เพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงโดยไม่เจตนาหรือโดยเจตนาของข้อมูลที่มีอยู่ในเซลล์ของแผ่นงานหรือสมุดงาน Excel มีเครื่องมือสำหรับล็อกองค์ประกอบของเวิร์กชีทบางอย่างที่สามารถใช้งานได้โดยมีรหัสผ่านหรือไม่มีรหัสผ่าน
การป้องกันข้อมูลจากการเปลี่ยนแปลงในแผ่นงาน Excel เป็นกระบวนการสองขั้นตอน
- การล็อก / การปลดล็อกเซลล์หรือวัตถุเฉพาะเช่นแผนภูมิหรือกราฟิกในแผ่นงาน
- การใช้ตัวเลือกแผ่นป้องกัน จนกว่าขั้นตอนที่ 2 จะเสร็จสมบูรณ์องค์ประกอบและข้อมูลของแผ่นงานทั้งหมดจะเสี่ยงต่อการเปลี่ยนแปลง
บันทึก: ไม่ควรสับสนกับการป้องกันองค์ประกอบของเวิร์กชีตด้วยการรักษาความปลอดภัยด้วยรหัสผ่านระดับสมุดงานซึ่งมีมาตรการรักษาความปลอดภัยในระดับไฟล์เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้เปิดไฟล์เลย
ล็อกหรือปลดล็อกเซลล์
โดยค่าเริ่มต้นเซลล์ทั้งหมดในแผ่นงาน Excel จะถูกล็อค ทำให้ง่ายต่อการปกป้องข้อมูลและการจัดรูปแบบทั้งหมดในแผ่นงานเดียวโดยการใช้ตัวเลือกแผ่นป้องกัน
ในการป้องกันข้อมูลในแผ่นงานทั้งหมดในสมุดงานตัวเลือกแผ่นป้องกันจะต้องมีการใช้งานกับแต่ละแผ่นทีละรายการ การปลดล็อกเซลล์ที่เฉพาะเจาะจงทำให้สามารถเปลี่ยนแปลงได้เฉพาะเซลล์เหล่านี้หลังจากที่ได้ใช้ตัวเลือกแผ่นป้องกัน / เวิร์กบุคแล้ว
เซลล์แต่ละเซลล์สามารถล็อกหรือปลดล็อกได้โดยใช้ปุ่มล็อคเซลล์ ตัวเลือกนี้ทำงานเหมือนกับสวิตช์ไม่ว่าจะเป็นการล็อกหรือปลดล็อกเซลล์ก็ตาม เนื่องจากเซลล์ทั้งหมดถูกล็อคไว้ในแผ่นงานในขั้นต้นให้คลิก ล็อกเซลล์ จะปลดล็อกเซลล์ที่เลือกทั้งหมด
เซลล์บางเซลล์ในแผ่นงานอาจถูกปลดล็อกเพื่อให้สามารถเพิ่มข้อมูลใหม่ ๆ หรือแก้ไขข้อมูลที่มีอยู่ได้ เซลล์ที่มีสูตรหรือข้อมูลที่สำคัญอื่น ๆ จะถูกล็อคไว้เพื่อที่เมื่อมีการใช้ตัวเลือกป้องกันแผ่นงาน / เวิร์กบุคเซลล์เหล่านี้จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้
การปลดล็อกเซลล์ใน Excel
ขั้นตอนในการล็อกหรือปลดล็อกเซลล์:
- เป็นตัวอย่างในแผ่นงาน Excel เลือกเซลล์ I6 ถึง J10
- คลิก บ้าน แถบ
- คลิกรูป บนริบบิ้นเพื่อเปิดรายการแบบเลื่อนลง
- คลิกล็อกเซลล์ ที่ด้านล่างของรายการ
- เซลล์ที่ไฮไลต์ I6 ถึง J10 จะปลดล็อคแล้ว
ปลดล็อกแผนภูมิกล่องข้อความและกราฟิก
แผนภูมิทั้งหมดกล่องข้อความและออบเจ็กต์กราฟิกเช่นภาพคลิปอาร์มในแผ่นงานจะถูกล็อคและป้องกันเมื่อใช้ตัวเลือกแผ่นป้องกัน
ปล่อยให้วัตถุเหล่านี้ถูกปลดล็อกเพื่อให้สามารถเปลี่ยนเมื่อแผ่นงานได้รับการป้องกัน:
- เลือกวัตถุที่จะปลดล็อก การทำเช่นนี้จะเพิ่มแท็บรูปแบบไปที่ริบบิ้น
- คลิก รูป แถบ
