ใครไม่รู้สึกว่าต้องทำอะไรมากในเวลาที่น้อยลง? ถ้าคุณใช้เวลามากในการจัดการอีเมลของคุณคุณยินดีที่จะได้ยินว่ามีหลายวิธีที่จะใช้ Outlook ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เปลี่ยนค่าเริ่มต้นตามที่คุณต้องการและใช้ ใช้แป้นพิมพ์ลัดหรือสอง; ตั้งค่าตัวกรองสำหรับระบบอัตโนมัติ ตรวจสอบว่า Outlook ทำงานด้วยความเร็วสูงสุดและเวลาของคุณใน Outlook จะใช้จ่ายได้ดี
ลองดูคำแนะนำและความลับต่อไปนี้และคุณจะสามารถกู้คืนเวลาได้เล็กน้อย
01 จาก 23ข้อความไฟล์ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว
ทำสิ่งที่คุณทำบ่อยๆได้บ่อยขึ้น ดูวิธีการตั้งค่า Outlook เพื่อให้คุณสามารถส่งอีเมลไปยังโฟลเดอร์ที่ใช้ไม่ได้เพียงคลิกเดียว
อ่านต่อด้านล่าง
02 จาก 23ปรับปรุงการสนทนา
ทำไมต้องทนต่อโฟลเดอร์อีเมลและจิตใจของคุณที่ทิ้งกระจุยกระจายไปกับข้อความมากมายที่ยกมาจากที่อื่น? ดูวิธีใช้ Outlook เพื่อล้างข้อมูลโดยอัตโนมัติ สามารถย้ายหรือลบอีเมลที่ซ้ำซ้อนทั้งหมดด้วยตัวเอง
อ่านต่อด้านล่าง
03 จาก 23ส่งอีเมลอีกครั้ง
ส่งอีเมลอีกครั้งใน Outlook เพื่อนำเนื้อหาเนื้อหาเรื่องหรือผู้รับมาใช้ใหม่แทนการเริ่มต้นด้วยหน้าจอว่างเปล่า
04 จาก 23เก็บไฟล์ Outlook ไว้ขนาดเล็กและรวดเร็ว
ถ้าคุณต้องการให้ Outlook ของคุณทำงานรวดเร็วและรวดเร็วให้เก็บขนาดไฟล์ PST หลักของคุณไว้ ไฟล์ PST คือที่ Outlook เก็บอีเมลสมุดติดต่อปฏิทินและอื่น ๆ คุณสามารถย้ายจดหมายเก่าไปยังไฟล์ที่เก็บแยกต่างหากได้ตัวอย่างเช่น
อ่านต่อด้านล่าง
05 จาก 23ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติไม่อยู่ที่สำนักงานหรือวันหยุด
มีการตอบกลับจาก Outlook ในนามของคุณเพื่อกำหนดความคาดหวัง นี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาไม่เพียง แต่เมื่อคุณกำลังจับขึ้นหลังจากวันหยุดพักผ่อน แต่ทุกวันทำงานเดียวเช่นกัน
06 จาก 23ย้ายอีเมลได้อย่างรวดเร็วไปยังโฟลเดอร์ใดก็ได้
แม้ว่าคุณจะไม่ได้ตั้งค่าการจัดเก็บข้อมูลไว้สำหรับคลิกโฟลเดอร์เพียงครั้งเดียว แต่ Outlook ช่วยให้คุณสามารถย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถถ่ายโอนข้อความโดยใช้อะไรก็ได้เช่นแป้นพิมพ์หรือปุ่มที่มีประโยชน์บนริบบิ้น
อ่านต่อด้านล่าง
07 จาก 23สร้างและใช้แม่แบบอีเมล
เมื่อคุณตระหนักว่าคุณกำลังเขียนข้อความที่คล้ายกันอีกครั้งและอีกครั้งถึงเวลาที่จะหาวิธีบันทึกอีเมลดังกล่าวเป็นเทมเพลตใน Outlook เพื่อใช้ในอนาคต คุณจะสามารถส่งอีเมลฉบับเดียวกันหรือที่คล้าย ๆ กันได้ซ้ำ ๆ ด้วยความเร็วที่น่าอิจฉา
08 จาก 23เปลี่ยนรูปแบบอักษรและขนาดของ Outlook Face เริ่มต้น
ถ้าคุณคิดว่าแบบอักษรที่ Outlook ใช้เมื่อคุณเขียนข้อความหรืออ่านอีเมลกว้างเกินไปสูงเล็กเล็กใหญ่หรือน้ำเงินให้เปลี่ยนไป ดูวิธีตั้งค่าแบบอักษรแบบอักษรและสีที่ถูกต้องเพื่อใช้เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับอีเมลใน Outlook
อ่านต่อด้านล่าง
09 จาก 23ลบและปิดการสนทนา
เมื่อคุณพบว่าตัวเองกำลังลุยผ่านอีเมลและบทสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องทั้งหมด Outlook สามารถช่วยได้ ดูวิธีใช้ Outlook เพื่อลบบทสนทนาทั้งหมดและให้ Outlook ลบอีเมลในอนาคตในเธรดเดียวกันโดยอัตโนมัติ
