วิธีการเก็บไฟล์ PST ขนาดเล็กโดยจัดเก็บจดหมายเก่าของคุณ

เนื่องจากกองอีเมลที่คุณเก็บไว้ใน Outlook เติบโตขึ้นดังนั้นโดยปกติแล้วเวลาในการทำ Outlook จะทำในสิ่งที่คุณต้องการให้ทำ ขีด จำกัด ขนาดไฟล์ PST จะปรากฏขึ้น (ไฟล์ PST หรือ "โฟลเดอร์ส่วนบุคคล" แน่นอนคือที่ Outlook เก็บข้อมูลทั้งหมดของคุณรวมถึงปฏิทินสมุดติดต่อและอีเมล)

ไฟล์ PST ขนาดเล็กเป็นไฟล์ PST ที่รวดเร็ว

ไม่ว่าจะเป็นวิธีใดก็ตามจะช่วยให้ขนาดไฟล์ PST หลักของคุณเล็กและสามารถจัดการได้ คุณสามารถมี Outlook ทำบางอย่างที่ใช้ AutoArchive หรือคุณแบ่งข้อความระหว่างแฟ้ม PST เพิ่มเติมซึ่งอาจไม่เจ็บปวดและรวดเร็ว

เก็บจดหมายเก่าใน Outlook และเก็บไฟล์ PST ขนาดเล็กไว้

เมื่อต้องการสร้างที่เก็บถาวรของข้อความเก่าใน Outlook แยกต่างหากจากไฟล์ PST ที่คุณใช้ทุกวัน:

1. 1. ใน Outlook 2007:
      1. เลือก ไฟล์> การจัดการไฟล์ข้อมูล จากเมนูใน Outlook
   2. ใน Outlook 2016:
      1. คลิก ไฟล์.
      2. ไปที่ ข้อมูล ประเภท.
      3. คลิก การตั้งค่าบัญชี.
      4. เลือก การตั้งค่าบัญชี … จากเมนูที่แสดง
      5. ไปที่ แฟ้มข้อมูล แถบ
2. คลิก เพิ่ม :
   1. ใน Outlook 2016:
      1. ป้อนชื่อที่เก็บข้อมูลใต้ ชื่อไฟล์:.
      2. เลือกรูปแบบที่ต้องการตาม บันทึกเป็นชนิด:; ปกติเลือก แฟ้มข้อมูล Outlook.
   2. ใน Outlook 2007:
      1. เลือกรูปแบบที่ต้องการ ถ้าคุณไม่จำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลด้วย Outlook 2002 หรือเวอร์ชันก่อนหน้าโดยตรงคุณสามารถไฮไลต์ได้อย่างปลอดภัย แฟ้มโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของ Office Outlook (.pst).
      2. คลิก ตกลง.
      3. ป้อนชื่อไฟล์ที่ต้องการ
         1. ที่เก็บประจำปีทำงานได้ดีและตั้งชื่อไฟล์ PST หลังจากปีเหมาะสม แน่นอนคุณสามารถเลือกที่จัดเก็บรายเดือนได้หากคุณมีจดหมายขนาดใหญ่เพื่อจัดการกับโครงการอื่น เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ PST ที่เกิดขึ้นมีขนาดประมาณ 1-2 GB ไฟล์ขนาดใหญ่มักจะมีประสิทธิภาพน้อยลง
      4. คลิก ตกลง.
      5. พิมพ์ชื่อที่ต้องการของไฟล์ PST ที่เก็บไว้ใต้ ชื่อ:.
         1. อีกครั้งคุณควรตั้งชื่อที่เก็บข้อมูลของคุณหลังจากเนื้อหา
3. หรือป้องกันการเข้าถึงด้วยรหัสผ่าน
4. คลิก ตกลง.
5. ตอนนี้คลิก ปิด.

ย้ายจดหมายไปยังที่เก็บถาวร

ในการใส่ข้อมูลถาวร PST ที่สร้างขึ้นใหม่:

• ลากและวางโฟลเดอร์ทั้งหมดไปยังโฟลเดอร์รากที่เพิ่งจะปรากฏใต้ โฟลเดอร์จดหมาย.
  • นี้มีประโยชน์ถ้าคุณมี a เอกสารเก่า โฟลเดอร์ที่ประกอบด้วยการพูดจดหมายทั้งหมดของปีที่แล้ว เพียงแค่ปล่อยลงในที่เก็บ PST
• หรือเพื่อเก็บแต่ละรายการ:
  • คลิกที่โฟลเดอร์รากที่ตั้งชื่อตามที่เก็บ PST ใต้ โฟลเดอร์จดหมาย ด้วยปุ่มเมาส์ขวา
  • เลือก แฟ้มใหม่ … จากเมนู
  • พิมพ์ชื่อโฟลเดอร์ที่ต้องการ
  • ตรวจสอบให้แน่ใจ จดหมายและรายการโพสต์ s ถูกเลือกภายใต้ โฟลเดอร์ประกอบด้วย: ถ้าคุณต้องการเก็บอีเมล สำหรับเก็บรายการอื่นเลือกประเภทที่เหมาะสม
  • คลิก ตกลง.
  • ลากและวางบุคคลหรือกลุ่มอีเมลไปยังโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นใหม่
• หากต้องการย้ายจดหมายทั้งหมดก่อนวันที่ระบุในโฟลเดอร์ (หรือโฟลเดอร์ที่ซ้อนกัน):
  • • ใน Outlook 2016:
      • คลิก ไฟล์.
      • ไปที่ ข้อมูล ประเภท.
      • คลิก เครื่องมือล้างข้อมูล.
      • เลือก เอกสารเก่า… จากเมนูที่ปรากฏ
    • ใน Outlook 2007:
      • เลือก ไฟล์> ที่เก็บถาวร … จากเมนูใน Outlook
  • ตรวจสอบให้แน่ใจ เก็บโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด: ถูกเลือกไว้
  • ไฮไลต์โฟลเดอร์ที่ต้องการ
  • ระบุอีเมลวันที่ก่อนหน้า (กล่าวคือปีนี้ 1 มกราคม) ที่คุณต้องการย้าย เก็บรายการที่เก่ากว่า: __ .
  • ใช้ หมวด … เพื่อเลือกไฟล์ PST ที่จัดเก็บไว้ข้างต้น
  • คลิก ตกลง.
• คุณสามารถบีบอัดไฟล์ PST แบบสดเพื่อเรียกใช้พื้นที่ว่างใหม่ได้ทันที

ปิดแฟ้มเก็บถาวร PST

หลังจากที่คุณได้เก็บรายการทั้งหมดคุณสามารถปิดไฟล์ PST ใน Outlook:

1. คลิกที่โฟลเดอร์รากของที่เก็บ PST ใต้ โฟลเดอร์จดหมาย ด้วยปุ่มเมาส์ขวา
2. เลือก ปิด "___" จากเมนู

เข้าถึงอีเมลจากแฟ้ม PST ที่เก็บไว้แบบปิด

หากต้องการเรียกค้นข้อความจากไฟล์ PST ที่เก็บถาวรที่คุณได้ปิดไว้:

1. 1. ใน Outlook 2016:
      1. คลิก ไฟล์.
      2. เลือก เปิดและส่งออก.
      3. คลิก เปิดไฟล์ข้อมูล Outlook.
   2. ใน Outlook 2007:
      1. เลือก ไฟล์> เปิด> แฟ้มข้อมูล Outlook … จากเมนูใน Outlook
2. เน้นไฟล์ PST ที่เก็บถาวรที่ต้องการ
3. คลิก เปิด.

ไฟล์ PST และโฟลเดอร์จะปรากฏใต้ โฟลเดอร์จดหมายพร้อมสำหรับการดำเนินการ