วิธีการสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel

ตัวเลือกการตรวจสอบข้อมูลของ Excel ประกอบด้วยการสร้างรายการแบบหล่นลงที่ จำกัด ข้อมูลที่สามารถป้อนลงในเซลล์เฉพาะเจาะจงไปยังรายการรายการที่ตั้งไว้ล่วงหน้าได้

เมื่อมีการเพิ่มรายการแบบหล่นลงลงในเซลล์ลูกศรจะปรากฏถัดจากนั้น การคลิกที่ลูกศรจะเป็นการเปิดรายการและอนุญาตให้คุณเลือกรายการใดรายการหนึ่งเพื่อเข้าสู่เซลล์

ข้อมูลที่ใช้ในรายการสามารถอยู่ได้:

• ในแผ่นงานเดียวกันกับรายการ
• บนแผ่นงานอื่นในสมุดงานเดียวกัน
• ในสมุดงานอื่น

บทช่วยสอน: การใช้ข้อมูลที่เก็บไว้ในสมุดงานอื่น

ในบทแนะนำนี้เราจะสร้างรายการแบบหล่นลงโดยใช้รายการของรายการที่อยู่ในสมุดงานอื่น

ข้อดีของการใช้รายการของรายการที่อยู่ในสมุดงานอื่นรวมถึงการรวมศูนย์ข้อมูลรายการหากมีการใช้งานโดยผู้ใช้หลายคนและปกป้องข้อมูลจากการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจหรือโดยเจตนา

บันทึก: เมื่อรายการข้อมูลถูกเก็บไว้ในสมุดงานที่แยกต่างหากทั้งสองสมุดงานต้องเปิดเพื่อให้รายการทำงาน

ทำตามขั้นตอนในหัวข้อการสอนด้านล่างเพื่อแนะนำการสร้างใช้และเปลี่ยนรายการแบบเลื่อนลงคล้ายกับที่เห็นในภาพด้านบน

คำแนะนำการกวดวิชาเหล่านี้ไม่รวมถึงขั้นตอนการจัดรูปแบบสำหรับแผ่นงาน

การดำเนินการนี้จะไม่รบกวนการทำบทแนะนำ แผ่นงานของคุณจะดูแตกต่างจากตัวอย่างในหน้า 1 แต่รายการแบบหล่นลงจะให้ผลลัพธ์เหมือนกัน

หัวข้อการสอน

• การเปิดไฟล์และบันทึกข้อมูลบทแนะนำ
• การสร้างช่วงที่ตั้งชื่อสองช่วง
• เปิดกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
• การป้อนแหล่งข้อมูลและการดำเนินการรายการแบบเลื่อนลง
• การเปลี่ยนรายการ
• ตัวเลือกสำหรับการป้องกันรายการแบบหล่นลง

01 จาก 06

การป้อนข้อมูลบทแนะนำ

เปิดสมุดงาน Excel สองเล่ม

ตามที่กล่าวมาสำหรับบทแนะนำนี้ข้อมูลสำหรับรายการแบบเลื่อนลงจะอยู่ในสมุดงานอื่นจากรายการแบบเลื่อนลง

สำหรับบทแนะนำนี้ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เปิดสมุดงาน Excel สองแผ่นที่ว่างเปล่า
2. บันทึกสมุดงานหนึ่งชื่อ ข้อมูล source.xlsx - สมุดงานนี้จะมีข้อมูลสำหรับรายการแบบหล่นลง
3. บันทึกสมุดงานที่สองที่มีชื่อ หล่นลง list.xlsx - สมุดงานนี้จะมีรายการแบบหล่นลง
4. ปล่อยทั้งสองสมุดงานไว้หลังการบันทึก

การป้อนข้อมูลบทแนะนำ

1. ป้อนข้อมูลด้านล่างลงในเซลล์ A1 ถึง A4 ของไฟล์ ข้อมูล source.xlsx สมุดงานที่เห็นในภาพด้านบน

2. A1 - ขนมปังขิง A2 - มะนาว A3 - ลูกเกดลูกเกด A4 - ชิปช็อกโกแลต

3. บันทึกสมุดงานและปล่อยให้มันเปิดอยู่
4. ป้อนข้อมูลด้านล่างลงในเซลล์ B1 ของ หล่นลง list.xlsx สมุดงาน

5. B1 - ประเภทคุกกี้:

6. บันทึกสมุดงานและปล่อยให้มันเปิดอยู่
7. รายการแบบหล่นลงจะถูกเพิ่มลงในเซลล์ C1 ของสมุดงานนี้

02 จาก 06

การสร้างช่วงที่ตั้งชื่อสองช่วง

การสร้างช่วงที่ตั้งชื่อสองช่วง

ช่วงที่ตั้งชื่อช่วยให้คุณอ้างถึงช่วงของเซลล์ที่เฉพาะเจาะจงในสมุดงาน Excel

ช่วงที่ตั้งชื่อมีการใช้งานจำนวนมากใน Excel รวมทั้งการใช้สูตรเหล่านี้ในสูตรและเมื่อสร้างแผนภูมิ

