เราได้ตรวจสอบว่า SharePoint คืออะไรตอนนี้เรามาดูการใช้งานทั่วไปกันสองแบบ SharePoint เป็นแพลตฟอร์มสำหรับการทำงานร่วมกันกับสมาชิกคนอื่น ๆ ในทีม เหล่านี้มักเป็นทีมขององค์กร แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนั้น แอปพลิเคชันที่ไม่ใช่ธุรกิจสำหรับ SharePoint บางอย่าง ได้แก่ :
- ทีมกีฬาสามารถใช้ปฏิทินเพื่อโพสต์ตารางเกมและห้องสมุดเอกสารเพื่อเก็บวิดีโอเกมได้
- คลับหนังสือสามารถโพสต์ลิงก์ไปยังหนังสือในสัปดาห์หน้าได้ขณะที่กลุ่มเขียนสามารถจัดส่งคำวิจารณ์และความคิดเห็นได้
- กลุ่มอาสาสมัครที่วางแผนโครงการฟื้นฟูสามารถสร้างแผนงานด้วยงานและระยะเวลา
- พื้นที่ใกล้เคียงที่ใช้การขายที่ดินอาจโพสต์ประกาศเกี่ยวกับผู้เข้าร่วมใหม่หรือรายการสินค้าและราคาในไฟล์ Excel ที่ใช้ร่วมกันในไลบรารีเอกสาร
แน่นอนว่าสิ่งที่กล่าวมาทั้งหมดเป็นไปได้กับแอพพลิเคชันและบริการอื่น ๆ แต่ SharePoint ทำให้พวกเขาทั้งหมดเข้าด้วยกันในที่เดียวโดยมีอินเทอร์เฟซเว็บใช้งานได้ใน Windows MacOS และ Linux แอป Android และ iOS มีให้บริการ นอกจากนี้แอป Microsoft Office สามารถดึงไฟล์จาก SharePoint โดยตรงทำให้การดาวน์โหลดและอัปโหลดทำได้ง่ายๆ
ในส่วนต่อไปนี้เราจะสร้างพื้นที่ใหม่ของ SharePoint จากนั้นทำตามขั้นตอนสำหรับฟังก์ชั่นทั่วไปสองอย่าง ได้แก่ การแชร์ไฟล์การสร้างหน้าเว็บที่เรียบง่ายและการเพิ่มวิดเจ็ตการทำงานลงในหน้าเว็บเหล่านั้น
วิธีการสร้างไซต์ SharePoint
คุณจะต้องมีสองสิ่งก่อนที่คุณจะสามารถสร้างเว็บไซต์ของคุณได้:
- ประการแรกคุณต้องเข้าถึงบัญชี Office 365 แต่ไม่ได้เป็นเพียงบัญชีใด ๆ จะต้องเป็นบัญชีธุรกิจเนื่องจาก SharePoint ไม่ได้รวมอยู่ในบัญชีผู้บริโภค
- คุณจะต้องเป็นผู้ดูแลระบบเพื่อสร้างไซต์ด้วยตัวคุณเอง หากยังไม่ได้คุณสามารถขอให้ผู้ดูแลระบบเพื่อนบ้านที่เป็นมิตรของคุณสร้างบัญชีให้คุณได้
การสร้างไซต์ SharePoint เป็นเรื่องง่ายในการทำสิ่งต่อไปนี้:
-
เข้าสู่ระบบ Office 365 ในฐานะผู้ดูแลระบบจากนั้นเลือก SharePoint จากเมนูแอปพลิเคชันที่ด้านบนซ้าย
-
ในเมนูหน้าเลือก + สร้างไซต์ ปุ่ม.
