Excel เป็นโปรแกรมสเปรดชีตอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้สำหรับจัดเก็บจัดระเบียบและจัดการข้อมูล ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในเซลล์แต่ละเซลล์ที่จัดอยู่ในชุดของคอลัมน์และแถวในแผ่นงาน คอลเลกชันของคอลัมน์และแถวนี้เรียกว่าตาราง
โปรแกรมสเปรดชีตสามารถทำการคำนวณข้อมูลโดยใช้สูตรได้เช่นกัน เพื่อช่วยให้สามารถค้นหาและอ่านข้อมูลในแผ่นงานได้ง่ายขึ้น Excel มีคุณลักษณะการจัดรูปแบบจำนวนหนึ่งที่สามารถใช้กับแต่ละเซลล์แถวคอลัมน์และตารางข้อมูลทั้งหมดได้
เนื่องจากเวิร์กชีทแต่ละแผ่นใน Excel รุ่นล่าสุดมีจำนวนเซลล์นับพันล้านเซลล์ต่อแผ่นแต่ละเซลล์มีที่อยู่ที่เรียกว่าการอ้างอิงเซลล์เพื่อให้สามารถอ้างอิงได้ในสูตรแผนภูมิและคุณสมบัติอื่น ๆ ของโปรแกรม
หัวข้อที่รวมอยู่ในบทแนะนำนี้ ได้แก่
- การป้อนข้อมูลลงในตาราง
- การเพิกถอนคอลัมน์แผ่นงานแต่ละชุด
- เพิ่มวันที่ปัจจุบันและช่วงที่มีชื่อลงในแผ่นงาน
- การเพิ่มสูตรการหักเงิน
- การเพิ่มสูตรเงินเดือนสุทธิ
- คัดลอกสูตรด้วย Fill Handle
- การเพิ่มการจัดรูปแบบตัวเลขลงในข้อมูล
- การเพิ่มการจัดรูปแบบเซลล์
การป้อนข้อมูลลงในแผ่นงานของคุณ
การป้อนข้อมูลลงในเซลล์เป็นกระบวนการสามขั้นตอนเสมอ ขั้นตอนเหล่านี้มีดังนี้:
- คลิกที่ เซลล์ ที่คุณต้องการข้อมูลไป
- พิมพ์ข้อมูลลงในเซลล์
- กด เข้าสู่ บนแป้นพิมพ์หรือคลิกที่เซลล์อื่นด้วยเมาส์
ตามที่กล่าวไว้เซลล์แต่ละแผ่นจะถูกระบุโดยที่อยู่หรือการอ้างอิงเซลล์ซึ่งประกอบด้วยตัวอักษรคอลัมน์และจำนวนแถวที่ตัดกันที่ตำแหน่งของเซลล์ เมื่อเขียนข้อมูลอ้างอิงของเซลล์ตัวอักษรของคอลัมน์จะถูกเขียนขึ้นก่อนตามด้วยหมายเลขแถวตัวอย่างเช่น A5, C3, หรือ D9.
เมื่อป้อนข้อมูลสำหรับบทแนะนำนี้คุณจำเป็นต้องป้อนข้อมูลลงในเซลล์แผ่นงานที่ถูกต้อง สูตรที่ป้อนในขั้นตอนถัดไปให้ใช้การอ้างอิงเซลล์ของข้อมูลที่ป้อนตอนนี้
ในการทำตามบทแนะนำนี้ให้ใช้การอ้างอิงเซลล์ของข้อมูลที่เห็นในภาพด้านบนเพื่อป้อนข้อมูลทั้งหมดลงในแผ่นงาน Excel เปล่า
อ่านต่อด้านล่าง
02 จาก 08คอลัมน์ที่กว้างขึ้นใน Excel
โดยค่าเริ่มต้นความกว้างของเซลล์จะอนุญาตให้มีการป้อนข้อมูลใด ๆ เพียงแปดตัวที่จะแสดงก่อนที่จะมีการรั่วไหลของข้อมูลลงในเซลล์ถัดไปทางด้านขวา หากเซลล์หรือเซลล์ทางด้านขวาว่างเปล่าข้อมูลที่ป้อนจะถูกแสดงในแผ่นงานตามที่เห็นในชื่อแผ่นงาน การคำนวณหักสำหรับพนักงาน เข้าไปใน เซลล์ A1.
