเมลหรือโทรศัพท์ก่อนหรือกดที่สำนักงานของใครบางคนสักครู่ หากจำเป็นต้องมีการประชุมให้ระบุรายการวาระสำคัญเพื่อพิจารณาผู้เข้าร่วมที่จำเป็นและระยะเวลาที่สั้นที่สุดที่คุณสามารถกำหนดเวลาได้ และใช่มันโอเคที่จะกำหนดเวลาการประชุม 20 นาทีโดยไม่จำเป็นต้องไปถึง 30! หากคุณต้องมีการประชุมลองจัดกลุ่มพวกเขาร่วมกันเพื่อปล่อยให้ช่วงเวลาที่ไม่มีการขัดจังหวะขนาดใหญ่ในระหว่างวันของคุณเพื่อให้งานจริงเสร็จสิ้น

ใช่การจัดระเบียบใหม่และการวางแผนล่วงหน้าเป็นการลงทุนล่วงหน้า แต่คิดว่าคุณจะมีความสุขแค่ไหนเมื่อคุณได้รับรายการที่ต้องทำทั้งวัน ดังนั้นจัดการตัวเองรับสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดในที่เดียวลดการรบกวนและเริ่มพิชิตรายการ (หนึ่งวัน)!