-
เลือก ไซต์ทีม ในไดอะล็อกที่ตามมา (ไซต์การสื่อสาร ส่วนใหญ่เป็นเพียงเพื่อเผยแพร่ประกาศและเนื้อหาอื่น ๆ )
-
เลือกการออกแบบเริ่มต้นสำหรับไซต์ของคุณ ข้อมูลนี้จะเติมเนื้อหาเริ่มต้นใหม่ ๆ บางส่วน - ไม่ต้องกังวลคุณสามารถปรับเปลี่ยนได้ในภายหลัง
-
ระบุรายละเอียดของไซต์รวมถึงชื่อและคำอธิบาย
-
เลือก เสร็จสิ้น เพื่อให้การตั้งค่าเสร็จสมบูรณ์ SharePoint จะทำงานในพื้นหลังเพื่อสร้างไซต์ แต่คุณจะเห็นความคืบหน้าตลอด
ขณะนี้คุณมีพื้นที่ว่างแล้วคุณจะมีฟังก์ชันการทำงานบางอย่างพร้อมใช้งานได้ทันทีจากกล่อง (ดังแสดงด้านบน) ได้แก่ :
- การสนทนา: กระดานข้อความส่วนตัวสำหรับกลุ่มของคุณ
- เอกสาร: คุณสามารถแชร์ไฟล์ได้ที่นี่ สิ่งเหล่านี้จะได้รับประโยชน์จากคุณลักษณะการกำหนดรุ่นและเช็คอิน / เช็คเอาต์ที่เราอธิบายไว้ในขณะที่แนะนำ SharePoint
- OneNote สมุดบันทึก: เพื่อนร่วมทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกับ OneNote Notebook ได้ด้วยการสร้างและเพิ่มลงในหน้าเว็บ
- หน้าไซต์: อนุญาตให้คุณสร้างหน้าเว็บที่กำหนดเองสำหรับทีมของคุณ
การแชร์ไฟล์โดยใช้ไลบรารีเอกสารยังคงเป็นเรื่องปกติธรรมดาสำหรับไซต์ SharePoint ลองดูวิธีการทำเช่นนั้น
วิธีการใช้ไลบรารีเอกสารของ SharePoint
ไลบรารีเอกสารประกอบด้วยโฟลเดอร์และไฟล์และทำงานตามที่คุณคาดหวัง เมื่อต้องการใช้ไลบรารีเอกสาร:
-
เลือกปุ่ม เอกสาร ในการนำทางด้านซ้ายมือ
-
เลือกปุ่ม + ใหม่ เพื่อเพิ่มรายการใหม่เช่นโฟลเดอร์หรือไฟล์ Microsoft Office อีกวิธีหนึ่งคุณสามารถลากและวางไฟล์อื่น ๆ ลงในโฟลเดอร์ปัจจุบันของ Library; ไม่จำเป็นต้องเป็นไฟล์ Office
-
เลือกไฟล์ Office เพื่อเปิดไฟล์ในเว็บแอ็พพลิเคชันที่เหมาะสม การเลือกไฟล์ที่ไม่ใช่ Office จะทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งต่อไปนี้:
- เปิดเพื่อดูตัวอย่างหากเป็นรูปแบบที่ใช้งานได้ง่ายเช่นรูปหรือ PDF;
- เปิดแอปที่เกี่ยวข้องถ้าคุณใช้ Windows (ซึ่งรู้วิธีพูดคุยกับ SharePoint);
- ดาวน์โหลดลงในเครื่องของคุณซึ่งคุณสามารถเปิดได้โดยใช้โปรแกรมที่เกี่ยวข้อง
-
แม้ว่าแอปพลิเคชันเว็บสมัยใหม่จะช่วยให้คุณสามารถแก้ไขไฟล์กับเพื่อนร่วมงานได้พร้อม ๆ กัน แต่คุณยังมีความสามารถในการ "เช็คเอาท์" ไฟล์ เลือกไฟล์โดยเลือกที่คอลัมน์เครื่องหมายถูกซ้ายจากนั้นเลือกเมนูล้นที่ด้านขวา เช็คเอาท์ ช่วยป้องกันไม่ให้ผู้อื่นบันทึกไฟล์เวอร์ชันใหม่ในขณะที่คุณใช้งานได้ ผู้ใช้รายอื่นยังคงสามารถดาวน์โหลดสำเนาและใช้งานได้ แต่จะไม่สามารถสร้างเวอร์ชันใหม่จนกว่าคุณจะบันทึกและตรวจสอบอีกครั้ง
วิธีสร้างเพจ SharePoint Site Pages
หน้าไซต์ของ SharePoint ช่วยให้คุณสามารถสร้างหน้าเว็บพร้อมข้อความและข้อมูลกราฟิก ความแตกต่างหลัก ๆ คือเฉพาะสมาชิกในไซต์ของคุณเท่านั้นที่สามารถดูได้เมื่อเข้าสู่ระบบทำให้อินทราเน็ตส่วนตัวเพียงเล็กน้อยเท่านั้น เมื่อต้องการสร้างเพจใหม่ในไซต์ SharePoint:
-
เลือก หน้า จากการนำทางด้านซ้าย
-
จากแถบเมนูด้านบนให้เลือก + ใหม่จากนั้นเลือกจากประเภทเพจ:
- หน้าที่วิกิพีเดีย เป็นตัวอธิบาย
- หน้าไซต์ เป็นหน้าเปล่าที่คุณสามารถสร้างขึ้นจากเพียงชื่อ
