คุณได้ใส่ผลงานจำนวนมากลงในสเปรดชีต Excel แล้วอย่าปล่อยให้หลุดไปเพราะคุณลืมกดปุ่มบันทึก ใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อให้งานของคุณปลอดภัยและบันทึกไว้ในครั้งต่อไปที่คุณต้องการไฟล์สำคัญ หรือถ้าคุณต้องการแบ่งปันงานของคุณให้เรียนรู้วิธีการทำเช่นนั้นได้ง่ายด้วยฟังก์ชันบันทึก PDF
ใช้แป้นพิมพ์ลัด Excel Save
นอกเหนือจากการบันทึกแฟ้มสมุดงานโดยใช้ตัวเลือกบันทึกที่อยู่ภายใต้ เมนูไฟล์ หรือ Save icon ใน แถบเครื่องมือ Quick Access, Excel มีตัวเลือกในการบันทึกโดยใช้แป้นพิมพ์ลัดบนแป้นพิมพ์ ชุดค่าผสมที่สำคัญสำหรับทางลัดนี้คือ:
Ctrl + S
หากไฟล์ได้รับการบันทึกไว้ก่อนหน้าตัวชี้เมาส์จะเปลี่ยนเป็นไอคอนนาฬิกาทรายในขณะที่การบันทึกเกิดขึ้น หากไม่ได้บันทึกเวิร์กบุคเป็นครั้งแรก บันทึกเป็น จะเปิดขึ้น
บันทึกครั้งแรก
เมื่อไฟล์ถูกบันทึกเป็นครั้งแรกข้อมูลสองชิ้นต้องระบุไว้ใน บันทึกเป็น รวมถึงชื่อของไฟล์และตำแหน่งของตำแหน่งที่จะถูกบันทึกไว้
ชื่อไฟล์สามารถมีได้สูงสุด 255 ตัวอักษรรวมทั้งเว้นวรรค
บันทึกบ่อยๆ
ตั้งแต่ใช้ Ctrl + S เป็นวิธีง่ายๆในการบันทึกข้อมูลเป็นความคิดที่ดีในการบันทึกบ่อยๆอย่างน้อยทุกห้านาทีเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญหายของข้อมูลในกรณีที่เกิดความผิดพลาดของคอมพิวเตอร์
ปักหมุดบันทึกตำแหน่ง
ตั้งแต่ Excel 2013 เป็นต้นไปคุณสามารถปักหมุดตำแหน่งที่บันทึกไว้ได้บ่อยๆในบันทึกเป็น . การทำเช่นนี้ทำให้ตำแหน่งสามารถเข้าถึงได้ที่ด้านบนของรายการโฟลเดอร์ล่าสุด ไม่ จำกัด จำนวนสถานที่ที่สามารถตรึงไว้ได้ ในการตรึงตำแหน่งบันทึก:
- คลิกที่ไฟล์> บันทึกเป็น.
- ในบันทึกเป็น วางตัวชี้เมาส์ไว้ที่ตำแหน่งที่ต้องการใต้โฟลเดอร์ล่าสุด - ที่ด้านขวาสุดของหน้าจอจะมีภาพแนวนอนขนาดเล็กของหมุดดันปรากฏขึ้นสำหรับตำแหน่งนั้น
- คลิกที่หมุดสำหรับตำแหน่งนั้น ภาพจะเปลี่ยนเป็นภาพแนวตั้งของพินแบบเลื่อนลงซึ่งระบุตำแหน่งปัจจุบันถูกตรึงไว้ที่ด้านบนของภาพ โฟลเดอร์ล่าสุด รายการ.
- หากต้องการเลิกตรึงตำแหน่งคลิกที่ภาพหมุดแนวตั้งอีกครั้งเพื่อเปลี่ยนกลับเป็นพินแนวนอน
บันทึกแผ่นงาน Excel เป็นไฟล์ PDF
หนึ่งในคุณสมบัติที่ถูกนำมาใช้ครั้งแรกใน Excel 2010 คือความสามารถในการแปลงหรือบันทึกไฟล์สเปรดชีต Excel ในระบบ รูปแบบ PDF. ไฟล์ PDF (Portable Document Format) ช่วยให้ผู้อื่นสามารถดูเอกสารได้โดยไม่ต้องใช้โปรแกรมต้นฉบับเช่น Excel ที่ติดตั้งไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์
แต่ผู้ใช้สามารถเปิดไฟล์ด้วยโปรแกรมอ่าน PDF ฟรีเช่น Adobe Acrobat Reader ไฟล์ PDF ช่วยให้คุณสามารถดูข้อมูลสเปรดชีตได้โดยไม่ต้องให้พวกเขาสามารถเปลี่ยนแปลงได้
บันทึกแผ่นงานที่ใช้งานอยู่ในรูปแบบ PDF
เมื่อบันทึกไฟล์ในรูปแบบ PDF โดยค่าเริ่มต้นเป็นค่าปัจจุบันหรือใช้งานอยู่เท่านั้น แผ่นงาน - นั่นคือแผ่นงานบนหน้าจอ - จะถูกบันทึกไว้ ขั้นตอนการบันทึกแผ่นงาน Excel ในรูปแบบ PDF โดยใช้ Excel'sบันทึกเป็น ตัวเลือกประเภทไฟล์คือ:
- คลิกที่ไฟล์ของแท็บริบบิ้น เพื่อดูตัวเลือกเมนูที่มีอยู่
- คลิกที่ บันทึกเป็น เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น
- เลือกสถานที่ สำหรับบันทึกแฟ้มภายใต้บันทึกใน เส้น
- พิมพ์ชื่อสำหรับแฟ้มภายใต้ชื่อไฟล์บรรทัดที่ด้านล่าง
- คลิกที่ลูกศรลงที่ส่วนท้ายของบันทึกเป็นชนิด เส้น
- เลื่อนดูรายการเพื่อค้นหาและคลิกที่ PDF (* .pdf)เพื่อให้ปรากฏในบันทึกเป็นชนิด บรรทัดของกล่องโต้ตอบ
- คลิกบันทึกเพื่อบันทึกไฟล์ในรูปแบบ PDF และปิดกล่องโต้ตอบ
บันทึกสมุดงานทั้งหมดในรูปแบบ PDF
ตามที่ได้กล่าวไว้ค่าดีฟอลต์บันทึกเป็น จะบันทึกแผ่นงานปัจจุบันในรูปแบบ PDF เท่านั้น ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อบันทึกทั้งสมุดงานเป็นไฟล์ PDF:
- เปิด บันทึกเป็น กล่องโต้ตอบ
- เปิด ตัวเลือกอื่น ