วิธีจัดเรียงข้อมูลใน Excel

บทความนี้ครอบคลุมถึงวิธีการต่างๆในการจัดเรียงข้อมูลภายใน Excel ข้อมูลที่สามารถพบได้ในส่วนต่าง ๆ ของบทความนี้ประกอบด้วยคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการ:

1. จัดเรียงคอลัมน์เดี่ยวโดยใช้เรียงและกรอง หรือปุ่มลัด
2. จัดเรียงคอลัมน์หลายคอลัมน์
3. เรียงตามวันที่หรือเวลา
4. เรียงตามวันสัปดาห์เดือนหรือรายการที่กำหนดเองอื่น ๆ
5. จัดเรียงตามแถว - จัดเรียงคอลัมน์ใหม่

การเลือกข้อมูลที่ต้องการจัดเรียง

ก่อนที่ข้อมูลจะถูกจัดเรียง Excel จำเป็นต้องทราบช่วงที่ถูกต้องซึ่งจะถูกจัดเรียงและโดยปกติแล้ว Excel จะดีในการเลือกพื้นที่ของข้อมูลที่เกี่ยวข้องดังนั้นตราบเท่าที่มีการป้อนเงื่อนไขต่อไปนี้:

1. ไม่มีแถวหรือคอลัมน์ที่ว่างไว้ภายในพื้นที่ของข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
2. แถวและคอลัมน์ว่างไว้ระหว่างพื้นที่ของข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

Excel จะพิจารณาได้อย่างถูกต้องหากพื้นที่ข้อมูลมีชื่อฟิลด์และยกเว้นแถวจากระเบียนที่จะจัดเรียง อย่างไรก็ตามการอนุญาตให้ Excel เลือกช่วงที่จะเรียงลำดับอาจมีความเสี่ยงโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับข้อมูลจำนวนมากที่ยากที่จะตรวจสอบ

เพื่อให้แน่ใจว่ามีการเลือกข้อมูลที่ถูกต้องให้ไฮไลต์ช่วงก่อนเริ่มจัดเรียง หากมีการจัดเรียงช่วงซ้ำ ๆ กันวิธีที่ดีที่สุดคือให้ชื่อ

เรียงลำดับคีย์และเรียงลำดับใน Excel

การเรียงลำดับต้องใช้คีย์เรียงลำดับและลำดับการเรียงลำดับ คีย์เรียงลำดับ คือข้อมูลในคอลัมน์หรือคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียง มันถูกระบุโดยชื่อคอลัมน์หรือชื่อเขตข้อมูล ในรูปด้านบนคีย์การเรียงลำดับที่เป็นไปได้คือรหัสนักเรียนชื่ออายุโปรแกรมและเดือนที่เริ่มต้นในการจัดเรียงอย่างรวดเร็วการคลิกที่เซลล์เดียวในคอลัมน์ที่มีคีย์จัดเรียงจะเพียงพอที่จะบอก Excel ว่าคีย์เรียงลำดับคืออะไร

สำหรับข้อความหรือค่าตัวเลขสองตัวเลือกสำหรับลำดับการเรียงลำดับจะขึ้นและลง

เมื่อใช้ เรียงและกรอง บนปุ่ม บ้าน แท็บริบบิ้นตัวเลือกลำดับการจัดเรียงในรายการแบบเลื่อนลงจะเปลี่ยนแปลงขึ้นอยู่กับชนิดของข้อมูลในช่วงที่เลือก

จัดเรียงอย่างรวดเร็วโดยใช้การเรียงลำดับและตัวกรอง

ใน Excel การจัดเรียงอย่างรวดเร็วสามารถดำเนินการได้โดยใช้ เรียงและกรอง บนปุ่ม บ้าน แถบริบบิ้น

ขั้นตอนในการดำเนินการจัดเรียงอย่างรวดเร็วคือ:

1. คลิกที่ a เซลล์ ในคอลัมน์ที่มีคีย์จัดเรียง
2. คลิกที่ บ้าน แถบริบบิ้น
3. คลิก เรียงและกรอง เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลงของตัวเลือกการจัดเรียง
4. คลิกหนึ่งในสองตัวเลือกเพื่อจัดเรียงในอย่างใดอย่างหนึ่ง จากน้อยไปมาก หรือ จากมากไปน้อย ใบสั่ง.