- ในกลุ่มขนาดที่ด้านขวาของริบบิ้นให้คลิกที่ปุ่มเปิดกล่องโต้ตอบ (เล็ก ลูกศรชี้ลง) ที่อยู่ถัดจากคำว่า Size เพื่อเปิดบานหน้าต่างงานจัดรูปแบบ (กล่องโต้ตอบ Format Picture ใน Excel 2010 และ 2007)
- ในส่วนคุณสมบัติของบานหน้าต่างงานให้ยกเลิกการเลือก ล็อค กล่องกาเครื่องหมายและหากยกเลิกการเลือกใช้ ล็อคข้อความ กล่องกาเครื่องหมาย
ใช้ตัวเลือกแผ่นป้องกัน
ขั้นตอนที่สองในกระบวนการปกป้องแผ่นงานทั้งหมดจะถูกใช้โดยใช้กล่องโต้ตอบป้องกันแผ่นงาน กล่องโต้ตอบประกอบด้วยชุดของตัวเลือกที่กำหนดองค์ประกอบของแผ่นงานที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ องค์ประกอบเหล่านี้รวมถึง:
- การเพิ่มรหัสผ่านเพื่อควบคุมว่าใครสามารถปิดการป้องกันแผ่นงานได้
- การเลือกเซลล์ที่ถูกล็อกและปลดล็อก
- แก้ไขลบหรือลบข้อมูล
- การเพิ่ม / ลบแถวและคอลัมน์
- ซ่อนหรือยกเลิกการซ่อนคอลัมน์และแถว
- การเปลี่ยนรูปแบบตัวเลขเช่นสัญลักษณ์สกุลเงินเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์จำนวนตำแหน่งทศนิยม ฯลฯ
- การเปลี่ยนการจัดรูปแบบเซลล์เช่นการเปลี่ยนสีของเซลล์หรือแบบอักษรการแก้ไขการตัดข้อความการเพิ่มและการลบเส้นขอบและอื่น ๆ
บันทึก: การเพิ่มรหัสผ่านที่นี่ไม่ได้เป็นการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้เปิดแผ่นงานและดูเนื้อหา
หากตัวเลือกทั้งสองที่อนุญาตให้ผู้ใช้ไฮไลต์เซลล์ที่ถูกล็อกและปลดล็อกจะถูกปิดผู้ใช้จะไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในเวิร์กชีทถึงแม้ว่าจะมีการปลดล็อกเซลล์ก็ตาม
ตัวเลือกที่เหลือเช่นการจัดรูปแบบเซลล์และข้อมูลการจัดเรียงข้อมูลทั้งหมดไม่ทำงานเหมือนกัน ตัวอย่างเช่นถ้าตัวเลือกฟอร์แมตเซลล์ถูกเลือกไว้เมื่อแผ่นงานได้รับการป้องกันเซลล์ทั้งหมดจะสามารถจัดรูปแบบได้
ในทางกลับกันตัวเลือกการจัดเรียงจะอนุญาตเฉพาะเซลล์ที่ถูกปลดล็อกก่อนที่แผ่นงานจะได้รับการป้องกัน
การใช้ตัวเลือกแผ่นป้องกัน
- ปลดล็อกหรือล็อกเซลล์ที่ต้องการในแผ่นงาน
- คลิกที่ บ้าน แถบ
- คลิกรูป บนริบบิ้นเพื่อเปิดรายการแบบเลื่อนลง
- คลิกป้องกันแผ่นงาน ที่ด้านล่างของรายการเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบแผ่นป้องกัน
- เลือกหรือยกเลิกการเลือกตัวเลือกที่ต้องการ
- คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบและป้องกันแผ่นงาน
การปิดการป้องกันแผ่นงาน
หากต้องการยกเลิกการป้องกันแผ่นงานเพื่อให้สามารถแก้ไขเซลล์ทั้งหมดได้:
- คลิก บ้าน แถบ
- คลิกรูป บนริบบิ้นเพื่อเปิดรายการแบบเลื่อนลง
- คลิกยกเลิกการป้องกันแผ่นงาน ที่ด้านล่างของรายการเพื่อยกเลิกการป้องกันแผ่นงาน
บันทึก: การยกเลิกการป้องกันแผ่นงานไม่มีผลต่อสถานะของเซลล์ที่ถูกล็อกหรือปลดล็อก
