วิธีการสร้างฐานข้อมูล Excel

ในบางครั้งเราจำเป็นต้องติดตามข้อมูลและสถานที่ที่ดีในเรื่องนี้อยู่ในไฟล์ฐานข้อมูล Excel ไม่ว่าจะเป็นรายการหมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัวรายชื่อผู้ติดต่อสำหรับสมาชิกขององค์กรหรือทีมหรือชุดเหรียญบัตรหรือหนังสือไฟล์ฐานข้อมูล Excel ทำให้สามารถป้อนจัดเก็บและค้นหาข้อมูลเฉพาะได้โดยง่าย

Microsoft Excel มีเครื่องมือในตัวเพื่อช่วยคุณในการติดตามข้อมูลและค้นหาข้อมูลเฉพาะเมื่อคุณต้องการ รวมทั้งมีคอลัมน์นับร้อยและแถวหลายพันแถวกระดาษคำนวณ Excel สามารถเก็บข้อมูลจำนวนมหาศาลได้

การป้อนข้อมูล

รูปแบบพื้นฐานสำหรับการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล Excel คือตาราง

เมื่อสร้างตารางแล้วเครื่องมือข้อมูลของ Excel สามารถใช้เพื่อค้นหาจัดเรียงและกรองข้อมูลในฐานข้อมูลเพื่อหาข้อมูลเฉพาะ

หากต้องการติดตามบทแนะนำนี้ให้ป้อนข้อมูลตามที่แสดงในภาพด้านบน

ป้อนรหัสนักศึกษาได้อย่างรวดเร็ว:

1. พิมพ์รหัสสองตัวแรกของ - ST348-245 และ ST348-246 ลงในเซลล์ A5 และ A6, ตามลำดับ
2. ไฮไลต์สอง ID เพื่อเลือก
3. คลิกที่ เติมที่จับ และลากลงไปที่เซลล์ A13.
4. ส่วนที่เหลือของรหัสนักเรียนควรป้อนลงในเซลล์ A6 ถึง A13 อย่างถูกต้อง

ป้อนข้อมูลอย่างถูกต้อง

เมื่อป้อนข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้มั่นใจว่าได้ป้อนอย่างถูกต้อง นอกเหนือจากแถวที่ 2 ระหว่างชื่อสเปรดชีตกับส่วนหัวของคอลัมน์อย่าวางแถวที่ว่างไว้ใด ๆ เมื่อป้อนข้อมูลของคุณ นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ออกจากเซลล์ที่ว่างเปล่า

ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับข้อมูลที่เกิดจากการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเป็นสาเหตุของปัญหามากมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูล หากข้อมูลถูกป้อนอย่างถูกต้องในตอนต้นโปรแกรมมีแนวโน้มที่จะให้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ

แถวเป็น Records

แต่ละแถวของข้อมูลในฐานข้อมูลเรียกว่าระเบียน เมื่อป้อนข้อมูลให้ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ต่อไปนี้:

• อย่าปล่อยแถวว่างไว้ในตารางที่สร้างขึ้น ซึ่งรวมถึง ไม่ ปล่อยให้แถวว่างระหว่างส่วนหัวของคอลัมน์และแถวแรกของข้อมูล
• ระเบียนสามารถมีข้อมูลเกี่ยวกับรายการที่เฉพาะเจาะจงได้เพียงรายการเดียวเท่านั้น
• ระเบียนต้องมีข้อมูลทั้งหมดในฐานข้อมูลเกี่ยวกับรายการนั้น ไม่สามารถมีข้อมูลเกี่ยวกับรายการในมากกว่าหนึ่งแถว

คอลัมน์เป็นฟิลด์

แม้ว่าแถวในฐานข้อมูล Excel จะเรียกว่าเป็นระเบียนคอลัมน์จะเรียกว่า สาขา. แต่ละคอลัมน์ต้องการหัวเรื่องเพื่อระบุข้อมูลที่มีอยู่ หัวเรื่องเหล่านี้เรียกว่าชื่อฟิลด์

• ชื่อฟิลด์ถูกใช้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลสำหรับแต่ละระเบียนถูกป้อนในลำดับเดียวกัน
• ตรวจสอบว่าได้ป้อนข้อมูลทั้งหมดในคอลัมน์โดยใช้รูปแบบเดียวกัน ถ้าคุณเริ่มต้นป้อนตัวเลขเป็นตัวเลข (เช่น 10 หรือ 20) ให้มันขึ้น อย่าเปลี่ยนบางส่วนและเริ่มป้อนตัวเลขเป็นคำ (เช่นสิบหรือยี่สิบ) คงเส้นคงวา.
• อย่าปล่อยให้คอลัมน์ว่างในตาราง

การสร้างตาราง

เมื่อป้อนข้อมูลแล้วจะสามารถแปลงเป็น a ตาราง. โดย:

1. เน้นเซลล์ A3 เป็น E13 ในแผ่นงาน
2. คลิกที่ บ้าน แถบ
3. คลิกที่ จัดรูปแบบเป็นตาราง บนริบบิ้นเพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
4. เลือกสีน้ำเงิน สื่อสไตล์ตาราง 9 เพื่อเปิด จัดรูปแบบเป็นตาราง กล่องโต้ตอบ
5. ในขณะที่กล่องโต้ตอบเปิดอยู่เซลล์ A3 ถึง E13 ในแผ่นงานควรล้อมรอบด้วยมดเดินขบวน
6. ถ้ามดเดินขบวนล้อมรอบช่วงที่ถูกต้องของเซลล์ให้คลิก ตกลง ใน จัดรูปแบบเป็นตาราง กล่องโต้ตอบ
7. ถ้ามดเดินขบวนไม่ล้อมรอบช่วงที่ถูกต้องของเซลล์ให้ไฮไลต์ช่วงที่ถูกต้องในแผ่นงานแล้วคลิก ตกลง ใน จัดรูปแบบเป็นตาราง กล่องโต้ตอบ
8. ตารางควรมีลูกศรแบบหล่นลงที่ด้านข้างชื่อฟิลด์แต่ละแถวและแถวตารางควรมีการจัดรูปแบบด้วยแสงสลับและสีน้ำเงินเข้ม

การใช้เครื่องมือฐานข้อมูล

เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลแล้วคุณสามารถใช้เครื่องมือที่อยู่ใต้ลูกศรแบบหล่นลงข้างชื่อแต่ละฟิลด์เพื่อจัดเรียงหรือกรองข้อมูลของคุณ

การเรียงลำดับข้อมูล

1. คลิกลูกศรแบบหล่นลงถัดจาก ฟิลด์นามสกุล ชื่อ.
2. คลิก จัดเรียงจาก A ถึง Z เพื่อจัดเรียงฐานข้อมูลตามตัวอักษร
3. เมื่อเรียงลำดับ Graham J. ควรเป็นระเบียนแรกในตารางและ Wilson R ควรเป็นคนสุดท้าย

การกรองข้อมูล

1. คลิกลูกศรแบบหล่นลงถัดจาก ฟิลด์โปรแกรม ชื่อ.
2. คลิกช่องทำเครื่องหมายถัดจาก เลือกทั้งหมด เพื่อยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมายทั้งหมด
3. คลิกที่ช่องทำเครื่องหมายถัดจาก ธุรกิจ เพื่อเพิ่มเครื่องหมายถูกลงในช่อง
4. คลิก ตกลง.
5. มีเพียงสองนักเรียนเท่านั้น - G. Thompson และ F. Smith ควรจะมองเห็นได้เนื่องจากเป็นเพียงสองคนที่เข้าร่วมในโครงการธุรกิจ
6. หากต้องการแสดงระเบียนทั้งหมดให้คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงที่อยู่ถัดจาก โครงการ ชื่อฟิลด์
7. คลิกที่ ล้างตัวกรองจาก "โปรแกรม" ตัวเลือก

การขยายฐานข้อมูล

เมื่อต้องการเพิ่มระเบียนเพิ่มเติมลงในฐานข้อมูลของคุณ:

• วางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือจุดเล็ก ๆ ที่มุมล่างขวาของตาราง
• ตัวชี้เมาส์จะเปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว
• เมื่อเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ คลิกค้างไว้ คลิกขวาที่เมาส์ ลากตัวชี้ ลงเพื่อเพิ่มแถวว่างลงด้านล่างของฐานข้อมูล
• เพิ่มข้อมูลต่อไปนี้ลงในแถวใหม่นี้:เซลล์ - ข้อมูลA14 - ST348-255B14 - คริสโตเฟอร์C14 - ก.D14 - 22E14 - วิทยาศาสตร์

การจัดรูปแบบฐานข้อมูลเสร็จสมบูรณ์

1. ไฮไลท์ เซลล์ A1 ถึง E1 ในแผ่นงาน
2. คลิกที่ บ้าน แถบ
3. คลิกที่ รวมและศูนย์ ตัวเลือกของริบบิ้นเพื่อให้ตรงกลางชื่อ
4. คลิกที่ เติมสี (คล้ายกับสี) บนริบบิ้นเพื่อเปิดรายการแบบหล่นลงสีเติม
5. เลือก สีน้ำเงินสำเนียง 1 จากรายการเพื่อเปลี่ยนสีของพื้นหลังในเซลล์ A1 - E1 เป็นสีน้ำเงินเข้ม
6. คลิกที่ สีตัวอักษร ไอคอนบน การจัดรูปแบบ แถบเครื่องมือ (เป็นตัวอักษรขนาดใหญ่ "A") เพื่อเปิดรายการสีแบบอักษรแบบเลื่อนลง
7. เลือก ขาว จากรายการเพื่อเปลี่ยนสีของข้อความในเซลล์ A1 - E1 เป็นสีขาว
8. ไฮไลท์ เซลล์ A2 - E2 ในแผ่นงาน
9. คลิกที่ เติมสี บนริบบิ้นเพื่อเปิดรายการแบบหล่นลงสีเติม
10. เลือก สีฟ้า, สำเนียง 1, ไฟแช็ก 80 จากรายการเพื่อเปลี่ยนสีของพื้นหลังในเซลล์ A2 - E2 เป็นสีน้ำเงินอ่อน
11. ไฮไลท์ เซลล์ A4 - E14 ในแผ่นงาน
12. คลิกที่รูปแบบเลื่อนลงริบบิ้นเพื่อจัดตำแหน่งข้อความในเซลล์ A14 เป็น E14
13. ในตอนนี้หากคุณทำตามขั้นตอนทั้งหมดในบทแนะนำนี้อย่างถูกต้องสเปรดชีตของคุณควรมีลักษณะคล้ายกับสเปรดชีตที่อธิบายไว้ในขั้นตอนที่ 1 ของบทแนะนำนี้

