นอกเหนือจากการจัดเรียงตามค่าเช่นข้อความหรือตัวเลข Microsoft Excel มีตัวเลือกแบบกำหนดเองที่อนุญาตให้คุณจัดเรียงเซลล์ตามลำดับความสี
บันทึก คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2019 สำหรับ Mac และ Excel 2016 สำหรับ Mac
ก่อนจัดเรียง
ก่อนที่ข้อมูลจะถูกเรียงลำดับ Excel จำเป็นต้องรู้ช่วงที่ถูกต้องเพื่อจัดเรียง Excel สามารถเลือกพื้นที่ของข้อมูลที่เกี่ยวข้องตราบเท่าที่:
- ไม่มีแถวหรือคอลัมน์ที่ว่างเปล่าอยู่ภายในพื้นที่ของข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
- แถวและคอลัมน์ที่ว่างเปล่าอยู่ ระหว่าง พื้นที่ของข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
Excel กำหนดว่าพื้นที่ข้อมูลมีชื่อฟิลด์และไม่รวมแถวเหล่านี้จากระเบียนที่จะเรียงลำดับ
การอนุญาตให้ Excel เลือกช่วงที่จะเรียงลำดับใช้ได้ดีสำหรับข้อมูลจำนวนเล็กน้อยที่สามารถตรวจสอบได้ด้วยสายตาเพื่อให้มั่นใจว่า:
- เลือกช่วงที่ถูกต้อง
- ว่าไม่มีช่องว่างในช่วง
- หลังจากการเรียงลำดับเร็กคอร์ดข้อมูลจะสมบูรณ์และถูกต้อง
สำหรับข้อมูลที่มีขนาดใหญ่วิธีที่ง่ายที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าเลือกช่วงที่ถูกต้องคือการเน้นก่อนที่จะเรียงลำดับ
ถ้าช่วงเดียวกันจะเรียงลำดับซ้ำ ๆ วิธีที่ดีที่สุดคือการให้ a ชื่อ .
ถ้าชื่อถูกกำหนดสำหรับช่วงที่จะเรียงลำดับให้พิมพ์ชื่อในกล่องชื่อหรือเลือกจากรายการแบบหล่นลงที่เกี่ยวข้องและ Excel จะไฮไลต์ช่วงของข้อมูลที่ถูกต้องในแผ่นงาน
เรียงตามสีพื้นหลังของเซลล์ใน Excel
การเรียงลำดับใด ๆ ต้องใช้ลำดับการจัดเรียง เมื่อเรียงลำดับตามค่ามีคำสั่งเรียงลำดับที่เป็นไปได้สองแบบ: ขึ้นและลง เมื่อเรียงลำดับตามสีจะไม่มีคำสั่งดังกล่าวดังนั้นคุณจะต้องกำหนดลำดับการจัดเรียงสีในประเภท กล่องโต้ตอบ
ในตัวอย่างสำหรับช่วงของเซลล์ A2 ถึง D11 การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขได้ใช้เพื่อเปลี่ยนสีพื้นหลังของเซลล์ของระเบียนตามอายุของนักเรียน
แทนการเปลี่ยนสีเซลล์ในบันทึกของนักเรียนทุกคนอายุ 20 ปีขึ้นไปเท่านั้นที่ได้รับผลกระทบจากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยที่ส่วนที่เหลือจะไม่ได้รับผลกระทบ
บันทึกเหล่านี้ถูกจัดเรียงตามสีของเซลล์เพื่อจัดกลุ่มบันทึกที่น่าสนใจที่ด้านบนสุดของช่วงเพื่อให้สามารถเปรียบเทียบและวิเคราะห์ได้ง่าย
ขั้นตอนต่อไปนี้แสดงวิธีจัดเรียงข้อมูลตามสีพื้นหลังของเซลล์:
- เน้นช่วงเซลล์ที่จะเรียงลำดับ (ในตัวอย่างเซลล์ A2 ถึง D11)
- เลือกบ้าน.