- หน้า Web Part จัดเตรียมรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าบางส่วนที่ออกแบบมาเพื่อให้คุณสามารถวางแกดเจ็ตรูปแบบแดชบอร์ดได้ทุกรูปแบบ
-
เมื่อสร้างแล้วเพจจะเปิดขึ้นเพื่อให้คุณเริ่มต้นแก้ไข คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการตั้งชื่อ เนื้อหาเพิ่มเติมมาในรูปแบบของ Web Parts ซึ่งเราจะเข้าไปด้านล่างนี้
-
เลือก ประกาศ เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงของคุณพร้อมให้เพื่อนร่วมงาน
-
หน้าเว็บของคุณสามารถดูได้จากภายใน หน้า ในการนำทางด้านซ้ายมือ
-
คุณสามารถดูเพจที่มีอยู่ได้โดยการดูจากนั้นเลือก แก้ไข ในเมนู
วิธีเพิ่ม Web Parts ลงในเพจ SharePoint
หนึ่งในคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมของ SharePoint คือ Web Parts ที่คุณสามารถฝังลงในหน้าเว็บของคุณได้ แม้ว่าคุณต้องการเพิ่มข้อความธรรมดาและกราฟิกคุณจำเป็นต้องเพิ่ม Web Part ก่อนเพื่อเก็บไว้; วิดเจ็ตเหล่านี้อาจรวมถึงสิ่งต่างๆเช่นฟีดข่าวไดเรกทอรีของสมาชิกในทีมหรือรายการกิจกรรมล่าสุดในไซต์ ถ้าคุณสร้างเพจในขั้นตอนข้างต้นให้เพิ่ม Web Part ลงในไฟล์ดังกล่าวโดยทำดังนี้
-
เลือกหน้าจากนั้นใส่ลงใน แก้ไข โหมดตามที่อธิบายข้างต้น
-
คุณสามารถเพิ่ม Web Parts ลงในเพจในตำแหน่งที่ บวก (+) เครื่องหมายจะปรากฏขึ้น เลือกปุ่มนี้เมื่อปรากฏขึ้นและเมนูป๊อปอัปจะแสดงรายการ Web Parts ที่พร้อมใช้งาน คุณสามารถเรียกดูรายการทั้งหมดหรือค้นหาด้วยคำหลัก
-
เมื่อคุณเลือก Web Part จะถูกแทรกลงในหน้าเว็บสำหรับคุณ
-
ณ จุดนี้คุณจะต้องกำหนดค่า Web Part สำหรับบางอย่างเช่นแกลเลอรีรูปภาพด้านล่างให้เลือก เพิ่มรูปภาพ เพื่อเลือกภาพที่คุณตองการแสดง
-
เลือก ประกาศ เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงของคุณพร้อมให้เพื่อนร่วมงาน
แม้ว่าหน้าแรกจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติสำหรับคุณ แต่ก็ยังคงเป็นหน้าเว็บเหมือนกับที่อื่น ๆ และคุณสามารถเติมเนื้อหานั้นด้วย Web Parts ลงในเนื้อหาของหัวใจได้
การติดตั้งและใช้งานแอพพลิเคชัน
สิ่งต่างๆเริ่มได้รับความสนใจจริงๆเมื่อคุณเพิ่ม ปพลิเคชัน เว็บไซต์ของคุณ เหล่านี้ไปไกลกว่าฟังก์ชันการทำงานของ Web Parts และรวมถึงสิ่งต่างๆเช่นบล็อกหรือรายการที่กำหนดเองซึ่งคล้ายกับฐานข้อมูลขนาดเล็ก เราจะดูแอป Tasks ซึ่งช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าสิ่งที่ต้องทำสำหรับสมาชิกในทีมของคุณกำหนดและติดตามความสำเร็จได้ เมื่อต้องการเพิ่มงานไปยังไซต์ SharePoint:
-
ในโฮมเพจของเว็บไซต์ให้เลือก + ใหม่ จากนั้นเลือก App.
-
การดำเนินการนี้จะแสดงหน้าเว็บที่มีแอปที่มีให้เลือก เลือกที่คุณต้องการ
-
ตอนนี้จะปรากฏใน เนื้อหาไซต์ ซึ่งคุณสามารถดูได้ด้วยการเลือกที่ด้านซ้ายมือ คุณอาจต้องทำการกำหนดค่าเช่นบางส่วนของ Web Parts แต่ด้วย Tasks จะพร้อมสำหรับการเริ่มต้นการมอบสิทธิ์
SharePoint มีคุณสมบัติมากกว่าที่ระบุไว้ในที่นี้ แต่การใช้เฉพาะสิ่งเหล่านี้คุณสามารถสร้างเว็บไซต์ที่ใช้งานได้และร่วมมือกันสำหรับเพื่อนและเพื่อนร่วมงาน