ฟังก์ชันฐานข้อมูล

วากยสัมพันธ์: Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

ที่ไหน D ฟังก์ชัน เป็นหนึ่งในต่อไปนี้:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

ชนิด: ฐานข้อมูล

ฟังก์ชันฐานข้อมูลมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อใช้ Google ชีตเพื่อรักษาข้อมูลที่มีโครงสร้างเช่นฐานข้อมูล แต่ละฟังก์ชั่นฐานข้อมูล, Dfunction , คำนวณฟังก์ชันที่สอดคล้องกันในเซตย่อยของช่วงเซลล์ที่ถือว่าเป็นตารางฐานข้อมูล ฟังก์ชันฐานข้อมูลใช้เวลาสามอาร์กิวเมนต์:

• Database_arr คือช่วงอาร์เรย์ที่ถูกฝังหรืออาร์เรย์ที่สร้างโดยนิพจน์อาร์เรย์ที่มีโครงสร้างเพื่อให้แต่ละแถวหลังจากแถว 1 เป็นระเบียนฐานข้อมูลและแต่ละคอลัมน์เป็นฟิลด์ฐานข้อมูล แถว 1 มีป้ายชื่อสำหรับแต่ละฟิลด์
• Field_str | NUM ระบุว่าคอลัมน์ (ฟิลด์) ใดมีค่าที่จะเฉลี่ย ซึ่งสามารถแสดงเป็นชื่อฟิลด์ (สตริงข้อความ) หรือหมายเลขคอลัมน์คอลัมน์ซ้ายสุดจะแสดงเป็น 1
• Criteria_arr คือช่วงอาร์เรย์ที่ฝังหรืออาร์เรย์ที่สร้างขึ้นโดยการแสดงออกของอาร์เรย์ที่มีโครงสร้างดังนั้นแถวแรกจะประกอบด้วยชื่อเขตข้อมูลซึ่งเกณฑ์ (เกณฑ์) จะถูกนำมาใช้และแถวถัดไปจะมีการทดสอบตามเงื่อนไข

แถวแรกในเกณฑ์จะระบุชื่อฟิลด์ ทุกแถวอื่น ๆ ในเกณฑ์จะแสดงตัวกรองซึ่งเป็นชุดของข้อ จำกัด ในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง ข้อ จำกัด จะอธิบายโดยใช้สัญกรณ์แบบ Query-by-Example และสามารถรวมค่าที่ตรงหรือตัวดำเนินการเปรียบเทียบตามด้วยค่าเปรียบเทียบ ตัวอย่างของข้อ จำกัด คือ "ช็อกโกแลต", "42", "> = 42", "<> 42" เซลล์ที่ว่างเปล่าหมายถึงไม่มีข้อ จำกัด ในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง

ตัวกรองตรงกับแถวของฐานข้อมูลหากพบข้อ จำกัด ของตัวกรอง (ข้อ จำกัด ในแถวของตัวกรอง) แถว (ระเบียน) ของฐานข้อมูลจะต้องตรงตามเกณฑ์ถ้าหากมีอย่างน้อยหนึ่งตัวกรองตรงกับเกณฑ์นั้น ชื่อฟิลด์อาจปรากฏมากกว่าหนึ่งครั้งในช่วงเกณฑ์เพื่อให้มีข้อ จำกัด หลาย ๆ ข้อที่ใช้งานพร้อมกัน (เช่นอุณหภูมิ> = 65 และอุณหภูมิ <= 82)

DGET เป็นฟังก์ชันฐานข้อมูลเดียวที่ไม่รวมค่า DGET ส่งกลับค่าของฟิลด์ที่ระบุไว้ในอาร์กิวเมนต์ที่สอง (เช่นเดียวกับ VLOOKUP) เฉพาะเมื่อตรงระเบียนเดียวกับเกณฑ์; มิฉะนั้นจะแสดงข้อผิดพลาดที่ระบุว่าไม่มีการจับคู่หรือการแข่งขันหลายรายการ