เมื่อเพื่อนร่วมงานนำความสนใจของฉันไปที่บทความการผลิตอีเมลเก่าโดยจอร์จเก่าที่ทำให้รอบอีกครั้งมันทำให้ฉันตระหนักว่าการต่อสู้กล่องจดหมายเป็นจริง ฉันเพิ่งกลับมาจากฮันนีมูนสามสัปดาห์ในญี่ปุ่นดังนั้นฉันรู้ว่ามือแรกนี่มันจริงแค่ไหน มีความสามารถพิเศษในการจัดการกล่องจดหมายของคุณและถ้าไม่ใช่งานศิลปะอย่างแท้จริง ตลอดการเดินทางของเราสามีของฉันที่มุ่งมั่นที่ศูนย์กล่องจดหมายตลอดเวลาจะมองไปที่โทรศัพท์ของฉันดูไอคอนจดหมายและหมายเลขที่บินวนอยู่ที่ใดที่หนึ่งประมาณ 400 และต้องตกตะลึง
“ นั่นทำให้ฉันเครียด” เขาพูดและฉันก็สามารถเห็นเหงื่อที่ประดับอยู่บนหน้าผากของเขา แต่ฉันไปเที่ยว! และฉันมีการตอบกลับนอกสำนักงาน - สำหรับบัญชีงาน และ ที่อยู่ส่วนตัวของฉัน! ไม่มีใครคาดหวังอะไรจากฉันและฉันก็สบายใจที่ต้องเผชิญกับจำนวนที่เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ เมื่อฉันกลับมา
แน่นอนว่ารายละเอียดของกล่องจดหมายแม้ว่าบางครั้งก็น่าเบื่อก็มีความต้องการเช่นกัน ไม่สำคัญว่าคุณกำลังตรวจสอบข้อความของคุณในเช้าวันจันทร์หลังจากถอดปลั๊กทุกวันหยุดสุดสัปดาห์หรือกลางบ่ายในวันพฤหัสบดีแบบสุ่ม หากคุณไม่ทราบว่าข้อความนั้นต้องการหรือไม่ - ไม่ว่าจะเป็นการทำบุญตอบรับคำตอบคุณอาจเสียเวลาทำงานอันมีค่าพยายามที่จะคิดออก
คำบรรยายของชิ้นงานของ Kao“ การเดินทางไปที่กล่องจดหมายเป็นประจำ” ทำให้ฉันนึกถึงความสำคัญของการรู้ว่าจะตอบสนองอย่างไรและเมื่อใด การรับรู้นี้อาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างกล่องจดหมายล้นและหนึ่งที่เป็นระเบียบเรียบร้อย นี่คือเคล็ดลับด่วนที่จะช่วยคุณตัดสินใจ
1. มองหาเบาะแส
บางครั้งพวกเขาชัดเจน หนึ่งในเพื่อนร่วมงานของฉันส่งต่ออีเมลไม่กี่ฉบับที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการศึกษาและรายงาน แต่เธอมักจะตั้งข้อสังเกตว่า“ รู้สึกอิสระที่จะเก็บถาวร” ในตอนแรกฉันรู้สึกว่าบางทีฉันอาจรู้สึกหยาบคายโดยไม่ตอบกลับด้วยอย่างน้อยที่สุด ลวก ๆ ของการตอบกลับ (“ ขอบคุณ!”) แต่ฉันก็รู้ได้อย่างรวดเร็วว่าโน้ตที่มีชื่อเสียงของเธอเกี่ยวกับการเก็บถาวรหมายความว่าเธอไม่ต้องการหรือไม่ต้องการการตอบสนอง
หากคุณไม่มีเงื่อนงำโดยตรงให้อ่านอีกครั้งและลองคิดดูว่าคำตอบของคุณจะส่งผลอย่างไรต่อโน้ต หากไม่เป็นเช่นนั้น - บุคคลในแผนกของคุณกำลังแบ่งปันโครงการที่เขากำลังดำเนินการอยู่และคุณไม่มีคุณค่าที่จะเพิ่มในขณะนี้อย่ากดตอบกลับเพื่อรับใบเสร็จ