ถ้าเซลล์ทางด้านขวามีข้อมูลอย่างไรเนื้อหาของเซลล์แรกจะถูกตัดทอนให้เป็นอักขระแปดตัวแรก เซลล์ข้อมูลจำนวนมากที่ป้อนในขั้นตอนก่อนหน้าเช่นป้ายกำกับ อัตราการลดหย่อน: เข้าไปใน เซลล์ B3 และ ทอมป์สัน A . เข้าไปใน เซลล์ A8 ถูกตัดทอนเนื่องจากเซลล์ด้านขวามีข้อมูล
เพื่อแก้ไขปัญหานี้เพื่อให้สามารถมองเห็นข้อมูลได้อย่างสมบูรณ์คอลัมน์ที่มีข้อมูลดังกล่าวต้องกว้างขึ้น เช่นเดียวกับโปรแกรม Microsoft ทั้งหมดมีหลายวิธีในการขยับขยายคอลัมน์ ขั้นตอนด้านล่างแสดงวิธีขยายคอลัมน์โดยใช้เมาส์
การขยายคอลัมน์แผ่นงานส่วนบุคคล
- วางตัวชี้เมาส์ไว้ที่เส้นตรงระหว่าง คอลัมน์ A และ B ในส่วนหัวของคอลัมน์
- ตัวชี้จะเปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว
- คลิกค้างไว้ ลงปุ่มซ้ายของเมาส์และลากลูกศรหัวคู่ไปทางขวาเพื่อขยาย คอลัมน์ A จนกว่ารายการทั้งหมด Thompson A. จะมองเห็นได้
- ขยายคอลัมน์อื่น ๆ เพื่อแสดงข้อมูลตามต้องการ
ความกว้างของคอลัมน์และชื่อเรื่องของเวิร์กชีต
เนื่องจากชื่อเวิร์กชีตยาวมากเมื่อเทียบกับป้ายกำกับอื่น ๆ ใน คอลัมน์ Aถ้าคอลัมน์นั้นกว้างขึ้นเพื่อแสดงชื่อทั้งหมดใน เซลล์ A1เวิร์กชีทจะไม่เพียง แต่ดูแปลก แต่มันจะทำให้ยากที่จะใช้แผ่นงานเพราะช่องว่างระหว่างป้ายชื่อด้านซ้ายและคอลัมน์อื่น ๆ ของข้อมูล
เนื่องจากไม่มีรายการอื่น ๆ มา แถวที่ 1มันไม่ถูกต้องเพียงแค่ปล่อยให้ชื่อตาม - spilling ไปในเซลล์ทางด้านขวา หรืออีกทางเลือกหนึ่งคือ Excel มีคุณลักษณะที่เรียกว่าผสานและศูนย์ซึ่งจะใช้ในขั้นตอนต่อมาเพื่อทำให้ชื่อเรื่องเหนือตารางข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
อ่านต่อด้านล่าง
03 จาก 08การเพิ่มวันที่และช่วงที่ตั้งชื่อ
การเพิ่มวันที่ลงในสเปรดชีตเป็นเรื่องปกติซึ่งเป็นเรื่องปกติที่มักจะระบุเมื่อแผ่นงานได้รับการอัปเดตครั้งล่าสุด Excel มีจำนวน วันที่ ที่ทำให้ง่ายต่อการป้อนวันที่ลงในแผ่นงาน ฟังก์ชันเป็นเพียงสูตรเฉพาะใน Excel เพื่อให้งานที่ทำกันทั่วไปทำได้ง่ายขึ้นเช่นเพิ่มวันที่ลงในแผ่นงาน
วันนี้ ใช้งานง่ายเพราะไม่มีอาร์กิวเมนต์ซึ่งเป็นข้อมูลที่จำเป็นต้องจัดหาให้กับฟังก์ชันเพื่อให้สามารถทำงานได้ วันนี้ ยังเป็นหนึ่งในฟังก์ชันระเหยของ Excel ซึ่งหมายความว่าจะอัปเดตตัวเองทุกครั้งที่คำนวณใหม่ซึ่งโดยปกติแล้วจะมีการเปิดแผ่นงาน
การเพิ่มวันที่ด้วยฟังก์ชัน TODAY
ขั้นตอนด้านล่างจะเพิ่ม วันนี้ ฟังก์ชั่น เซลล์ C2 ของแผ่นงาน
- คลิกที่ เซลล์ C2 เพื่อให้เซลล์ที่ใช้งานอยู่
- คลิกที่ สูตร ของแท็บ ริบบิ้น.
