ลบแถวที่ซ้ำกันของข้อมูลใน Excel

01 จาก 02

ลบระเบียนข้อมูลที่ซ้ำกันใน Excel

โปรแกรมสเปรดชีตเช่น Excel มักถูกใช้เป็นฐานข้อมูลสำหรับสิ่งต่างๆเช่นสินค้าคงเหลือบางชิ้นบันทึกการขายและรายชื่อผู้รับจดหมาย

ฐานข้อมูลใน Excel ประกอบด้วยตารางข้อมูลที่จัดเป็นแถวข้อมูลที่เรียกว่าข้อมูล

ในข้อมูลบันทึกข้อมูลในแต่ละเซลล์หรือข้อมูลในแถวมีความสัมพันธ์กันเช่นชื่อ บริษัท ที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของ บริษัท

ปัญหาทั่วไปที่เกิดขึ้นเนื่องจากฐานข้อมูลเติบโตขึ้นคือขนาดของระเบียนหรือแถวข้อมูลที่ซ้ำกัน

การทำซ้ำนี้อาจเกิดขึ้นได้หาก:

• ระเบียนทั้งหมดจะถูกป้อนลงในฐานข้อมูลมากกว่าหนึ่งครั้งส่งผลให้เกิดระเบียนสองชิ้นขึ้นไป
• ระเบียนหลายรายการมีฟิลด์อย่างน้อยหนึ่งฟิลด์เช่นชื่อและที่อยู่ที่มีข้อมูลเดียวกัน

ไม่ว่าจะเป็นวิธีใดระเบียนที่ซ้ำกันอาจเป็นสาเหตุให้เกิดปัญหามากมายเช่นส่งสำเนาเอกสารจำนวนมากไปยังบุคคลคนเดียวกันเมื่อมีการใช้ข้อมูลฐานข้อมูลในจดหมายเวียนดังนั้นควรสแกนหาและลบระเบียนที่ซ้ำกันเป็นประจำตามปกติ รากฐาน

และในขณะที่ง่ายต่อการเลือกระเบียนที่ซ้ำกันในตัวอย่างขนาดเล็กเช่นเดียวกับภาพด้านบนตารางข้อมูลอาจประกอบด้วยหลายร้อยหากไม่นับพันรายการทำให้ยากที่จะเลือกระเบียนที่ซ้ำกันโดยเฉพาะอย่างยิ่งบางส่วนที่ตรงกับระเบียน

เพื่อให้งานนี้ง่ายขึ้น Excel ได้สร้างเครื่องมือข้อมูลที่เรียกว่าไม่แปลกใจ ลบรายการที่ซ้ำกันซึ่งสามารถใช้ค้นหาและลบระเบียนที่เหมือนกันและบางส่วนได้

อย่างไรก็ตามวิธีการ ลบรายการที่ซ้ำกัน ถูกออกแบบมาเหมือนกันและบางส่วนที่ตรงกันระเบียนต้องจัดการกับแยก

นี่เป็นเพราะ ลบรายการที่ซ้ำกัน จะแสดงชื่อฟิลด์สำหรับตารางข้อมูลที่เลือกและคุณจะเลือกฟิลด์ที่จะรวมไว้ในการค้นหาระเบียนที่ตรงกัน:

• สำหรับระเบียนเดียวกันให้ค้นหาฟิลด์ทั้งหมด - ปล่อยให้เครื่องหมายถูกติดกับชื่อคอลัมน์หรือฟิลด์ทั้งหมด
• สำหรับการจับคู่ระเบียนบางส่วน - ปล่อยให้เครื่องหมายถูกต้องอยู่ติดกับเฉพาะช่องที่จะจับคู่เท่านั้น

ชื่อฟิลด์กับอักษรคอลัมน์

ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว ลบรายการที่ซ้ำกัน ประกอบด้วยกล่องโต้ตอบที่คุณเลือกฟิลด์ที่ต้องการจับคู่เพื่อค้นหาโดยเลือกจากฟิลด์หรือชื่อคอลัมน์ที่ต้องการ