2. สูดดมคำถาม
เช่นเดียวกับที่กล่าวมาข้างต้นสิ่งนี้มักจะตรงไปตรงมา หากมีคำถามที่ชัดเจนว่าคุณตั้งใจจะตอบก็จำเป็นต้องมีการตอบสนองอย่างชัดเจนและอาจเป็นคำถามที่รวดเร็ว - หรือหนึ่งคำถามภายใน 24 ชั่วโมง เนื่องจากไม่ใช่ทุกคนที่เข้าถึงคุณได้รับประกันว่าจะเขียนอีเมลที่มีวาทศิลป์หรือที่ตรงประเด็นที่สุดคุณอาจต้องลอดผ่านย่อหน้าเพื่อดูว่ามีบางสิ่งที่คุณต้องตอบหรือไม่
หากคุณพบว่าไม่มีคำถามใด ๆ แต่ คุณ มีข้อสงสัยของคุณเองตอบกลับการชี้แจง มันคุ้มค่าที่จะติดตามและเพิ่มลงในกล่องจดหมายของใครบางคนหากมีศักยภาพในการบันทึกความเข้าใจผิดในอนาคต
3. พูด - ถ้าคุณต้องการที่จะได้ยิน
อันนี้เป็นพวงที่ยากที่สุด แต่เมื่อคุณได้รับมันมันจะกลายเป็นเหมือนธรรมชาติที่สอง หลายครั้งคุณจะได้รับอีเมลที่ไม่ได้ขออะไรจากคุณ คุณอาจได้รับการตอบสนองต่อสิ่งที่คุณส่งความคิดเห็นเกี่ยวกับโครงการที่คุณทำเสร็จคำแนะนำสำหรับการจัดการสถานการณ์ intel ในเป้าหมายเฉพาะแผนก หากคุณไม่มีอะไรใหม่ที่จะเพิ่มในการสนทนาหรือถ้าคุณสามารถใช้ความเห็นอย่างถี่ถ้วนและดำเนินงานของคุณต่อไปคุณจะรู้สึกสบายใจที่จะไม่ตอบสนอง
แต่ในทางกลับกันถ้าคุณรู้สึกว่าถูกบังคับให้แสดงออก - เพื่อชี้แจงตัวเองหรืออธิบายเกี่ยวกับการตัดสินใจที่คุณทำหรือให้ข้อมูลเชิงลึกที่ชัดเจน - แน่นอนว่าคุณควรกดปุ่มตอบกลับ สิ่งนี้อาจเป็นจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณเป็นสิ่งที่ส่งเสริมให้คิดอย่างอิสระและมีส่วนร่วมในหัวข้อที่ถูกอภิปราย
ควรดำเนินการต่อโดยไม่บอกว่าจดหมายข่าวอีเมลจำนวนมากหรือสิ่งใดก็ตามที่รู้สึกว่าการอ่านตัวเลือกไม่จำเป็นต้องมีการตอบสนอง หากคุณพบว่ามีประโยชน์คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ตามคำแนะนำของ Kao และจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณและการดูแลรักษาโฟลเดอร์จะเป็นไปโดยอัตโนมัติ
สิ่งที่ควรพิจารณาอีกประการหนึ่งคือ: ใส่ตัวเองในตำแหน่งของผู้ส่ง หากคุณเป็นคนที่จะส่งข้อความนั้นคุณจะมองหาคำตอบหรือไม่? ในขณะที่มีเวลาแสดงความขอบคุณอย่างแน่นอนหากคุณติดต่อกับใครบางคนเป็นประจำหรือมีคนไปมาบ่อยครั้ง - บางคนต้องการคำตอบที่คิดมากขึ้น - คุณอาจทิ้งอีเมลไว้อย่างปลอดภัยและระวังไม่ส่ง การตอบกลับสองคำโดยไม่จำเป็นสำหรับคนที่ชอบคุณนั้นเป็นไปได้มากที่สุดที่จะพยายามทำให้กล่องจดหมายเป็นศูนย์