- เลือกเรียงและกรอง เพื่อเปิดรายการแบบหล่นลง
- เลือกการจัดเรียงแบบกำหนดเอง ในรายการแบบหล่นลงเพื่อเปิดประเภท กล่องโต้ตอบ
- ภายใต้เรียงลำดับ หัวเรื่องในไดอะลอกบ็อกซ์เลือกสีของเซลล์ จากรายการแบบหล่นลง
- เมื่อ Excel พบสีพื้นหลังของเซลล์ที่ต่างกันในข้อมูลที่เลือกจะเพิ่มสีเหล่านั้นลงในตัวเลือกที่ระบุไว้ในส่วนใบสั่ง หัวเรื่องในกล่องโต้ตอบ
- ภายใต้ใบสั่ง หัวเรื่องเลือกสีแดงจากรายการแบบเลื่อนลง
- หากจำเป็นให้เลือกด้านบน ภายใต้ลำดับการจัดเรียงเพื่อให้ข้อมูลสีแดงจะอยู่ที่ด้านบนสุดของรายการ
- เลือกตกลง เพื่อจัดเรียงข้อมูลและปิดกล่องโต้ตอบ
- บันทึกสี่รายการที่มีสีแดงเซลล์จะจัดกลุ่มไว้ที่ด้านบนสุดของช่วงข้อมูล
เรียงข้อมูลตามสีตัวอักษรใน Excel
คล้ายกับการเรียงลำดับตามสีของเซลล์การจัดเรียงตามสีตัวอักษรจะจัดข้อมูลด้วยข้อความสีต่างๆได้อย่างรวดเร็ว
คุณสามารถเปลี่ยนสีตัวอักษรโดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขหรือเป็นผลมาจากการจัดรูปแบบตัวเลขเช่นเมื่อแสดงตัวเลขเป็นค่าลบเป็นสีแดงเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น
ในภาพสำหรับช่วงของเซลล์ A2 ถึง D11 การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขได้ใช้เพื่อเปลี่ยนสีแบบอักษรของระเบียนนักเรียนตามหลักสูตรการศึกษาของพวกเขา:
- แบบอักษรสีแดง: นักเรียนที่ลงทะเบียนเรียนในโปรแกรมการพยาบาล
- แบบอักษรสีฟ้า: นักเรียนที่เข้าเรียนในหลักสูตรวิทยาศาสตร์
บันทึกเหล่านี้ถูกเรียงตามด้วยสีแบบอักษรเพื่อจัดกลุ่มระเบียนที่น่าสนใจที่ด้านบนสุดของช่วงเพื่อให้สามารถเปรียบเทียบและวิเคราะห์ได้ง่าย
ลำดับการจัดเรียงสำหรับสีตัวอักษรสีแดงตามด้วยสีน้ำเงิน บันทึกด้วยสีแบบอักษรสีดำเริ่มต้นไม่ได้จัดเรียง
ต่อไปนี้คือวิธีจัดเรียงข้อมูลตามสีตัวอักษร:
- เน้นช่วงเซลล์ที่จะเรียงลำดับ (ในตัวอย่างเซลล์ A2 ถึง D11)
- เลือก บ้าน.
- เลือก เรียงและกรอง เพื่อเปิดรายการแบบหล่นลง
- เลือก การจัดเรียงแบบกำหนดเอง ในรายการแบบหล่นลงเพื่อเปิด ประเภท กล่องโต้ตอบ
- ภายใต้ เรียงลำดับ หัวเรื่องในไดอะลอกบ็อกซ์เลือก สีตัวอักษร จากรายการแบบหล่นลง
- เมื่อ Excel พบสีแบบอักษรที่ต่างกันในข้อมูลที่เลือกจะเพิ่มสีเหล่านั้นลงในตัวเลือกที่ระบุไว้ในส่วน ใบสั่ง หัวเรื่องในกล่องโต้ตอบ
- ภายใต้ ใบสั่ง หัวเรื่องเลือกสี สีแดง จากรายการแบบหล่นลง
- ถ้าจำเป็นให้เลือก ด้านบน ภายใต้ลำดับการจัดเรียงเพื่อให้ข้อมูลสีแดงจะอยู่ที่ด้านบนสุดของรายการ
- ที่ด้านบนของกล่องโต้ตอบให้เลือก เพิ่มระดับ เพื่อเพิ่มระดับการจัดเรียงที่สอง
- สำหรับระดับที่สองภายใต้ ใบสั่ง หัวเรื่องเลือกสี สีน้ำเงิน จากรายการแบบหล่นลง
- เลือก ด้านบน ภายใต้ลำดับการจัดเรียงเพื่อให้ข้อมูลสีฟ้าจะอยู่เหนือระเบียนเหล่านั้นด้วยแบบอักษรสีดำเริ่มต้น
- เลือก ตกลง เพื่อจัดเรียงข้อมูลและปิดกล่องโต้ตอบ
- ทั้งสองระเบียนที่มีสีตัวอักษรสีแดงจะถูกจัดกลุ่มไว้ด้วยกันที่ด้านบนของช่วงข้อมูลตามด้วยบันทึกสีฟ้าสองรายการ
การจัดเรียงข้อมูลตามการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในไอคอน Excel
อีกหนึ่งตัวเลือกสำหรับการจัดเรียงตามสีคือการใช้ชุดไอคอนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับลำดับการจัดเรียง ชุดไอคอนเหล่านี้เสนอทางเลือกให้กับรูปแบบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขแบบปกติซึ่งมุ่งเน้นไปที่การเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบอักษรและการจัดรูปแบบของเซลล์
เช่นเดียวกับการเรียงลำดับตามสีของเซลล์เมื่อเรียงลำดับตามสีไอคอนลำดับการจัดเรียงจะถูกตั้งค่าไว้ใน ประเภท กล่องโต้ตอบ
ในตัวอย่างข้างต้นช่วงของเซลล์ที่มีข้อมูลอุณหภูมิสำหรับปารีสฝรั่งเศสถูกจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วย หยุดไฟ ตั้งค่าไอคอนตามอุณหภูมิสูงสุดประจำวันในเดือนกรกฎาคม 2014 ไอคอนเหล่านี้ใช้สำหรับจัดเรียงข้อมูลโดยมีข้อมูลที่แสดงไอคอนสีเขียวจัดกลุ่มไว้ก่อนตามด้วยไอคอนสีเหลืองและสีแดง
ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อจัดเรียงข้อมูลตามสีไอคอน:
- เน้นช่วงเซลล์ที่จะเรียงลำดับ (ในตัวอย่างเซลล์ A3 ถึง B31)
- เลือก บ้าน.
- เลือก เรียงและกรอง เพื่อเปิดรายการแบบหล่นลง
- เลือก การจัดเรียงแบบกำหนดเอง ในรายการแบบหล่นลงเพื่อเปิด ประเภท กล่องโต้ตอบ
- ภายใต้ เรียงลำดับ หัวเรื่องในไดอะลอกบ็อกซ์เลือก ไอคอนเซลล์ จากรายการแบบหล่นลง
- เมื่อ Excel พบไอคอนเซลล์ในข้อมูลที่เลือกไว้ไอคอนจะเพิ่มไอคอนเหล่านี้ลงในตัวเลือกที่อยู่ในส่วน ใบสั่ง หัวเรื่องในกล่องโต้ตอบ
- ภายใต้ ใบสั่ง หัวเรื่องเลือกไอคอนสีเขียวจากรายการแบบเลื่อนลง
- ถ้าจำเป็นให้เลือก ด้านบน ภายใต้ลำดับการจัดเรียงเพื่อให้ข้อมูลที่มีไอคอนสีเขียวอยู่ที่ด้านบนสุดของรายการ
- ที่ด้านบนของกล่องโต้ตอบให้คลิกที่เลือก เพิ่มระดับ เพื่อเพิ่มระดับการจัดเรียงที่สอง
- สำหรับระดับที่สองภายใต้ ใบสั่ง หัวเรื่องเลือกไอคอนสีเหลืองหรือสีเหลืองจากรายการแบบเลื่อนลง
- เลือก ด้านบน ภายใต้ลำดับการจัดเรียงถ้าจำเป็น ซึ่งจะเก็บระเบียนที่สองไว้ด้านล่างที่มีไอคอนสีเขียว แต่เหนือกว่าบันทึกอื่น ๆ ทั้งหมดที่มีการจัดเรียง
- เนื่องจากมีเพียงสามตัวเลือกไอคอนในชุดนี้ไม่จำเป็นต้องเพิ่มระดับที่สามในการจัดเรียงระเบียนด้วยไอคอนสีแดง เป็นระเบียนเดียวที่เหลือและจะอยู่ที่ด้านล่างของช่วง
- เลือก ตกลง เพื่อจัดเรียงข้อมูลและปิดกล่องโต้ตอบ
- ระเบียนที่มีไอคอนสีเขียวถูกจัดกลุ่มไว้ด้วยกันที่ด้านบนของช่วงข้อมูลตามด้วยระเบียนที่มีไอคอนสีเหลืองและไอคอนที่มีไอคอนสีแดง
