ข้อมูลในสเปรดชีตเป็นข้อมูลที่เก็บไว้ในโปรแกรมสเปรดชีตเช่น Excel หรือ Google ชีต ข้อมูลที่เก็บไว้ในเซลล์ในแผ่นงานสามารถใช้ในการคำนวณแสดงในกราฟหรือเรียงลำดับและกรองเพื่อหาข้อมูลเฉพาะ
บันทึก: ข้อมูลในบทความนี้ใช้กับ Excel รุ่น 2019, 2016, 2013, 2010, Excel สำหรับ Mac และ Excel สำหรับ Android
ประเภทข้อมูลสเปรดชีต
สเปรดชีตประกอบด้วยคอลัมน์และแถวที่สร้างตารางของเซลล์ โดยปกติเซลล์แต่ละเซลล์จะเก็บข้อมูลเพียงรายการเดียว ต่อไปนี้คือคำอธิบายเกี่ยวกับข้อมูลสามประเภทที่ใช้บ่อยที่สุดในโปรแกรมสเปรดชีต:
- ข้อมูลข้อความหรือที่เรียกว่าป้ายกำกับจะใช้สำหรับหัวเรื่องเวิร์กชีตและชื่อที่ระบุคอลัมน์ข้อมูล ข้อมูลข้อความสามารถประกอบด้วยตัวอักษรตัวเลขและอักขระพิเศษเช่น! หรือ &. โดยค่าเริ่มต้นข้อมูลข้อความจะถูกจัดชิดในเซลล์
- จำนวน ข้อมูลที่เรียกว่าค่าใช้ในการคำนวณ โดยค่าเริ่มต้นตัวเลขจะถูกจัดตำแหน่งให้ชิดขวาในเซลล์ นอกเหนือจากตัวเลขตามจริง Excel ยังจัดเก็บวันที่และเวลาเป็นตัวเลข โปรแกรมสเปรดชีตอื่น ๆ จะประมวลผลวันที่และเวลาเป็นหมวดหมู่ข้อมูลที่แยกต่างหาก ปัญหาเกิดขึ้นเมื่อตัวเลขถูกจัดรูปแบบเป็นข้อมูลข้อความ นี้จะช่วยป้องกันพวกเขาจากการใช้ในการคำนวณ
- สูตรคือสมการทางคณิตศาสตร์ที่ทำงานร่วมกับข้อมูลจากเซลล์อื่น ๆ ในกระดาษคำนวณ ใช้สูตรง่ายๆในการเพิ่มหรือลบตัวเลข สูตรขั้นสูงสมการพีชคณิต ฟังก์ชันสเปรดชีตเป็นสูตรที่มีอยู่ใน Excel
หากค่าแสดงเป็นสัญกรณ์ทางวิทยาศาสตร์ (เช่น 1.47E + 10) หรือเป็น hashtags (#) ค่าจะยาวเกินไปที่จะพอดีกับเซลล์ หากต้องการดูค่าทั้งหมดให้ขยายคอลัมน์ เลือกเซลล์และลากขอบ
วันที่ใน Excel
Excel จะจดจำวันที่ที่ป้อนด้วยรูปแบบที่คุ้นเคย ตัวอย่างเช่นถ้าคุณป้อน 10/31, 31 ต.ค. หรือ 31 ต.ค. Excel จะส่งคืนค่าในรูปแบบเริ่มต้น 31-ต.ค. ถ้าคุณต้องการเรียนรู้วิธีการใช้วันที่ที่มีสูตรให้ดูที่การป้อนวันที่ใน Excel อย่างถูกต้องโดยใช้ฟังก์ชันวันที่
วิธีการแปลงชนิดข้อมูลใน Excel
เมื่อข้อมูลถูกนำเข้าจากฐานข้อมูลหรือระบบรายงานขององค์กรข้อมูลตัวเลขอาจถูกโอนเป็นข้อความ สถานการณ์ดังกล่าวสามารถสร้างปัญหาการจัดเรียงได้ ค้นหาอักขระตัวเลขที่จัดชิดซ้ายในเซลล์ ค่าตัวเลขควรเรียงตามแนวตั้งโดยค่าเริ่มต้น
มีหลายวิธีในการเปลี่ยนข้อมูลข้อความเป็นข้อมูลตัวเลข แต่การใช้ฟังก์ชัน VALUE มักเป็นทางออกที่ง่ายที่สุด ดูการใช้ฟังก์ชัน VALUE ของ Excel เพื่อแปลงข้อความเป็นตัวเลข
ในทางกลับกันถ้าคุณต้องการให้ Excel อ่านอักขระตัวเลขหรือสูตรเป็นข้อความเพียงเพิ่มเครื่องหมายวรรคตอน (') ที่จุดเริ่มต้นของรายการ ตัวอย่างเช่น:
- '10
- '= TEXT (A1, "0")
