ถ้าคุณส่งข้อความถึงคนที่ไม่ถูกต้องอย่าลืมเพิ่มสิ่งที่แนบที่สำคัญหรือทำผิดพลาดเกี่ยวกับอีเมลที่คุณอยากจะกลับไปคุณอาจโชคดี หากสถานการณ์เหมาะสมคุณสามารถเรียกคืนอีเมลได้ Outlook มีคุณสมบัติในตัวสำหรับแอ็พพลิเคชันทุกเวอร์ชันที่สามารถเรียกคืนอีเมลหรือแทนที่ข้อความได้แม้ว่าจะมีข้อกำหนดสำคัญ ๆ และข้อควรระวังที่คุณควรทราบ
เรียนรู้วิธีถอนอีเมลใน Outlook รวมถึงสิ่งที่อาจเกิดขึ้นหรืออาจเกิดขึ้นเมื่อคุณทำเช่นนั้น
ความต้องการ
ในการเรียกคืนอีเมล Outlook ทั้งคุณและผู้รับต้องใช้บัญชีอีเมลเซิร์ฟเวอร์ Exchange และ Outlook เป็นไคลเอ็นต์อีเมล ต่อไปนี้ต้องเป็นความจริงเช่นกัน
- กล่องจดหมายของผู้รับเปิดอยู่เมื่อคุณพยายามประมวลผลการเรียกคืน
- ข้อความต้นฉบับยังไม่ได้อ่านและปัจจุบันอยู่ในกล่องจดหมายของผู้รับ
- ข้อความไม่ได้รับการสัมผัสโดยกระบวนการใด ๆ เช่นกฎตัวกรองสแปมหรือ Add-in
- นอกจากนี้หากผู้รับของคุณไม่มีบัญชี Exchange ภายในองค์กรเดียวกันคุณอาจไม่สามารถเรียกคืนอีเมลได้
บันทึก: เมื่อคุณพยายามที่จะหดอีเมลโปรดทราบว่า Outlook อาจส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้รับที่คุณได้ทำไว้
วิธีเรียกคืนอีเมลใน Outlook (และแทนที่หากต้องการ)
ขั้นตอนสำหรับการหดหรือเปลี่ยนอีเมลใน Outlook จะเหมือนกันสำหรับทุกเวอร์ชันนับจากปี 2002 เป็นต้นไป
- เปิด Outlook และไปที่ รายการที่ถูกส่ง โฟลเดอร์
- ค้นหาข้อความที่คุณต้องการเรียกคืนและดับเบิลคลิกที่ อีเมล เพื่อเปิด การดูอีเมลในบานหน้าต่างแสดงตัวอย่างจะไม่ทำให้คุณสามารถเข้าถึงคุณลักษณะการเรียกคืนข้อความ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่ที่ ข่าวสาร แถบ เลือกปุ่ม การปฏิบัติ ลูกศรแบบเลื่อนลงในกล่องย้ายและคลิก ระลึกข้อความนี้. กล่องโต้ตอบเรียกคืนข้อความนี้จะเปิดขึ้น ไดอะล็อกอาจแสดงข้อความแจ้งให้คุณทราบว่าผู้รับมีหรืออาจได้รับและอ่านอีเมลเดิมของคุณแล้ว
- เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง ลบสำเนาที่ยังไม่ได้อ่านของข้อความนี้ เพื่อเรียกคืนข้อความหรือ ลบสำเนาที่ยังไม่ได้อ่านและแทนที่ด้วยข้อความใหม่ เพื่อแทนที่ข้อความด้วยข้อความใหม่
- วางเครื่องหมายถูกไว้ถัดจาก บอกฉันว่าการเรียกคืนประสบความสำเร็จหรือไม่สำเร็จสำหรับผู้รับแต่ละราย ถ้าคุณต้องการได้รับการแจ้งเตือนผล
- คลิก ตกลง.