ในทุกกรณีช่วงที่มีชื่อจะใช้แทนช่วงของการอ้างอิงเซลล์ซึ่งระบุตำแหน่งของข้อมูลในแผ่นงาน

เมื่อใช้ในรายการแบบเลื่อนลงที่อยู่ในสมุดงานอื่นต้องใช้ช่วงที่มีชื่อสองชุด

• หนึ่งถูกสร้างขึ้นสำหรับรายการในสมุดงานที่มีข้อมูลอยู่
• สร้างสองในสมุดงานที่มีรายการแบบหล่นลง ช่วงชื่อที่สองนี้เชื่อมโยงกับช่วงที่ตั้งชื่อไว้ในสมุดงานแรก

ขั้นตอนการสอน

ช่วงที่ตั้งชื่อแรก

1. เลือกเซลล์ A1 - A4 จาก ข้อมูล source.xlsx สมุดงานเพื่อเน้นพวกเขา
2. คลิกที่กล่องชื่อที่อยู่เหนือคอลัมน์ A
3. พิมพ์ "คุกกี้" (ไม่มีเครื่องหมายคำพูด) ในช่องชื่อ
4. กด ENTER บนแป้นพิมพ์
5. เซลล์ A1 ถึง A4 ของ ข้อมูล source.xlsx สมุดงานตอนนี้มีชื่อช่วงของ คุ้กกี้
6. บันทึกสมุดงาน

ช่วงที่ตั้งชื่อที่สอง

ช่วงชื่อที่สองนี้ไม่ได้ใช้การอ้างอิงเซลล์จาก หล่นลง list.xlsx สมุดงาน

ค่อนข้างจะเชื่อมโยงไปยัง คุ้กกี้ ชื่อช่วงใน ข้อมูล source.xlsx สมุดงาน

นี่เป็นสิ่งที่จำเป็นเนื่องจาก Excel จะไม่ยอมรับการอ้างอิงเซลล์จากสมุดงานที่แตกต่างกันสำหรับช่วงที่มีชื่อ อย่างไรก็ตามจะยกเว้นชื่อช่วง

การสร้างช่วงที่มีชื่อจึงไม่ได้ใช้ กล่องชื่อ แต่โดยใช้ ผู้จัดการชื่อ ตัวเลือกตั้งอยู่ที่ สูตร แถบริบบิ้น

1. คลิกที่เซลล์ C1 ในช่องทำเครื่องหมาย หล่นลง list.xlsx สมุดงาน
2. คลิกที่ สูตร> ผู้จัดการชื่อ บนริบบิ้นเพื่อเปิด ผู้จัดการชื่อ กล่องโต้ตอบ
3. คลิกที่ ใหม่ เพื่อเปิด ชื่อใหม่ กล่องโต้ตอบ
4. ในประเภทสายชื่อ: ข้อมูล
5. ในประเภทเส้นตรง: = 'ข้อมูล source.xlsx'! คุกกี้
6. คลิกตกลงเพื่อเสร็จสิ้นช่วงที่ตั้งชื่อและกลับไปที่กล่องโต้ตอบตัวจัดการชื่อ
7. คลิกปิดเพื่อปิดกล่องโต้ตอบตัวจัดการชื่อ
8. บันทึกสมุดงาน

03 จาก 06

เปิดกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

เปิดกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ตัวเลือกการตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดใน Excel รวมทั้งรายการแบบหล่นลงจะถูกตั้งค่าโดยใช้กล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

นอกเหนือจากการเพิ่มรายการแบบเลื่อนลงในแผ่นงานการตรวจสอบข้อมูลใน Excel สามารถใช้เพื่อควบคุมหรือ จำกัด ประเภทของข้อมูลที่สามารถป้อนลงในเซลล์เฉพาะในแผ่นงาน

ขั้นตอนการสอน

1. คลิกที่เซลล์ C1 ของ หล่นลง list.xlsx สมุดงานเพื่อให้เซลล์ที่ใช้งานอยู่ - นี่คือที่ที่รายการแบบหล่นลงจะอยู่
2. คลิกที่ ข้อมูล แท็บของเมนูริบบัวเหนือแผ่นงาน
3. คลิกที่ การตรวจสอบข้อมูล ไอคอนบนริบบิ้นเพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
4. คลิกที่ การตรวจสอบข้อมูล ในเมนูเพื่อเปดกรอบโตตอบการตรวจสอบขอมูล
5. ปล่อยให้กล่องโต้ตอบเปิดขึ้นสำหรับขั้นตอนต่อไปในบทแนะนำ

04 จาก 06

ใช้รายการสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

การเลือกรายการสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ดังที่ได้กล่าวมาแล้วมีตัวเลือกสำหรับการตรวจสอบข้อมูลใน Excel นอกเหนือจากรายการแบบหล่นลง

