Excel เป็นโปรแกรมสเปรดชีตอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้สำหรับจัดเก็บจัดระเบียบและจัดการข้อมูล
สิ่งที่ Excel ใช้สำหรับ
โปรแกรมสเปรดชีตอิเล็กทรอนิกส์เริ่มต้นจากสเปรดชีตกระดาษที่ใช้ในการทำบัญชี ดังนั้นรูปแบบพื้นฐานของสเปรดชีตที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นแบบเดียวกับกระดาษ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะถูกเก็บไว้ในตาราง - ซึ่งเป็นกล่องสี่เหลี่ยมขนาดเล็กหรือเซลล์ที่จัดเป็นแถวและคอลัมน์
ทุกรุ่นของ Excel และโปรแกรมสเปรดชีตอื่น ๆ สามารถจัดเก็บหน้าสเปรดชีตได้หลายไฟล์ในไฟล์คอมพิวเตอร์เครื่องเดียว
แฟ้มคอมพิวเตอร์ที่บันทึกไว้มักถูกเรียกว่าเวิร์กบุคและแต่ละหน้าในสมุดงานเป็นแผ่นงานแยกต่างหาก
ทางเลือกของ Excel
โปรแกรมสเปรดชีตอื่น ๆ ที่มีให้ใช้งาน ได้แก่
Google ชีต (หรือ Google Spreadsheets) - โปรแกรมสเปรดชีตฟรีบนเว็บ;
Excel Online - ฟรี, ปรับขนาดลง, รุ่นบนเว็บของ Excel;
Open Office Calc - โปรแกรมสเปรดชีตฟรีที่สามารถดาวน์โหลดได้
เซลล์สเปรดชีตและการอ้างอิงเซลล์
เมื่อคุณดูหน้าจอ Excel หรือหน้าจอสเปรดชีตอื่น ๆ คุณจะเห็นตารางสี่เหลี่ยมผืนผ้าหรือตารางแถวและคอลัมน์ดังที่แสดงในภาพด้านบน
ใน Excel เวอร์ชันใหม่แผ่นงานแต่ละแผ่นจะมีแถวประมาณล้านแถวและมีคอลัมน์มากกว่า 16,000 คอลัมน์ซึ่งจำเป็นต้องใช้แผนผังที่อยู่เพื่อติดตามข้อมูลที่ตั้งอยู่
แถวแนวนอนจะระบุด้วยตัวเลข (1, 2, 3) และคอลัมน์แนวตั้งโดยใช้ตัวอักษร (A, B, C) สำหรับคอลัมน์ที่เกิน 26 คอลัมน์จะระบุด้วยตัวอักษรสองตัวหรือมากกว่าเช่น AA, AB, AC หรือ AAA, AAB เป็นต้น
จุดตัดกันระหว่างคอลัมน์และแถวดังกล่าวเป็นกล่องสี่เหลี่ยมขนาดเล็กที่เรียกว่าเซลล์
เซลล์เป็นหน่วยพื้นฐานสำหรับการจัดเก็บข้อมูลในแผ่นงานและเนื่องจากแผ่นงานแต่ละแผ่นมีเซลล์นับล้านเซลล์แต่ละเซลล์จะถูกระบุโดยการอ้างอิงเซลล์
การอ้างอิงเซลล์เป็นการรวมกันของตัวอักษรของคอลัมน์และหมายเลขแถวเช่น A3, B6 และ AA345 ในการอ้างอิงเซลล์เหล่านี้ตัวอักษรคอลัมน์จะปรากฏเป็นอันดับแรกเสมอ
ชนิดข้อมูลสูตรและฟังก์ชัน
ชนิดของข้อมูลที่เซลล์สามารถเก็บรวมถึง:
- เบอร์;
- ข้อความ;
- วันที่และเวลา
- ค่าบูลีน;
- สูตร
สูตรที่ใช้สำหรับการคำนวณ - มักจะรวมข้อมูลที่มีอยู่ในเซลล์อื่น ๆ เซลล์เหล่านี้อาจอยู่ในแผ่นงานที่แตกต่างกันหรือในสมุดงานที่แตกต่างกัน
การสร้างสูตรเริ่มด้วยการป้อนเครื่องหมายเท่ากับในเซลล์ที่คุณต้องการให้คำตอบปรากฏขึ้น สูตรสามารถรวมการอ้างอิงเซลล์ไปยังตำแหน่งของข้อมูลและฟังก์ชันสเปรดชีตอย่างน้อยหนึ่งรายการ
ฟังก์ชันใน Excel และสเปรดชีตอิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ มีอยู่แล้วภายในตัวเครื่องซึ่งออกแบบมาเพื่อลดความซับซ้อนของการคำนวณ - จากการดำเนินงานทั่วไปเช่นการป้อนวันที่หรือเวลาให้เป็นข้อมูลที่ซับซ้อนมากขึ้นเช่นการค้นหาข้อมูลเฉพาะที่อยู่ในตารางข้อมูลขนาดใหญ่ .
Excel และข้อมูลทางการเงิน
สเปรดชีตมักใช้เพื่อเก็บข้อมูลทางการเงิน สูตรและฟังก์ชันที่ใช้กับข้อมูลประเภทนี้ ได้แก่ :
- การดำเนินการทางคณิตศาสตร์พื้นฐานเช่นข้อสรุปคอลัมน์หรือแถวของตัวเลข
- หาค่าต่างๆเช่นกำไรหรือขาดทุน
- การคำนวณแผนการชำระคืนเงินกู้หรือการจำนอง
- หาค่าเฉลี่ยสูงสุดต่ำสุดและค่าทางสถิติอื่น ๆ ในช่วงข้อมูลที่ระบุ
- ดำเนินการ What-If การวิเคราะห์ข้อมูล - ตัวแปรที่มีการปรับเปลี่ยนครั้งละครั้งเพื่อดูว่าการเปลี่ยนแปลงมีผลต่อข้อมูลอื่น ๆ อย่างไรเช่นค่าใช้จ่ายและผลกำไร
การใช้งานอื่น ๆ ของ Excel
การดำเนินงานทั่วไปอื่น ๆ ที่ Excel สามารถใช้สำหรับ:
- การทำกราฟหรือข้อมูลแผนภูมิเพื่อช่วยผู้ใช้ในการระบุแนวโน้มข้อมูล
- การจัดรูปแบบข้อมูลเพื่อให้ข้อมูลที่สำคัญง่ายต่อการค้นหาและเข้าใจ
- การพิมพ์ข้อมูลและแผนภูมิเพื่อใช้ในรายงาน
- การเรียงลำดับและการกรองข้อมูลเพื่อหาข้อมูลเฉพาะ
- เชื่อมโยงข้อมูลแผ่นงานและแผนภูมิเพื่อใช้ในโปรแกรมอื่นเช่น Microsoft PowerPoint และ Word
- การนำเข้าข้อมูลจากโปรแกรมฐานข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์
สเปรดชีตเป็น "ปพลิเคชันฆาตกร" ดั้งเดิมสำหรับคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลเนื่องจากความสามารถในการรวบรวมและทำความเข้าใจกับข้อมูล โปรแกรมสเปรดชีตต้นเช่น VisiCalc และ Lotus 1-2-3 มีส่วนสำคัญต่อการเติบโตของความนิยมในคอมพิวเตอร์เช่น Apple II และ IBM PC เป็นเครื่องมือทางธุรกิจ