จัดเรียงคอลัมน์หลาย ๆ ข้อมูลใน Excel

นอกเหนือจากการจัดเรียงอย่างรวดเร็วตามคอลัมน์เดียวข้อมูลคุณลักษณะการจัดเรียงแบบกำหนดเองของ Excel ช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงในหลายคอลัมน์โดยการกำหนดคีย์การจัดเรียงหลายรายการ ในการจัดเรียงหลายคอลัมน์คีย์การจัดเรียงจะถูกระบุด้วยการเลือกส่วนหัวของคอลัมน์ในกล่องโต้ตอบเรียง

เช่นเดียวกับการจัดเรียงอย่างรวดเร็วคีย์การจัดเรียงจะถูกกำหนดโดยการระบุส่วนหัวของคอลัมน์หรือชื่อเขตข้อมูลในตารางที่มีคีย์จัดเรียง

เรียงตามหลายคอลัมน์ตัวอย่าง

ในตัวอย่างข้างต้นทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อจัดเรียงข้อมูลในช่วง H2 ไปยัง L12 ในสองคอลัมน์ข้อมูล - แรกโดยชื่อแล้วตามอายุ

1. เน้นช่วงเซลล์ที่จะเรียงลำดับ
2. คลิกที่ บ้าน แถบริบบิ้น
3. คลิกที่ เรียงและกรอง ไอคอนบนริบบิ้นเพื่อเปิดรายการแบบหล่นลง
4. คลิกที่ การจัดเรียงแบบกำหนดเอง ในรายการแบบหล่นลงเพื่อนำมาขึ้น ประเภท กล่องโต้ตอบ
5. ภายใต้ คอลัมน์ หัวเรื่องในไดอะลอกบ็อกซ์เลือก ชื่อ จากรายการแบบหล่นลงเพื่อจัดเรียงข้อมูลตามคอลัมน์ชื่อ
6. เรียงลำดับ เหลือไว้ที่ ค่า - เนื่องจากการเรียงลำดับจะขึ้นอยู่กับข้อมูลจริงในตาราง
7. ภายใต้ เรียงลำดับ หัวเรื่องเลือก Z ถึง A จากรายการแบบหล่นลงเพื่อเรียงลำดับข้อมูลชื่อในลำดับจากมากไปน้อย
8. ที่ด้านบนของกล่องโต้ตอบให้คลิกที่ปุ่ม เพิ่มระดับ เพื่อเพิ่มตัวเลือกการเรียงลำดับที่สอง
9. สำหรับคีย์การจัดเรียงลำดับที่สองใต้ คอลัมน์ หัวเรื่องเลือก อายุ จากรายการแบบหล่นลงเพื่อเรียงลำดับระเบียนที่มีชื่อซ้ำกันตามคอลัมน์อายุ
10. ภายใต้ เรียงลำดับ หัวเรื่องเลือก ใหญ่ที่สุดถึงเล็กที่สุด จากรายการแบบหล่นลงเพื่อเรียงลำดับข้อมูลอายุตามลำดับจากมากไปน้อย
11. คลิก ตกลง ในกล่องโต้ตอบเพื่อปิดกล่องโต้ตอบและจัดเรียงข้อมูล

อันเป็นผลมาจากการกำหนดคีย์การจัดเรียงที่สองในตัวอย่างข้างต้นระเบียนสองรายการที่มีค่าเหมือนกันสำหรับ ชื่อ ถูกจัดเรียงตามลำดับจากมากไปหาน้อย อายุ ฟิลด์ส่งผลให้เกิดการบันทึกสำหรับนักศึกษาวิลสันอายุ 21 ก่อนบันทึกสองวิลสันอายุ 19

แถวแรก: ส่วนหัวของคอลัมน์หรือข้อมูล

ช่วงของข้อมูลที่เลือกสำหรับการเรียงลำดับในตัวอย่างด้านบนรวมถึงส่วนหัวของคอลัมน์เหนือแถวแรกของข้อมูล

Excel ตรวจพบแถวนี้มีข้อมูลที่แตกต่างจากข้อมูลในแถวถัดไปดังนั้นจึงถือว่าแถวแรกเป็นส่วนหัวของคอลัมน์และปรับตัวเลือกที่ใช้ได้ใน ประเภท เพื่อรวม

เกณฑ์หนึ่งที่ Excel ใช้เพื่อกำหนดว่าแถวแรกที่มีส่วนหัวของคอลัมน์คือการจัดรูปแบบหรือไม่ ในตัวอย่างข้างต้นข้อความในแถวแรกเป็นแบบอักษรที่แตกต่างกันและเป็นสีอื่นจากข้อมูลในส่วนที่เหลือของแถว

ถ้าแถวแรกไม่มีหัวเรื่อง Excel จะใช้ตัวอักษรคอลัมน์เช่นคอลัมน์ D หรือคอลัมน์ E เป็นตัวเลือกใน คอลัมน์ ตัวเลือกของ ประเภท กล่องโต้ตอบ

Excel ใช้ความแตกต่างดังกล่าวในการตัดสินใจว่าแถวแรกจะเป็นแถวหัวเรื่องหรือไม่ก็เป็นเรื่องที่ดีที่จะทำให้ถูกต้อง แต่ก็ไม่ใช่ความผิดพลาด ถ้า Excel ทำผิดพลาดกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับประกอบด้วยช่องทำเครื่องหมาย - ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว - สามารถใช้แทนที่การเลือกอัตโนมัตินี้ได้

เรียงข้อมูลตามวันที่หรือเวลาใน Excel

นอกเหนือจากการจัดเรียงข้อมูลข้อความตามตัวอักษรหรือตัวเลขจากที่ใหญ่ที่สุดไปน้อยที่สุดตัวเลือกการจัดเรียงของ Excel ยังรวมถึงการเรียงลำดับค่าวันที่ ใบสั่งจัดเรียงที่สามารถใช้ได้สำหรับวันที่รวมถึง:

• ลำดับที่สูงขึ้น - เก่าแก่ที่สุด;
• เรียงลำดับจากมากไปน้อยที่สุด

เรียงลำดับและเรียงลำดับกล่องโต้ตอบอย่างรวดเร็ว

เนื่องจากวันที่และเวลามีการจัดรูปแบบข้อมูลตัวเลขไว้สำหรับการเรียงลำดับในคอลัมน์เดียวเช่น วันที่ยืม ในตัวอย่างของเราสามารถใช้วิธี quicksort ได้สำเร็จ สำหรับประเภทที่เกี่ยวข้องกับหลายคอลัมน์ของวันที่หรือเวลาต้องใช้กล่องโต้ตอบการจัดเรียงเช่นเดียวกับเมื่อเลือกหลายคอลัมน์ของข้อมูลตัวเลขหรือข้อความ

เรียงตามวันที่ตัวอย่าง

หากต้องการเรียงลำดับอย่างรวดเร็วตามวันที่เรียงลำดับจากมากไปน้อย - เก่าสุดไปใหม่ - สำหรับตัวอย่างในภาพด้านบนขั้นตอนจะเป็นดังนี้:

1. เน้นช่วงเซลล์ที่จะเรียงลำดับ
2. คลิกที่ บ้าน แถบริบบิ้น
3. คลิกที่ เรียงและกรอง ไอคอนบนริบบิ้นเพื่อเปิดรายการแบบหล่นลง
4. คลิกที่ การจัดเรียงแบบกำหนดเอง ในรายการแบบหล่นลงเพื่อนำมาขึ้น ประเภท กล่องโต้ตอบ
5. ภายใต้ คอลัมน์ หัวเรื่องในไดอะลอกบ็อกซ์เลือก ยืม จากรายการแบบหล่นลงเพื่อจัดเรียงข้อมูลตามคอลัมน์ชื่อ
6. เรียงลำดับ เหลือไว้ที่ ค่า - เนื่องจากการเรียงลำดับจะขึ้นอยู่กับข้อมูลจริงในตาราง
7. ภายใต้ เรียงลำดับ หัวเรื่องเลือก เก่าแก่ใหม่ล่าสุด จากรายการแบบหล่นลงเพื่อจัดเรียงวันที่
8. คลิก ตกลง ในกล่องโต้ตอบเพื่อปิดกล่องโต้ตอบและจัดเรียงข้อมูล

หากผลลัพธ์ของการจัดเรียงตามวันที่ไม่ได้เป็นไปตามที่คาดไว้ข้อมูลในคอลัมน์ที่มีคีย์จัดเรียงอาจประกอบด้วยวันที่หรือเวลาที่จัดเก็บเป็นข้อมูลข้อความแทนที่จะเป็นตัวเลข (วันที่และเวลาเป็นเพียงตัวเลขข้อมูลที่จัดรูปแบบแล้ว)

ข้อมูลแบบผสมและการจัดเรียงอย่างรวดเร็ว

เมื่อใช้วิธีการจัดเรียงอย่างรวดเร็วถ้าระเบียนที่มีข้อความและข้อมูลตัวเลขผสมกัน Excel จะเรียงลำดับตัวเลขและข้อมูลข้อความแยกต่างหากโดยการวางระเบียนด้วยข้อมูลข้อความที่ด้านล่างของรายการที่เรียงลำดับ

Excel อาจรวมถึงส่วนหัวของคอลัมน์ในผลลัพธ์การจัดเรียงการตีความว่าเป็นเพียงแถวของข้อมูลข้อความอื่นแทนที่จะเป็นชื่อเขตข้อมูลของตารางข้อมูล

คำเตือนเรื่องการจัดเรียงที่เป็นไปได้

ถ้ามีการใช้กล่องโต้ตอบการเรียงลำดับแม้กระทั่งสำหรับการเรียงลำดับในหนึ่งคอลัมน์ Excel อาจแสดงข้อความแจ้งเตือนว่ามีข้อมูลที่เก็บไว้เป็นข้อความและให้คุณเลือก:

• จัดเรียงข้อมูลที่มีลักษณะเป็นตัวเลขเป็นตัวเลข
• จัดเรียงหมายเลขและหมายเลขที่เก็บไว้เป็นข้อความแยกต่างหาก

ถ้าคุณเลือกตัวเลือกแรก Excel จะพยายามวางข้อมูลข้อความในตำแหน่งที่ถูกต้องของผลลัพธ์การจัดเรียง เลือกตัวเลือกที่สองและ Excel จะวางระเบียนที่มีข้อมูลข้อความที่ด้านล่างของผลลัพธ์เรียงลำดับเช่นเดียวกับการจัดเรียงอย่างรวดเร็ว

การเรียงลำดับข้อมูลตามวันของสัปดาห์หรือหลายเดือนใน Excel

นอกจากนี้คุณยังสามารถจัดเรียงข้อมูลตามวันในสัปดาห์หรือเดือนต่อปีโดยใช้รายการแบบกำหนดเองในตัวที่ Excel จะใช้เพื่อเพิ่มวันหรือเดือนลงในแผ่นงานโดยใช้ที่จับเติม รายการเหล่านี้ช่วยให้สามารถเรียงลำดับตามวันหรือเดือนตามลำดับได้ตามลำดับตัวอักษร

เช่นเดียวกับตัวเลือกการเรียงลำดับอื่น ๆ การเรียงลำดับค่าโดยรายการที่กำหนดเองจะแสดงขึ้นในช่วงขึ้น (วันอาทิตย์ถึงวันเสาร์ / มกราคมถึงธันวาคม) หรือเรียงลำดับลง (วันเสาร์อาทิตย์ / ธันวาคมถึงมกราคม)

ในภาพด้านบนขั้นตอนต่อไปนี้ถูกใช้เพื่อจัดเรียงตัวอย่างข้อมูลในช่วง H2 ไปยัง L12 โดยเดือนของปี:

1. เน้นช่วงเซลล์ที่จะเรียงลำดับ
2. คลิกที่ บ้าน แถบริบบิ้น
3. คลิกที่ เรียงและกรอง ไอคอนบนริบบิ้นเพื่อเปิดรายการแบบหล่นลง
4. คลิกที่ การจัดเรียงแบบกำหนดเอง ในรายการแบบหล่นลงเพื่อนำมาขึ้น ประเภท กล่องโต้ตอบ
5. ภายใต้ คอลัมน์ หัวเรื่องในไดอะลอกบ็อกซ์เลือก เริ่มต้นเดือน จากรายการแบบหล่นลงเพื่อจัดเรียงข้อมูลตามเดือนของปี
6. เรียงลำดับ เหลือไว้ที่ ค่า - เนื่องจากการเรียงลำดับจะขึ้นอยู่กับข้อมูลจริงในตาราง
7. ภายใต้ เรียงลำดับ หัวเรื่องคลิกที่ลูกศรลงถัดจากค่าเริ่มต้น A ถึง Z เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
8. ในเมนูให้เลือก รายการที่กำหนดเอง เพื่อเปิด รายการที่กำหนดเอง กล่องโต้ตอบ
9. ในหน้าต่างด้านซ้ายมือของกล่องโต้ตอบคลิกครั้งเดียวในรายการ: มกราคม, กุมภาพันธ์, มีนาคม, เมษายน … เพื่อเลือก
10. คลิก ตกลง เพื่อยืนยันการเลือกและกลับไปที่ ประเภท กล่องโต้ตอบ
11. รายการที่เลือก -มกราคม, กุมภาพันธ์, มีนาคม, เมษายน - จะแสดงขึ้นภายใต้ ใบสั่ง หัวข้อ
12. คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบและจัดเรียงข้อมูลตามเดือนปี

