Outlook ช่วยให้คุณสามารถลบหรือลบข้อความที่ซ้ำซ้อนที่มีการระบุไว้อย่างครบถ้วนโดยอัตโนมัติเพื่อทำความสะอาดหัวข้ออีเมล ตัวเลือกการล้างข้อมูลการสนทนาของ Outlook ทำให้ทุกอย่างคล่องตัวและง่ายต่อการปฏิบัติตาม
ความซ้ำซ้อนไม่ดีเลย
ในทางปฏิบัติทุกโปรแกรมอีเมลอ้างข้อความต้นฉบับฉบับเต็มโดยอัตโนมัติในการตอบกลับ ดังนั้นแทบทุกบทสนทนาทางอีเมลจะมีข้อความเกือบทั้งหมดสองสามครั้งหรือมากกว่า: ครั้งเดียวในอีเมลต้นฉบับและยกมาอีกครั้งและอีกครั้ง
จำเป็นหรือไม่? ถ้าคุณคิดว่าไม่เป็นเช่นนั้น Outlook สามารถทำอะไรเกี่ยวกับการงอกเกลียวที่สิ้นเปลืองได้ จะไม่ป้องกันไม่ให้ข้อความถูกยกมา แต่จะลบข้อความที่ยกมาเพื่อช่วยให้การสนทนาในอีเมลของคุณสะอาดขึ้น
ปรับปรุงการสนทนาใน Outlook
ในการล้างข้อมูลการสนทนาใน Outlook และนำข้อความที่ซ้ำซ้อนออก:
- ไปที่ บ้าน ในแถบริบบิ้นหลักของ Outlook
- คลิก ทำความสะอาด ใน ลบ พื้นที่
- เลือกจำนวนที่จะทำความสะอาดจากเมนู:
- ทำความสะอาดการสนทนา - ลบข้อความที่ยกมาทั้งหมดในส่วนอื่น ๆ จากการสนทนาปัจจุบัน
- ล้างโฟลเดอร์ - ลบอีเมลที่ซ้ำซ้อนออกจากโฟลเดอร์ปัจจุบัน
- ล้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย - ลบข้อความที่ยกมาอย่างเต็มที่จากโฟลเดอร์ปัจจุบันและโฟลเดอร์ทั้งหมดที่อยู่ด้านล่างในลำดับชั้นของโฟลเดอร์
- คลิก ทำความสะอาด ถ้าคุณถูกขอให้ยืนยันการกระทำของคุณ
ตามค่าเริ่มต้นอีเมล Outlook จะระบุว่าซ้ำซ้อนจะไปที่รายการที่ถูกลบ แต่คุณสามารถกำหนดค่า Outlook เพื่อย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เก็บถาวรตัวอย่างเช่น ดูด้านล่าง
ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการสนทนาใน Outlook ด้วยแป้นพิมพ์ลัด
เมื่อต้องการปรับปรุงการสนทนาปัจจุบันอย่างรวดเร็วใน Outlook:
- กด Alt-Del.
- หากได้รับพร้อมท์ให้เลือก ทำความสะอาด.
กำหนดค่าตัวเลือกการล้างข้อมูลการสนทนาใน Outlook
เมื่อต้องการเลือกโฟลเดอร์ที่ Outlook เคลื่อนย้ายข้อความที่ซ้ำซ้อนเมื่อทำความสะอาดและตั้งค่าตัวเลือกการล้างข้อมูลอื่น ๆ :
- คลิกไฟล์ ใน Outlook
- ตอนนี้เลือกตัวเลือก.
- ไปที่จดหมาย ประเภท.
- คลิก เรียกดู … ภายใต้รายการที่ต้องทำความสะอาดจะไปที่โฟลเดอร์นี้ ใน การสนทนา Clean Up มาตรา.
- ค้นหาและเน้นโฟลเดอร์อีเมลที่ต้องการ
- คลิกตกลง.
- ในการตั้งค่าตัวเลือกการล้างข้อมูลอื่น ๆ ให้ทำดังนี้
- กับโฟลเดอร์ปลายทางการล้างข้อมูลอื่นที่ไม่ใช่รายการที่ถูกลบตรวจสอบเมื่อทำความสะอาดโฟลเดอร์ย่อยให้สร้างลำดับชั้นโฟลเดอร์ใหม่ในโฟลเดอร์ปลายทาง เก็บรายการที่เก็บรักษาโครงสร้างโฟลเดอร์ไว้
- ตรวจสอบอย่าย้ายข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน เก็บอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านไว้เสมอ (แม้ว่าจะมีการเสนอราคาอย่างเต็มที่และซ้ำซ้อนก็ตาม)
- ตรวจสอบอย่าย้ายข้อความที่แบ่งหมวดหมู่ เพื่อเก็บอีเมลที่คุณติดป้ายกำกับไว้เพื่อให้แน่ใจว่าจะยังคงปรากฏอยู่ในโฟลเดอร์ค้นหาเช่น
- ตรวจสอบ อย่าย้ายข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะ เพื่อไม่ให้แตะอีเมลที่คุณตั้งค่าสถานะไว้เพื่อติดตามผล
- ตรวจสอบอย่าย้ายข้อความที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัล เพื่อเก็บอีเมลที่ผู้ส่งของลงนามเพื่อยืนยันตัวตน
- ตรวจสอบเมื่อข้อความตอบกลับปรับเปลี่ยนข้อความห้ามย้ายต้นฉบับ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีข้อความเต็มรูปแบบและไม่แปรเปลี่ยนสำหรับข้อความแต่ละข้อความ อีเมลที่ยกมาเต็มโดยไม่มีการแก้ไขจะถูกย้ายระหว่างการล้างข้อมูล
- คลิกตกลง.