ข้อมูลที่กล่องโต้ตอบจะแสดง - ชื่อฟิลด์หรือตัวอักษรของคอลัมน์ขึ้นอยู่กับว่าข้อมูลของคุณมีแถวหัวเรื่องหรือไม่ ส่วนหัว - ที่ด้านบนของตารางข้อมูลดังที่แสดงในภาพด้านบน

ถ้าใช่ - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลือกทางด้านขวามือของกล่องโต้ตอบ - ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว - ถูกเลือกไว้แล้วและ Excel จะแสดงชื่อในแถวนี้เป็นชื่อฟิลด์ในกล่องโต้ตอบ

หากข้อมูลของคุณไม่มีแถวส่วนหัวกล่องโต้ตอบจะแสดงตัวอักษรคอลัมน์ที่เหมาะสมในกล่องโต้ตอบสำหรับช่วงข้อมูลที่เลือก

ช่วงข้อมูลที่ต่อเนื่อง

สำหรับ ลบรายการที่ซ้ำกัน เครื่องมือทำงานได้อย่างถูกต้องตารางข้อมูลต้องอยู่ในช่วงข้อมูลที่ต่อเนื่องนั่นคือต้องไม่มีแถวหรือคอลัมน์ที่ว่างเปล่าและถ้าเป็นไปได้ไม่มีเซลล์ว่างอยู่ภายในตาราง

การไม่มีช่องว่างภายในตารางข้อมูลถือเป็นวิธีปฏิบัติที่ดีเมื่อพูดถึงการจัดการข้อมูลโดยทั่วไปไม่ใช่เฉพาะเมื่อค้นหาข้อมูลที่ซ้ำกัน เครื่องมือข้อมูลอื่น ๆ ของ Excel - เช่นการเรียงลำดับและการกรอง - ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อตารางข้อมูลเป็นช่วงข้อมูลที่ต่อเนื่องกัน

ลบตัวอย่างข้อมูลที่ซ้ำกันตัวอย่าง

ในภาพด้านบนตารางข้อมูลมีสองระเบียนที่เหมือนกันสำหรับ A. Thompson และสองระเบียนที่ตรงกับบางส่วน R. Holt - ที่ทุกช่องตรงกับหมายเลขนักเรียน

ขั้นตอนด้านล่างนี้แสดงรายละเอียดวิธีใช้ ลบรายการที่ซ้ำกัน เครื่องมือข้อมูลเพื่อ:

1. นำระเบียนที่สองของสองระเบียนที่เหมือนกันออก A. Thompson .
2. ลบระเบียนที่ตรงกับบางส่วนเป็นส่วนที่สอง R. Holt .

การเปิดไดอะล็อกบ็อกซ์ Remove Duplicates

1. คลิกที่เซลล์ใด ๆ ที่มีข้อมูลในฐานข้อมูลตัวอย่าง
2. คลิก ข้อมูล บนริบบิ้น
3. คลิกที่ ลบรายการที่ซ้ำกัน เพื่อไฮไลต์ข้อมูลทั้งหมดในตารางข้อมูลและเพื่อเปิด ลบรายการที่ซ้ำกัน กล่องโต้ตอบ
4. ลบรายการที่ซ้ำกัน จะแสดงส่วนหัวของคอลัมน์หรือชื่อฟิลด์ทั้งหมดจากตัวอย่างข้อมูลของเรา
5. เครื่องหมายถูกข้างชื่อฟิลด์ระบุว่าคอลัมน์ใดที่ Excel จะพยายามจับคู่ในการค้นหาระเบียนที่ซ้ำกัน
6. เมื่อกล่องโต้ตอบเปิดชื่อฟิลด์ทั้งหมดจะถูกเลือกไว้

การค้นหาระเบียนที่เหมือนกัน

1. เนื่องจากเรากำลังค้นหาระเบียนที่เหมือนกันอย่างสมบูรณ์ในตัวอย่างนี้เราจึงจะเลือกส่วนหัวคอลัมน์ทั้งหมดไว้
2. คลิก ตกลง

ในตอนนี้ควรจะเห็นผลลัพธ์ต่อไปนี้:

• กล่องโต้ตอบควรปิดและแทนที่โดยข้อความว่า: พบและลบค่าซ้ำกัน 1 รายการ ยังคงมี 7 ค่าที่ไม่ซ้ำกัน
• แถวที่มีสำเนา A. Thompson บันทึกจะถูกลบออกจากฐานข้อมูล
• แม้ว่าจะมีบันทึกการจับคู่บางส่วนอยู่ก็ตาม R. Hol t เพราะไม่ได้เป็นฟิลด์ทั้งหมดที่ตรงกัน - หมายเลขนักเรียนของระเบียนทั้งสองต่างกัน - Excel พิจารณาว่าเป็นข้อมูลที่ไม่ซ้ำกัน

02 จาก 02

ค้นหาและลบระเบียนที่ตรงกันบางส่วนโดยใช้การลบรายการที่ซ้ำกัน

กำลังตรวจสอบทีละช่อง

เนื่องจาก Excel จะลบระเบียนข้อมูลที่ตรงกับเขตข้อมูลที่เลือกเท่านั้นวิธีที่ดีที่สุดในการค้นหาระเบียนข้อมูลที่ตรงกันทั้งหมดบางส่วนคือการลบเครื่องหมายถูกสำหรับฟิลด์เดียวในแต่ละช่วงเวลาตามที่ทำในขั้นตอนด้านล่าง

การค้นหาระเบียนที่ตรงกับข้อมูลในฟิลด์ทั้งหมดยกเว้นชื่ออายุหรือโปรแกรมจะลบชุดค่าผสมที่เป็นไปได้ทั้งหมดสำหรับการจับคู่ระเบียนบางส่วน

การค้นหาบันทึกการจับคู่บางส่วน

1. คลิกที่เซลล์ใด ๆ ที่มีข้อมูลในตารางข้อมูลถ้าจำเป็น
2. คลิก ข้อมูล บนริบบิ้น
3. คลิกที่ ลบรายการที่ซ้ำกัน เพื่อไฮไลต์ข้อมูลทั้งหมดในตารางข้อมูลและเพื่อเปิด ลบรายการที่ซ้ำกัน กล่องโต้ตอบ
4. เลือกชื่อฟิลด์หรือส่วนหัวของคอลัมน์สำหรับตารางข้อมูลแล้ว
5. หากต้องการค้นหาและลบระเบียนที่ไม่มีการจับคู่ในทุกฟิลด์ให้ลบเครื่องหมายถูกออกจากชื่อฟิลด์ที่ Excel ไม่สนใจ
6. ตัวอย่างเช่นคลิกที่ช่องทำเครื่องหมายข้าง รหัสนักศึกษา คอลัมน์เพื่อลบเครื่องหมายถูก
7. Excel จะค้นหาและลบระเบียนที่มีข้อมูลตรงกันใน นามสกุล , แรกเริ่ม , และ โครงการ สาขา
8. คลิก ตกลง
9. กล่องโต้ตอบควรปิดและแทนที่โดยข้อความว่า: พบและลบค่าซ้ำกัน 1 รายการ ยังคงมีอยู่ 6 ค่า
10. แถวที่มีระเบียนที่สองสำหรับ R. Holt มีรหัสนักศึกษาของ ST348-252 จะถูกนำออกจากฐานข้อมูล
11. คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องข้อความ

ณ จุดนี้ตารางข้อมูลตัวอย่างควรเป็นข้อมูลที่ซ้ำกันทั้งหมด