ตามค่าเริ่มต้นรายการที่กำหนดเองจะแสดงเฉพาะในน้อยไปหามาก สั่งซื้อใน รายการที่กำหนดเอง กล่องโต้ตอบ เมื่อต้องการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับจากมากไปหาน้อยโดยใช้รายการแบบกำหนดเองหลังจากเลือกรายการที่ต้องการเพื่อให้แสดงในส่วน ใบสั่ง หัวเรื่องในกล่องโต้ตอบเรียง:

1. คลิกที่ลูกศรลงถัดจากรายการที่แสดงเช่น มกราคม, กุมภาพันธ์, มีนาคม, เมษายน … , เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
2. ในเมนูให้เลือกตัวเลือกรายการแบบกำหนดเองที่แสดงในลำดับจากมากไปน้อยเช่น ธันวาคม, พฤศจิกายน, ตุลาคม, กันยายน …
3. คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบและเรียงลำดับข้อมูลในลำดับจากมากไปหาน้อยโดยใช้รายการแบบกำหนดเอง

จัดเรียงตามแถวเพื่อเรียงลำดับคอลัมน์ใหม่ใน Excel

ตามที่แสดงด้วยตัวเลือกการเรียงลำดับก่อนหน้านี้ข้อมูลจะได้รับการจัดเรียงตามปกติโดยใช้ส่วนหัวของคอลัมน์หรือชื่อเขตข้อมูลและผลลัพธ์คือการเรียงลำดับใหม่ของแถวหรือระเบียนทั้งหมด ตัวเลือกการเรียงลำดับน้อยที่รู้จักและใช้น้อยลงใน Excel คือการจัดเรียงตามแถวซึ่งมีผลในการจัดเรียงลำดับของคอลัมน์จากซ้ายไปขวาในแผ่นงาน

เหตุผลหนึ่งที่ทำให้การเรียงลำดับตามแถวคือการจับคู่คำสั่งคอลัมน์ระหว่างตารางข้อมูลที่ต่างกัน ด้วยคอลัมน์ที่เรียงลำดับจากซ้ายไปขวาจึงเป็นการเปรียบเทียบระเบียนหรือคัดลอกและย้ายข้อมูลระหว่างตารางได้ง่ายขึ้น

การปรับแต่งการสั่งซื้อคอลัมน์

ไม่ค่อยได้รับคอลัมน์ตามลำดับที่ถูกต้องเนื่องจากมีข้อ จำกัด ของตัวเลือกเรียงลำดับจากมากไปหาน้อย โดยปกติแล้วจำเป็นต้องใช้ลำดับการจัดเรียงที่กำหนดเองและ Excel มีตัวเลือกสำหรับการเรียงลำดับตามสีของเซลล์หรือแบบอักษรหรือตามรูปแบบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

วิธีที่ง่ายที่สุดในการบอก Excel ลำดับของคอลัมน์คือการเพิ่มแถวด้านบนหรือด้านล่างของตารางข้อมูลที่มีตัวเลข 1, 2, 3, 4... ที่ระบุลำดับของคอลัมน์จากซ้ายไปขวา การจัดเรียงตามแถวจะกลายเป็นเรื่องง่ายในการจัดเรียงคอลัมน์ที่เล็กที่สุดและใหญ่ที่สุดตามแถวที่มีตัวเลข

เมื่อจัดเรียงเสร็จแล้วแถวที่เพิ่มขึ้นของตัวเลขจะสามารถลบออกได้ง่าย

เรียงตามแถวตัวอย่าง

ในตัวอย่างข้อมูลที่ใช้สำหรับชุดข้อมูลนี้ในตัวเลือกการจัดเรียงของ Excel, รหัสนักศึกษา คอลัมน์อยู่ด้านซ้ายเสมอตามด้วย ชื่อ แล้วมักจะ อายุ.