- คลิกที่ วันเวลา ใน ริบบิ้น เพื่อเปิดรายการฟังก์ชันวันที่
- คลิกที่ ในวันนี้ ฟังก์ชั่นเพื่อนำมาขึ้น สูตรสร้าง.
- คลิก เสร็จสิ้น ในกล่องเพื่อเข้าสู่ฟังก์ชันและกลับไปที่แผ่นงาน
- ควรเพิ่มวันที่ปัจจุบันไว้ที่ เซลล์ C2
เห็นสัญลักษณ์ ###### แทนวันที่
หากมีสัญลักษณ์เครื่องหมายแฮชแท็กปรากฏอยู่ เซลล์ C2 แทนวันที่หลังจากเพิ่ม วันนี้ ทำงานกับเซลล์นั้นเป็นเพราะเซลล์ไม่กว้างพอที่จะแสดงข้อมูลที่จัดรูปแบบ
ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ตัวเลขที่ไม่ได้จัดรูปแบบหรือข้อมูลข้อความหกไปยังเซลล์ว่างทางด้านขวาหากกว้างเกินไปสำหรับเซลล์ ข้อมูลที่ได้รับการจัดรูปแบบเป็นตัวเลขเฉพาะเช่นสกุลเงินวันที่หรือเวลาแล้วแต่ไม่ได้รั่วไหลไปยังเซลล์ถัดไปหากเซลล์เหล่านี้กว้างกว่าเซลล์ที่อยู่ แต่จะแสดง ###### ความผิดพลาด
เพื่อแก้ปัญหาให้กว้างขึ้น คอลัมน์ C โดยใช้วิธีการที่อธิบายไว้ในขั้นตอนก่อนหน้าของการกวดวิชา
การเพิ่มช่วงที่ตั้งชื่อ
ช่วงที่มีชื่อ ถูกสร้างขึ้นเมื่อมีเซลล์หนึ่งชื่อขึ้นไปเพื่อให้สามารถระบุช่วงได้ง่ายขึ้น ช่วงที่ตั้งชื่อสามารถใช้เป็นตัวอ้างอิงสำหรับการอ้างอิงเซลล์เมื่อใช้ในฟังก์ชันฟอร์แมตและแผนภูมิ วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างช่วงที่ตั้งชื่อคือการใช้ กล่องชื่อ ที่มุมซ้ายบนของแผ่นงานเหนือหมายเลขแถว
ในบทแนะนำนี้ชื่อ อัตรา จะได้รับ เซลล์ C6 เพื่อระบุอัตราการลดหย่อนสำหรับเงินเดือนพนักงาน ช่วงที่มีชื่อจะใช้ใน หักสูตร ที่จะถูกเพิ่มเข้าไป เซลล์ C6 ไปยัง C9 ของแผ่นงาน
- เลือก เซลล์ C6 ในแผ่นงาน
- ชนิด อัตรา ใน กล่องชื่อ และกดปุ่ม เข้าสู่ บนแป้นพิมพ์
- เซลล์ C6 ตอนนี้มีชื่อว่า อัตรา
ชื่อนี้จะใช้เพื่อลดความยุ่งยากในการสร้าง สูตรหักล้าง ในขั้นตอนต่อไปของบทแนะนำ
04 จาก 08การป้อนสูตรการหักเงินของพนักงาน
สูตร Excel ช่วยให้คุณสามารถคำนวณข้อมูลจำนวนที่ป้อนลงในแผ่นงานได้ สูตร Excel สามารถใช้สำหรับการกระทืบจำนวนพื้นฐานเช่นการบวกหรือการลบรวมถึงการคำนวณที่ซับซ้อนมากขึ้นเช่นการหาค่าเฉลี่ยของนักเรียนเกี่ยวกับผลการทดสอบและการคำนวณการชำระเงินจำนอง
- สูตรใน Excel มักจะขึ้นต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ ( = ).
