รายการข้อความอัตโนมัติเป็นบิตของข้อความที่คุณสามารถแทรกลงในเอกสาร Word ต่างๆ แต่คุณรู้ไหมว่าด้วยแป้นพิมพ์ลัดคุณสามารถแทรกข้อความอัตโนมัติได้เร็วขึ้น
ด้วยแป้นพิมพ์ลัดการแทรกรายการข้อความอัตโนมัติลงในเอกสาร Word เพียงแค่กดปุ่มง่ายๆแทนที่จะพิมพ์ชื่อของรายการ นี้สามารถสิ้นสุดเป็นประหยัดเวลามากโดยเฉพาะถ้าคุณใช้จำนวนมาก Auto Text รายการ
การสร้างข้อความอัตโนมัติ
สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือสร้างรายการข้อความอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังมีข้อความ Auto Text เริ่มต้นน้อยมากที่ติดตั้งและกำหนดค่าไว้ล่วงหน้าด้วย MS Word รายการข้อความอัตโนมัติเริ่มต้นของคุณสามารถมีทางลัดที่ใช้กับรายการเหล่านี้ หากคุณไม่ทราบวิธีแทรกข้อความอัตโนมัติโปรดดูขั้นตอนด้านล่าง
Word 2003
-
คลิกแทรกในเมนูด้านบน
-
วางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือข้อความอัตโนมัติ. ในเมนูรองคลิกข้อความอัตโนมัติ ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบการแก้ไขอัตโนมัติในแท็บ AutoText
-
ป้อนข้อความที่คุณต้องการใช้เป็น AutoText ในฟิลด์ "ป้อนรายการข้อความอัตโนมัติที่นี่" คลิกเพิ่ม.
-
คลิกตกลง.
Word 2007
-
เลือกข้อความที่คุณต้องการเพิ่มลงในแกลเลอรี AutoText ของคุณ
-
คลิกข้อความอัตโนมัติ ที่คุณเพิ่มลงในแถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน (ดูคำแนะนำด้านบน)
-
คลิกบันทึกการเลือกไปที่แกลลอรี่ AutoText ที่ด้านล่างของเมนู AutoText
-
กรอกข้อมูลในช่อง * ในกล่องโต้ตอบสร้างสร้างตึกใหม่
-
คลิกตกลง.
Word 2010 และรุ่นที่ใหม่กว่า
รายการ AutoText เรียกว่า Building Block ใน Word 2010 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อสร้างรายการ AutoText:
-
เลือกข้อความที่คุณต้องการเพิ่มลงในแกลเลอรี AutoText ของคุณ
-
คลิกแทรก แถบ
-
ในกลุ่มข้อความให้คลิกที่อะไหล่ด่วน ปุ่ม.
-
วางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือ AutoText ในเมนูรองที่เปิดขึ้นให้คลิกบันทึกการเลือกไปที่แกลลอรี่ AutoText ที่ด้านล่างของเมนู
-
กรอกข้อมูลในฟิลด์ในกล่องโต้ตอบสร้างการสร้างใหม่ (ดูด้านล่าง)
-
คลิกตกลง.
ช่องในกล่องโต้ตอบสร้างการสร้างใหม่เป็น:
- ชื่อ ฟิลด์จะเป็นข้อความที่คุณเลือก
- เฉลียง ควรตั้งค่าเป็น AutoText
- ประเภท เป็นค่าเริ่มต้นทั่วไป แต่คุณสามารถสร้างรูปแบบของคุณเองได้
- ลักษณะ คือที่ที่คุณสามารถเพิ่มข้อความเพื่อระบุรายการได้
- บันทึกไว้ ในแม่แบบที่คุณต้องการบันทึกรายการเริ่มต้นคือ Normal
- ตัวเลือก ช่วยให้คุณสามารถเลือกให้ AutoText แทรกตามปกติในย่อหน้าของตนเองหรือระหว่างการแบ่งหน้าทำให้เป็นหน้าเว็บของตนเอง
การใช้ทางลัดไปยัง Auto Text Entry
ในบทแนะนำของเราเราจะเพิ่มทางลัดไปยังรายการข้อความอัตโนมัติ "ที่อยู่" ที่เราสร้างขึ้นเอง เราจะเริ่มด้วยการเปิดเอกสาร Word ใหม่ (คุณยังสามารถเปิดเอกสารที่มีอยู่แล้ว)
จากนั้นเราจะไปที่ "File" จากนั้นคลิกที่ "Options" จากนั้นคลิกที่ "Word Options" จะมีช่องป๊อปอัพปรากฏขึ้น คลิกที่ตัวเลือก "กำหนด Ribbon" จากนั้นเลือกปุ่ม "กำหนดค่า" ที่อยู่ติดกับแป้นพิมพ์ลัด
เมนู Customize Keyboard จะปรากฏขึ้น ในเมนูหมวดหมู่ให้เลื่อนลงไปที่บล็อกสิ่งปลูกสร้างและเลือก ทางด้านขวาคุณจะเห็นตัวเลือก Building Blocks ทั้งหมดที่มีให้คุณ เลื่อนและเลือกรายการข้อความอัตโนมัติที่คุณจะใช้ทางลัดไป (ในกรณีของเรานั่นคือ "ที่อยู่")
คลิก "ที่อยู่" และไปที่ปุ่มกดปุ่มทางลัดใหม่ใต้รายการป้อนข้อความอัตโนมัติ นี่คือที่ที่เราจะพิมพ์แป้นพิมพ์ลัดที่เราต้องการนำไปใช้กับ "ที่อยู่" ถ้าแป้นพิมพ์ลัดถูกใช้โดยการป้อนข้อความอัตโนมัติอื่นจะปรากฏขึ้นใต้ช่อง Current Keys ทางด้านซ้ายถัดจาก "กำหนดในปัจจุบัน ไป "(หากต้องการคุณสามารถกำหนดแป้นพิมพ์ลัดใหม่ได้ในขณะนี้)
เราใช้แป้นพิมพ์ลัด "Alt + Ctrl + A" สำหรับรายการที่อยู่ "Auto Text" ของเรา ขั้นตอนต่อไปสิ่งที่เราต้องทำก็คือคลิกกำหนดและปิด ซึ่งจะทำให้เรากลับไปที่กล่องเมนูตัวเลือกคำซึ่งตอนนี้เราสามารถปิดได้
แค่นั้นแหละ! ตอนนี้เมื่อเราคลิก "Alt + Ctrl + A" รายการข้อความอัตโนมัติ "ที่อยู่" จะปรากฏในเอกสาร Word ของเรา
กำหนดทางลัด
หากคุณตัดสินใจที่จะกำหนดแป้นพิมพ์ลัดใหม่ให้กับรายการข้อความอัตโนมัติสิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกตัวเลือกที่กำหนดให้กับปัจจุบันและในหน้าต่างป๊อปอัปที่เป็นผลลัพธ์คุณจะกำหนดทางลัดโดยการกดปุ่มที่คุณต้องการ