- แก้ไขข้อความเดิมหากคุณเลือก ลบสำเนาที่ยังไม่ได้อ่านและแทนที่ด้วยข้อความใหม่ ตัวเลือกและคลิก ส่ง.
คุณควรได้รับข้อความแจ้งเตือน Outlook เกี่ยวกับความสำเร็จหรือความล้มเหลวในการถอนหรือแทนที่อีเมล
ผลลัพธ์ที่เป็นไปได้เมื่อคุณเรียกคืนอีเมล Outlook
ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าที่ผู้รับอาจมีอยู่ไม่ว่าจะอ่านอีเมลต้นฉบับหรือไม่และปัจจัยอื่น ๆ อีกหลายอย่างผลลัพธ์ที่ได้จากการพยายามเรียกคืนข้อความอาจแตกต่างกันไป ต่อไปนี้คือผลที่อาจเกิดขึ้นจากการเรียกคืน Outlook
- ถ้าผู้รับได้อ่านข้อความต้นฉบับแล้วการเรียกคืนจะล้มเหลว ทั้งข้อความเดิมและข้อความใหม่ (หรือการแจ้งเตือนถึงความพยายามในการเรียกคืนข้อความต้นฉบับ) จะพร้อมใช้งานแก่ผู้รับ
- ถ้าผู้รับยังไม่ได้เปิดข้อความต้นฉบับและเปิดข้อความการเรียกคืนก่อนข้อความต้นฉบับจะถูกลบออก Outlook แจ้งผู้รับว่าคุณได้ลบข้อความออกจากกล่องจดหมายแล้ว
ผลลัพธ์เหล่านี้จะเกิดขึ้นหากผู้รับย้ายทั้งสองข้อความไปยังโฟลเดอร์เดียวกันด้วยตนเองหรือใช้กฎ
ถ้าผู้รับเปิดใช้งาน ประมวลผลคำขอและคำตอบเมื่อมาถึง ภายใต้ตัวเลือกการติดตามและผู้รับยังไม่ได้อ่านอีเมลต้นฉบับ Outlook จะลบข้อความต้นฉบับและแจ้งให้ผู้รับทราบว่าคุณได้ลบข้อความแล้ว
อย่างไรก็ตามหากข้อความต้นฉบับถูกทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วเมื่อประมวลผลข้อความการเรียกคืนผู้รับจะได้รับแจ้งว่าคุณต้องการลบข้อความดังกล่าว ข้อความต้นฉบับจะยังคงอยู่ในกล่องขาเข้าของผู้รับ
ถ้าผู้รับย้ายข้อความต้นฉบับออกจากกล่องจดหมายและไปยังโฟลเดอร์อื่น (ด้วยตนเองหรือใช้กฎ) และข้อความการเรียกคืนจะไปที่กล่องจดหมายการเพิกถอนจะล้มเหลวโดยไม่คำนึงถึงว่าได้อ่านแล้วหรือไม่ ผู้รับได้รับแจ้งว่าการเรียกคืนล้มเหลว ผู้รับสามารถเข้าถึงข้อความอีเมลต้นฉบับและอีเมลใหม่ได้
นอกจากนี้หากคุณใช้ Outlook บนโทรศัพท์มือถือและพยายามเรียกคืนข้อความกระบวนการนี้อาจล้มเหลว
ส่งข้อความล่าช้า
การส่งอีเมลที่ไม่ถูกต้องอาจเป็นอันตรายต่อการใช้งานและน่าอายได้ ในขณะที่คุณลักษณะการเรียกคืนของ Outlook อาจช่วยคุณประหยัดเวลาในการหยิกคุณสามารถลดความเครียดโดยกำหนดเวลาหรือชะลอการส่งข้อความได้ การทำเช่นนี้จะทำให้คุณมีเวลาในการจดจำข้อผิดพลาดหรืออัปเดตข้อมูลก่อนที่อีเมลจะลงในกล่องจดหมายของผู้รับ