- เครื่องหมายเท่ากับจะถูกพิมพ์ลงในเซลล์ทุกครั้งที่คุณต้องการให้คำตอบปรากฏ
- สูตรเสร็จสมบูรณ์โดยการกดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์
ใช้การอ้างอิงเซลล์ในสูตร
วิธีการทั่วไปในการสร้างสูตรใน Excel ประกอบด้วยการป้อนข้อมูลสูตรลงในเซลล์แผ่นงานและจากนั้นใช้การอ้างอิงเซลล์สำหรับข้อมูลในสูตรแทนที่จะเป็นข้อมูลเอง
ประโยชน์หลักของวิธีนี้ก็คือถ้าในภายหลังมีความจำเป็นที่จะต้องเปลี่ยนข้อมูลก็เป็นเรื่องง่ายๆในการแทนที่ข้อมูลในเซลล์แทนที่จะเขียนสูตรใหม่ ผลลัพธ์ของสูตรจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง
ใช้ช่วงที่ตั้งชื่อในสูตร
ทางเลือกในการอ้างอิงเซลล์คือการใช้ช่วงที่ตั้งชื่อเช่นช่วงที่ตั้งชื่อ อัตรา สร้างขึ้นในขั้นตอนก่อนหน้า
ในสูตรช่วงชื่อจะทำหน้าที่เหมือนกับการอ้างอิงเซลล์ แต่โดยปกติจะใช้สำหรับค่าที่ใช้หลายครั้งในสูตรต่างๆเช่นอัตราการหักเงินบำนาญหรือประโยชน์ต่อสุขภาพอัตราภาษีหรือทางวิทยาศาสตร์ ค่าคงที่ - ในขณะที่การอ้างอิงเซลล์มีความเป็นไปได้มากขึ้นในสูตรที่อ้างถึงเฉพาะข้อมูลเพียงครั้งเดียว
การป้อนสูตรการหักเงินของพนักงาน
สูตรแรกที่สร้างขึ้นมา เซลล์ C6 จะคูณ เงินเดือนขั้นต้น ของพนักงานบีสมิ ธ โดยอัตราการหักเงินมา เซลล์ C3.
สูตรสำเร็จรูปค่ะ เซลล์ C6 จะ:
= B6 * อัตรา
ใช้ชี้ไปที่ป้อนสูตร แม้ว่าจะเป็นไปได้ที่จะพิมพ์สูตรข้างต้นลงในเซลล์ C6 และมีคำตอบที่ถูกต้องปรากฏขึ้น แต่ควรใช้การชี้ไปที่เพิ่มการอ้างอิงเซลล์ลงในสูตรเพื่อลดความเป็นไปได้ที่จะเกิดข้อผิดพลาดขึ้นโดยการพิมพ์ข้อมูลอ้างอิงเซลล์ที่ไม่ถูกต้อง การชี้หมายถึงการคลิกที่เซลล์ที่มีข้อมูลด้วยตัวชี้เมาส์เพื่อเพิ่มการอ้างอิงเซลล์หรือช่วงที่ตั้งชื่อลงในสูตร อ่านต่อด้านล่าง สูตรนี้ถูกสร้างขึ้นมา เซลล์ D6 และคำนวณเงินเดือนสุทธิของพนักงานด้วยการลบจำนวนเงินหักที่คำนวณจากสูตรแรกจาก เงินเดือนขั้นต้น. สูตรสำเร็จรูปค่ะ เซลล์ D6 จะ: = B6 - C6
การอ้างอิงเซลล์และการคัดลอกสูตรสัมพัทธ์ จนถึงตอนนี้ หัก และ เงินเดือนสุทธิ สูตรได้ถูกเพิ่มลงในเซลล์เดียวในเวิร์กชีท -C6 และ D6 ตามลำดับ เป็นผลให้แผ่นงานในปัจจุบันมีเพียงหนึ่งพนักงาน - B. Smith. แทนที่จะผ่านงานที่ต้องใช้เวลาในการสร้างสูตรสำหรับพนักงานคนอื่น ๆ Excel อนุญาตให้ในบางกรณีสูตรที่จะคัดลอกไปยังเซลล์อื่น ๆ สถานการณ์เหล่านี้ส่วนใหญ่มักเกี่ยวข้องกับการใช้การอ้างอิงเซลล์ที่เฉพาะเจาะจงซึ่งเรียกว่าการอ้างอิงเซลล์สัมพัทธ์ในสูตร การอ้างอิงเซลล์ที่ได้รับการป้อนลงในสูตรในขั้นตอนก่อนหน้านี้มีการอ้างถึงเซลล์สัมพัทธ์และเป็นประเภทดีฟอลต์ของการอ้างอิงเซลล์ใน Excel เพื่อให้สูตรการคัดลอกเป็นไปได้อย่างง่ายที่สุด ขั้นตอนต่อไปในบทแนะนำจะใช้ Fill Handle เพื่อคัดลอกสูตรทั้งสองสูตรลงในแถวด้านล่างเพื่อให้ตารางข้อมูลสมบูรณ์สำหรับพนักงานทุกคน เติมที่จับ เป็นจุดสีดำขนาดเล็กหรือสี่เหลี่ยมจัตุรัสที่มุมขวาล่างของเซลล์ที่ใช้งานอยู่ ที่จับเติมมีจำนวนของการใช้รวมถึงการคัดลอกเนื้อหาของเซลล์ไปยังเซลล์ที่อยู่ติดกัน เติมเซลล์ด้วยชุดตัวเลขหรือป้ายข้อความและคัดลอกสูตร ในขั้นตอนนี้ของการกวดวิชา เติมที่จับ จะใช้เพื่อคัดลอกทั้ง การหัก และ เงินเดือนสุทธิ สูตรจาก เซลล์ C6 และ D6 ลงไป เซลล์ C9 และ D9. การคัดลอกสูตรด้วย Fill Handle อ่านต่อด้านล่าง การจัดรูปแบบตัวเลขหมายถึงการเพิ่มสัญลักษณ์สกุลเงินเครื่องหมายทศนิยมเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์และสัญลักษณ์อื่น ๆ ที่ช่วยในการระบุชนิดของข้อมูลที่มีอยู่ในเซลล์และเพื่อให้อ่านได้ง่ายขึ้น การเพิ่มสัญลักษณ์เปอร์เซ็นต์ การเพิ่มสัญลักษณ์สกุลเงิน การจัดรูปแบบเซลล์หมายถึงตัวเลือกการจัดรูปแบบเช่นใช้การจัดรูปแบบเป็นตัวหนากับข้อความหรือตัวเลขการเปลี่ยนการจัดตำแหน่งข้อมูลการเพิ่มเส้นขอบให้กับเซลล์หรือใช้คุณลักษณะการผสานและศูนย์เพื่อเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏของข้อมูลในเซลล์ ในแบบฝึกหัดนี้รูปแบบเซลล์ที่กล่าวมาข้างต้นจะถูกนำมาใช้กับเซลล์เฉพาะในแผ่นงานเพื่อให้ตรงกับแผ่นงานที่เสร็จสมบูรณ์ การเพิ่มรูปแบบตัวหนา การเปลี่ยนการจัดตำแหน่งข้อมูล ขั้นตอนนี้จะเปลี่ยนการจัดตำแหน่งเริ่มต้นของเซลล์หลายเซลล์เพื่อจัดตำแหน่งกึ่งกลาง รวมและศูนย์เซลล์ รวมและศูนย์ ตัวเลือกนี้จะรวมหมายเลขที่เลือกไว้ในเซลล์หนึ่งเซลล์และจัดตำแหน่งการป้อนข้อมูลไว้ในเซลล์ซ้ายสุดในเซลล์ที่ผสานใหม่ ขั้นตอนนี้จะผสานและศูนย์ชื่อแผ่นงาน - การคำนวณหักสำหรับพนักงาน การเพิ่มขอบเขตด้านล่างลงในเซลล์ ขั้นตอนนี้จะเพิ่มเส้นขอบด้านล่างลงในเซลล์ที่มีข้อมูลมา แถวที่ 1, 5 และ 9
การป้อนสูตรเงินเดือนสุทธิ
การคัดลอกสูตรด้วย Fill Handle
ใช้รูปแบบตัวเลขใน Excel
08 ใน 08 ใช้การจัดรูปแบบเซลล์ใน Excel