10 จาก 23กรองจดหมายของผู้ส่งหนึ่งไปยังโฟลเดอร์เฉพาะโดยอัตโนมัติ
เริ่มต้นด้วยอีเมลใด ๆ ตั้งค่าตัวกรอง Outlook เพื่อย้ายข้อความทั้งหมดในอนาคตจากผู้ส่งรายเดียวกันไปยังโฟลเดอร์เฉพาะโดยอัตโนมัติ
อ่านต่อด้านล่าง
11 จาก 23ค้นหาข้อความที่เกี่ยวข้อง
ทำไมเราถึงพูดถึงเรื่องนี้ตอนนี้? การสนทนาเริ่มต้นได้อย่างไร? ฉันพูดอะไร? ใน Outlook การค้นหาข้อความที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเป็นเรื่องง่าย คุณจะไม่ต้องพึ่งพาความทรงจำของคุณ
12 จาก 23ตั้งค่าบัญชีเริ่มต้นสำหรับอีเมลใหม่
ตรวจสอบว่าข้อความใหม่ที่คุณเขียนขึ้นมีแนวโน้มมากที่สุด จาก ที่อยู่อีเมลที่เลือกไว้แล้วใน Outlook
13 จาก 23ค้นหาภายในข้อความ
ต้องการหาอะไรบางอย่างในอีเมลที่ยาวไม่เทอะทะใช่หรือไม่? ค้นหาวิธีใช้ Outlook เพื่อค้นหาข้อความภายในข้อความอีเมล
14 จาก 23ตั้งเวลาอีเมลที่จะนำส่งภายหลัง
คุณสามารถสั่งให้ Outlook ส่งข้อความได้เฉพาะในหรือหลังวันที่ที่ระบุเท่านั้น นี่เป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นประจำเช่นการประกาศรายสัปดาห์
15 จาก 23ยกเลิกการลบข้อความได้อย่างรวดเร็ว
อ๊ะ! คุณเพิ่งลบอีเมลใน Outlook ที่ยังไม่พร้อมที่จะมุ่งหน้าไปยังโฟลเดอร์ "รายการที่ถูกลบ" หรือไม่? ไม่ต้องห่วง. นี่เป็นวิธีง่ายๆในการรับอีเมลฉบับนั้นกลับมาในทันที
16 จาก 23ตั้งค่ารายการการแจกจ่าย
สร้างรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณเองใน Outlook และส่งข้อความไปยังกลุ่มคนได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องพิมพ์ที่อยู่อีเมลทั้งหมด
17 จาก 23ลบสิ่งที่แนบมาจากข้อความ
เก็บข้อความไว้ สูญเสียขนาดใหญ่ ดูวิธีใช้ Outlook เพื่อลบไฟล์ที่แนบมา - หลังจากเก็บบันทึกไว้ที่อื่น - จากข้อความอีเมล คุณสามารถตัดแต่งขนาดกล่องจดหมายได้มาก
18 จาก 23ค้นหาจดหมายทั้งหมดจากผู้ส่งได้อย่างรวดเร็ว
Outlook จะค้นหาข้อความทั้งหมดจากผู้ส่งโดยเฉพาะและแสดงให้คุณเห็นอย่างรวดเร็วพร้อมกับเคล็ดลับนี้
19 จาก 23ตั้งค่าโฟลเดอร์ "จดหมายทั้งหมด"
ดูอีเมลทั้งหมดที่ส่ง, รับ, เก็บและยื่น - สำหรับบัญชีในที่เดียวใน Outlook
20 จาก 23ให้ Outlook Highlight Mail ถูกส่งถึงคุณเท่านั้น
เมื่อคุณเป็นผู้รับอีเมล แต่เพียงผู้เดียวข้อความมักมีความสำคัญมากกว่ากรณีที่คุณเป็นหนึ่งในคนนับสิบ ค้นหาวิธีที่ Outlook สามารถเน้นข้อความที่มีเฉพาะคุณในบรรทัดถึง:
21 จาก 23แก้ไขข้อความอีเมลที่ได้รับ
แทนที่จะส่งต่ออีเมลให้กับตัวคุณเองหรือสร้างโน้ตใน Outlook หรืออยู่ภายนอกคุณสามารถแก้ไขอีเมลที่ได้รับในสถานที่ได้
22 จาก 23cc โดยอัตโนมัติ: จดหมายทั้งหมดที่คุณส่ง
Outlook สามารถส่งสำเนาของทุกข้อความที่คุณเขียนลงในที่อยู่อีเมลอื่นได้
23 จาก 23ขยาย Outlook ด้วย Add-On ที่ประหยัดเวลา
Add-ons เช่น ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen และ Auto-Mate สามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ Outlook ของคุณได้อย่างมีนัยสำคัญโดยการใส่ข้อมูลที่ถูกต้องใกล้ปลายนิ้วของคุณกรองข้อมูลอย่างชาญฉลาดและทำงานซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติ
