SharePoint เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของ Microsoft ซึ่งคล้ายคลึงกับ Google ไดรฟ์ แต่ยังมีอีกมากมาย เป็นสถานที่ที่สมาชิกในทีมสามารถสื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลและทำงานร่วมกันได้ พื้นที่เก็บข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน, บล็อก, ระบบจัดการเนื้อหาเว็บและอินทราเน็ต
SharePoint เป็นไดรฟ์ไฟล์ที่ปรับปรุงใหม่
เมื่อหลายปีก่อนการทำงานร่วมกันของ Microsoft มีองค์ประกอบสองอย่าง ได้แก่ Exchange ซึ่งขับเคลื่อนอีเมลและปฏิทินที่ใช้ร่วมกันและไดรฟ์ไฟล์เครือข่าย ไดรฟ์เหล่านี้ซึ่งคุณอาจจำได้ว่ามีอักษรชื่อไดรฟ์เช่น "S:" หรือ "X:" ซึ่งเป็นไฟล์ที่ทีมของคุณสามารถเข้าถึงได้ แต่ เพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้ในแต่ละครั้ง เพื่อแก้ปัญหาคุณอาจคัดลอกไปยังเครื่องท้องถิ่นของคุณและแก้ไขได้ที่นั่น บางครั้งอาจทำให้เกิดความสับสนการเขียนทับและชื่อไฟล์ที่คลุมเครือ
ดังนั้นไมโครซอฟท์จึงได้สร้าง SharePoint ขึ้นมาซึ่งมีข้อดีดังนี้:
- การแก้ไขไฟล์: หมายความว่าคุณมีไฟล์ "Our Report.doc" ที่สำคัญเพียงอย่างเดียว SharePoint จะจัดการ "revision 1," "revision 2" เป็นต้นนอกจากนี้ยังมีฟังก์ชั่นการแสดงความคิดเห็นเพื่อให้คุณสามารถอธิบายการเปลี่ยนแปลงที่นำไปสู่การแก้ไขได้เช่น "ความเห็นนี้มีความคิดเห็นของอาโรน"
- เช็คอินเช็คเอาท์: ความสามารถสำหรับผู้ใช้ในการล็อกไฟล์จากการเปลี่ยนแปลงโดยผู้ใช้รายอื่น ถ้ามีคนพยายามเข้าถึงไฟล์ที่ผู้ใช้คนอื่นได้ตรวจสอบไว้ SharePoint จะแจ้งให้ดาวน์โหลดภายในเครื่อง แต่ก็เตือนว่าการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่ทำอาจไม่สอดคล้องกับสิ่งที่ผู้ใช้ปัจจุบันกำลังทำอยู่ นี่เป็นเวิร์กโฟลว์ที่คนอย่างน้อยควรรอจนกว่าคนอื่นจะเสร็จสิ้น เวอร์ชันล่าสุดยังเสนอให้แจ้งบุคคลเมื่อไฟล์ถูกปลดปล่อยขึ้น
- การสร้างดัชนีและการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ: นี่กลายเป็นจุดเด่นที่โลกเริ่มคุ้นเคยกับ Googling ทุกอย่าง หายไปเป็นวันที่คุณจะต้องขุดลงไปถึงโฟลเดอร์ระดับหนึ่งโหลและหวังว่าคุณจะจดจำพวกเขาได้ถูกต้อง
- เว็บอินเตอร์เฟส: การทำงานร่วมกับการค้นหาที่ได้รับการปรับปรุงนี้ทำให้ SharePoint เป็นร้านค้าแบบครบวงจรสำหรับการทำงานร่วมกันในเนื้อหาขององค์กร
- การผสานรวมกับ Windows Appsความสามารถในการรับไฟล์จาก SharePoint โดยใช้ ไฟล์ > เปิด ที่เห็นในโปรแกรม Windows เช่น Microsoft Office
