หากคุณชอบ 9 ถึง 5ers คุณอาจใช้เวลาส่วนใหญ่ในการส่งอีเมลและส่วนที่เหลือจะติดตามพวกเขา
หากคุณสามารถตอบคำถามของคุณได้หรือรับข้อเสนอแนะในรายงานของคุณในเวลาที่กำหนดคุณสามารถบุกเข้าไปในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณและเรียกมันหนึ่งวันก่อนค่ำ แต่อีเมลที่ไม่ได้รับของคุณจะถูกฝังอยู่ในกล่องจดหมายที่แออัดของผู้จัดการของคุณและคุณหมดหวังในห้องเล็ก ๆ ของคุณโดยพิจารณาสัญญาณ SOS อย่างจริงจัง คุณทำอะไร?
ก่อนที่คุณจะกด "ส่ง" ในอีเมลเช็คอินอื่นให้เปลี่ยนหัวเรื่องเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดและตรึงที่เครื่องหมายอัศเจรีย์สีแดงอันเป็นที่รักใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อทำให้ถูกต้องในครั้งแรก
1. ทำให้มันเร็ว
คุณได้ยินคำแนะนำนี้เมื่อพูดถึงการสื่อสารทุกรูปแบบ แต่การได้รับข้อความของคุณอย่างรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับอีเมล บล็อกข้อความยาว ๆ ดูน่ากลัวที่จะอ่านโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้จัดการที่ถูกน้ำท่วมอย่างต่อเนื่องกับข้อความ หากข้อความยาวเกินไปความเสี่ยงจะถูกผลักออกไปและกลับมาอีกครั้งเมื่อมีเวลามากขึ้น (ซึ่งในหลายกรณีไม่เคยมี)
คิดสั้นทะลุปรุโปร่งและตรงประเด็น ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือรายการที่คุณสามารถ เก็บย่อหน้าของคุณไว้สี่ถึงห้าบรรทัดเพื่อให้ง่ายต่อการอ่าน - คุณควรเห็นพื้นที่สีขาวจำนวนมากในช่องข้อความ และถ้านั่นยากเกินไปอาจเป็นสัญญาณว่าคุณกำลังพยายามครอบคลุมหัวข้อมากเกินไปในอีเมลเดียว ติดกับหนึ่งหัวข้อต่ออีเมลและส่งคนอื่น ๆ ภายใต้ฝาครอบแยก
2. ระบุที่อยู่ Qs และคำขอทั้งหมดที่มีศักยภาพ
ในเวลาเดียวกันคุณต้องการให้เพียงพอในอีเมลของคุณว่าไม่มีที่ว่างสำหรับการตีความที่ผิดพลาดหรือต้องการให้ผู้รับของคุณร้องขอข้อมูลเพิ่มเติม (สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการได้รับคำตอบในที่สุด - และแทนที่จะได้รับการตัดสินใจคุณจะได้รับคำถาม!)
ดังนั้นคาดเดาคำถามที่คุณอาจได้รับล่วงหน้าและตอบคำถามเหล่านั้น ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการให้หัวหน้าของคุณเลือกสถานที่สำหรับเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นให้เชื่อมโยงไปยังเว็บไซต์ของร้านอาหารหรือโรงแรมแนบรูปถ่ายของช่องว่างที่คุณรู้ว่าเธอต้องการจะดูและรวมการเปรียบเทียบราคาสำหรับตัวเลือก .
ข้อควรจำ: ยิ่งคุณทำงานกับอีเมลเดิมมากเท่าไหร่งานที่คุณต้องทำก็จะยิ่งน้อยลงเท่านั้น
3. รับเฉพาะในบรรทัดเรื่อง
เขียนหัวเรื่องที่มีรายละเอียดเพื่อให้ผู้รับมีความเข้าใจอย่างชัดเจนเกี่ยวกับปัญหาและคำกระตุ้นการตัดสินใจในเนื้อหาของอีเมล ข้ามวลีที่คลุมเครือเช่น "คำถามสำหรับคุณ" และ "แนวคิดที่ยอดเยี่ยมสำหรับการประชุม" และใช้บางสิ่งเช่น:“ ต้องการคำติชม: รายการวาระการประชุมงบประมาณไตรมาส 1”
กลยุทธ์นี้จะช่วยให้คุณค้นหาข้อความได้ง่ายในกล่องจดหมายของคุณหากผู้รับโทรศัพท์ของคุณโทรมาเพื่อพูดคุยแทนที่จะเขียนกลับทางอีเมล
4. ไฮไลต์ไอเท็มแอ็คชัน
หากคุณมีมากกว่าหนึ่งจุดหรือโพสต์คำถามในอีเมลของคุณมากกว่าหนึ่งข้อโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการเหล่านั้นโดดเด่นจากการเล่าเรื่องที่เหลือโดยใส่ไว้ในตัวหนาเน้นสีหรือจัดเรียงไว้ในรายการหัวข้อย่อย ความคมชัดดึงดูดสายตาของผู้รับตามเนื้อความของข้อความ (ชิ้นส่วนที่คุณไม่สามารถพลาดได้!) และเป็นคู่มือที่สมบูรณ์แบบสำหรับนักพายที่มีความเร็วผ่านอีเมล
5. นำด้วยจำนวนความต้องการ
มันน่าผิดหวังแค่ไหนเมื่อคุณแสดงตัวเลือกจำนวนมากในอีเมลเพื่อให้ผู้รับเลือกเพียงเพื่อรับการตอบกลับที่ระบุว่า "ฟังดูดี!"? เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ให้แน่ใจว่าเป้าหมายของคุณชัดเจนจากการไป สำหรับอีเมลที่มีมากกว่าหนึ่งคำถามให้จดจำนวนข้อสงสัยในบรรทัดแรกของข้อความเพื่อให้ผู้รับทราบจำนวนที่จะค้นหาและที่อยู่อย่างแน่นอน หากคุณโรยคำถามตลอดทั้งข้อความคุณเสี่ยงต่อผู้รับที่มองข้ามข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
6. รู้ว่าเมื่อไหร่ที่จะรับโทรศัพท์
หากคุณรู้สึกว่าหัวข้อนั้นต้องการ (หรือต้องการ) อีเมลหลายฉบับที่ไม่มีที่สิ้นสุดให้ข้ามหรือหยุดการสนทนาทางอีเมลทั้งหมด ธุรกิจบางอย่างได้รับการจัดการที่ดีที่สุดทางโทรศัพท์หรือด้วยตนเองโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการขนส่งหรือความสัมพันธ์มีความซับซ้อน ในความเป็นจริงความตั้งใจของคุณที่จะออกมาจากด้านหลังม่านอีเมลไม่เพียง แต่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในกรณีเหล่านี้ แต่ยังแสดงถึงความกล้าแสดงออกและความคิดริเริ่ม
ความปรารถนาและความหวังจะไม่ได้รับข้อความของคุณ แต่จะใช้เคล็ดลับเหล่านี้ และถ้าคุณสามารถทำให้อีเมลของคุณโดดเด่นและหยุดหมุนวงล้อในการติดตามดูแค่คิดว่าคุณอาจมีเวลามากขึ้นในมือของคุณ