ในกรณีนี้ดังที่แสดงในภาพข้างต้นคอลัมน์จะถูกจัดเรียงใหม่เพื่อให้ โครงการ คอลัมน์แรกอยู่ทางซ้ายตามด้วย เริ่มต้นเดือน, ​ชื่อฯลฯ

ขั้นตอนต่อไปนี้ถูกใช้เพื่อเปลี่ยนลำดับของคอลัมน์ไปเป็นที่เห็นในภาพด้านบน:

1. แทรกแถวว่างเหนือแถวที่มีชื่อฟิลด์
2. ในแถวใหม่นี้ให้ป้อนตัวเลขต่อไปนี้จากซ้ายไปขวาโดยเริ่มจากคอลัมน์ H: 5, 3, 4, 1, 2.
3. เน้นช่วงของ H2 ถึง L13.
4. คลิกที่ บ้าน แถบริบบิ้น
5. คลิกที่ เรียงและกรอง ไอคอนบนริบบิ้นเพื่อเปิดรายการแบบหล่นลง
6. คลิกที่ การจัดเรียงแบบกำหนดเอง ในรายการแบบหล่นลงเพื่อนำมาขึ้น ประเภท กล่องโต้ตอบ
7. ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบให้คลิกที่ ตัวเลือก.. เพื่อเปิด จัดเรียงตัวเลือก กล่องโต้ตอบ
8. ในส่วนการวางแนวของกล่องโต้ตอบที่สองให้คลิกที่ เรียงจากซ้ายไปขวา เพื่อจัดเรียงลำดับของคอลัมน์จากซ้ายไปขวาในแผ่นงาน
9. คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบนี้
10. เมื่อเปลี่ยนทิศทางแล้ว คอลัมน์ มุ่งหน้าไปที่ ประเภท เปลี่ยนเป็นกล่องโต้ตอบ แถว .
11. ภายใต้ แถว หัวเรื่องเลือก เพื่อจัดเรียงตามแถวที่ 2 - แถวที่มีหมายเลขที่กำหนดเอง
12. เรียงลำดับ เหลือไว้ที่ ค่า .
13. ภายใต้ เรียงลำดับ หัวเรื่องเลือก เล็กที่สุดจนถึงใหญ่ที่สุด จากรายการแบบหล่นลงเพื่อเรียงลำดับตัวเลขในแถวที่ 2 ตามลำดับจากน้อยไปมาก
14. คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบและจัดเรียงคอลัมน์จากซ้ายไปขวาโดยตัวเลขในแถว 2
15. ลำดับของคอลัมน์ควรเริ่มต้นด้วย โครงการ ติดตามโดย เดือนเริ่ม, ชื่อ, เป็นต้น

ใช้ตัวเลือกการจัดเรียงแบบกำหนดเองของ Excel เพื่อเรียงลำดับคอลัมน์ใหม่

ดังที่ได้กล่าวมาแล้วในขณะที่การจัดเรียงที่กำหนดเองมีอยู่ในกล่องโต้ตอบเรียงใน Excel ตัวเลือกเหล่านี้จะไม่สะดวกในการจัดเรียงคอลัมน์ในแผ่นงาน ตัวเลือกสำหรับการสร้างลำดับการจัดเรียงแบบกำหนดเองที่พร้อมใช้งานในกล่องโต้ตอบเรียงลำดับคือการเรียงลำดับข้อมูลตามสีของเซลล์สีแบบอักษรและไอคอน

ยกเว้นกรณีที่มีการใช้งานการจัดรูปแบบที่ไม่ซ้ำกันเช่นแบบอักษรหรือสีของเซลล์ที่ต่างกันการจัดรูปแบบจะต้องมีการเพิ่มลงในแต่ละเซลล์ในแถวเดียวกันสำหรับแต่ละคอลัมน์ที่จะเรียงลำดับใหม่

ตัวอย่างเช่นในการใช้สีตัวอักษรเพื่อเรียงลำดับคอลัมน์ในภาพด้านบน:

1. คลิกที่แต่ละอัน ชื่อฟิลด์ และเปลี่ยนสีแบบอักษรสำหรับแต่ละสีเช่นสีแดงสีเขียวสีฟ้า ฯลฯ
2. ในไดอะลอกบ็อกซ์เรียงให้ตั้งค่า จัดเรียงตาม ตัวเลือก สีตัวอักษร .
3. ภายใต้ ใบสั่ง, ตั้งคา ลำดับสีชื่อฟิลด์ เพื่อให้ตรงกับคำสั่งคอลัมน์ที่ต้องการ
4. หลังจากการจัดเรียง, รีเซ็ตสีตัวอักษร สำหรับแต่ละชื่อฟิลด์