ในการย้ายที่ชาญฉลาด Microsoft ยังคงใช้แนวคิดเกี่ยวกับไดรฟ์ไฟล์เดิมซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเปิดไฟล์ Excel จากไดรฟ์ "X:" ของคุณแก้ไขแล้วบันทึกข้อมูลเช่นเดียวกับก่อน อย่างไรก็ตามในเบื้องหลัง SharePoint จะตรวจสอบไฟล์ให้คุณจากนั้นตรวจสอบอีกครั้งและจัดทำเป็นเวอร์ชันสำหรับคุณ คุณลักษณะทั้งหมดเหล่านี้ยังมีอยู่และทำงานได้ดี แต่ SharePoint เป็นมากกว่าไดรฟ์ข้อมูลแฟนซีในปัจจุบัน
Office 365 และ SharePoint Collaboration Platform
ในฐานะที่ Google, Apple, DropBox และอื่น ๆ ได้ปรับปรุงขีดความสามารถของบริการคลาวด์ของตนไมโครซอฟต์กำลังทำงานด้วยตัวเอง บริการแบ่งปันไฟล์ใหม่ที่เรียกว่า SkyDrive (ปัจจุบันคือ OneDrive) ได้รับการแบ่งปันไฟล์อย่างง่าย ด้วยเหตุนี้ SharePoint จึงกลายเป็นส่วนประกอบสำคัญของผลิตภัณฑ์ Office 365 ของ Microsoft ซึ่งจับคู่การทำงานร่วมกันแบบ Cloud-Based กับการเข้าถึง Office แบบสมัครสมาชิก
SharePoint เป็นแพลตฟอร์มเนื้อหาเว็บ แต่ไม่แม่นยำ WordPress หรือ Squarespace ที่คุณอาจเชื่อมโยงกับคำนี้ คุณสามารถใช้ SharePoint เพื่อสร้างหน้าเว็บและเผยแพร่เป็นเว็บไซต์ แต่คุณสามารถสร้างไซต์สำหรับทีมแผนกได้จากนั้นให้วาง Web Parts ลงไปซึ่งอาจรวมถึงบล็อกที่มีประกาศรายชื่อสมาชิกในทีมจาก Exchange ห้องสมุด ของเอกสารและตารางข้อมูลที่ขับเคลื่อนด้วยสมุดงาน Excel
ในฐานะเว็บ CMS แบบสาธารณะนั้นมีความเพียงพอ แต่ในฐานะอินทราเน็ตที่สามารถแสดงข้อมูลองค์กรได้ค่อนข้างน่าสนใจ
SharePoint Today คืออะไร?
SharePoint วันนี้สร้างจุดเด่นและเข้ากันได้กับ Windows, macOS, Android, iOS และเว็บเบราเซอร์ แนวคิดนี้ยังคงเป็นแนวคิดเดียวกันกับ "เว็บไซต์" แต่เวอร์ชันล่าสุดแนะนำให้เพิ่มแอปลงในไซต์นั้น นักพัฒนาซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สามมีตลาดที่สามารถนำเสนอได้ด้วยตนเอง
SharePoint เป็นเหมือนฐานบ้านสำหรับทีมของคุณซึ่งคุณสามารถรวบรวมไฟล์การอภิปรายการประกาศและเกี่ยวกับรูปแบบการทำงานร่วมกันอื่น ๆ ที่คุณสามารถจินตนาการได้
เคล็ดลับสำหรับการใช้งาน SharePoint
- SharePoint มีให้บริการเป็นส่วนหนึ่งของ Office 365 แต่สำหรับบัญชีธุรกิจเท่านั้น ซึ่งกล่าวได้ว่าบัญชีเหล่านี้สามารถมีได้เพียง $ 5 / month
- แนวคิดหลักใน SharePoint คือไซต์ คุณต้องตั้งค่าไซต์ก่อนจึงจะสามารถเพิ่มเนื้อหาหรือวิดเจ็ตลงในไซต์ได้
- ในขณะที่ SharePoint เคยเป็น CMS มากเช่น WordPress ซึ่งคุณป้อนเนื้อหาและเผยแพร่ไปยังเว็บไซต์สาธารณะ Office 365 จะใช้เป็นพื้นที่การทำงานร่วมกันมากขึ้น