ในขั้นตอนนี้เราจะเลือก รายการ เป็นชนิดของการตรวจสอบข้อมูลที่จะใช้สำหรับเซลล์ D1 ของแผ่นงาน

ขั้นตอนการสอน

1. คลิกที่ การตั้งค่า ในไดอะลอกบ็อกซ์
2. คลิกที่ลูกศรลงที่ส่วนท้ายของ อนุญาต เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
3. คลิกที่ รายการ เพื่อเลือกรายการแบบหล่นลงสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในเซลล์ C1 และเพื่อเปิดใช้งาน แหล่ง บรรทัดในกล่องโต้ตอบ

การป้อนแหล่งข้อมูลและการดำเนินการรายการแบบเลื่อนลง

เนื่องจากแหล่งข้อมูลสำหรับรายการแบบเลื่อนลงอยู่ในสมุดงานอื่นช่วงที่มีชื่อที่สองซึ่งสร้างขึ้นก่อนหน้านี้จะถูกป้อนลงใน แหล่ง บรรทัดในกล่องโต้ตอบ

ขั้นตอนการสอน

1. คลิกที่ แหล่ง เส้น
2. พิมพ์ "= ข้อมูล" (ไม่มีเครื่องหมายคำพูด) ในบรรทัดแหล่งที่มา
3. คลิก ตกลง เพื่อทำรายการแบบหล่นลงและปิด การตรวจสอบข้อมูล กล่องโต้ตอบ
4. ที่มีขนาดเล็ก ลูกศรชี้ลง ไอคอนที่อยู่ทางด้านขวาของเซลล์ C1
5. การคลิกที่ลูกศรลงควรเปิดรายการแบบเลื่อนลงที่มีชื่อคุกกี้สี่ชื่อที่ป้อนลงในเซลล์ A1 ถึง A4 ของไฟล์ ข้อมูล source.xlsx สมุดงาน
6. คลิกที่ชื่อใดชื่อหนึ่งควรใส่ชื่อนั้นลงในเซลล์ C1

05 จาก 06

การเปลี่ยนรายการแบบเลื่อนลง

การเปลี่ยนรายการ

เพื่อให้รายการแบบเลื่อนลงถึงวันที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของเราอาจจำเป็นต้องเปลี่ยนตัวเลือกในรายการเป็นระยะ ๆ

เนื่องจากเราใช้ a ช่วงที่มีชื่อ เป็นแหล่งสำหรับรายการของเราแทนที่จะเป็นชื่อรายการที่เกิดขึ้นจริงการเปลี่ยนชื่อคุกกี้ในช่วงที่ตั้งชื่ออยู่ในเซลล์ A1 ถึง A4 ของ ข้อมูล source.xlsx สมุดงานทันทีเปลี่ยนชื่อในรายการแบบหล่นลง

หากข้อมูลถูกป้อนลงในกล่องโต้ตอบโดยตรงการเปลี่ยนแปลงรายการจะเกี่ยวข้องกับการกลับเข้าไปในกล่องโต้ตอบและแก้ไขบรรทัดต้นฉบับ

ในขั้นตอนนี้เราจะเปลี่ยนไป มะนาว ไปยัง ขนมชนิดร่วน ในรายการแบบหล่นลงโดยการเปลี่ยนข้อมูลในเซลล์ A2 ของช่วงที่ตั้งชื่อไว้ใน ข้อมูล source.xlsx สมุดงาน

ขั้นตอนการสอน

1. คลิกที่เซลล์ A2 ใน ข้อมูล source.xlsx สมุดงาน (Lemon) เพื่อทำให้เซลล์ที่ใช้งานอยู่
2. ชนิด ขนมชนิดร่วน ลงในเซลล์ A2 และกดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์
3. คลิกที่ลูกศรลงสำหรับรายการแบบเลื่อนลงในเซลล์ C1 ของ หล่นลง list.xlsx สมุดงานเพื่อเปิดรายการ
4. ตอนที่ 2 ในรายการควรอ่าน ขนมชนิดร่วน แทน มะนาว

06 จาก 06

ตัวเลือกสำหรับการป้องกันรายการแบบหล่นลง

ตัวเลือกสำหรับการป้องกันรายการแบบหล่นลง

เนื่องจากข้อมูลของเราอยู่ในแผ่นงานอื่นจากตัวเลือกแบบเลื่อนลงสำหรับปกป้องข้อมูลในรายการประกอบด้วย:

• ป้องกันแผ่นงานซึ่งเกี่ยวข้องกับการล็อคเซลล์ A1 ถึง A4 ในแผ่นงาน 2
• ต้องการรหัสผ่านเพื่อปรับเปลี่ยนสมุดงาน
• มีสมุดงานเปิดเป็น อ่านเท่านั้น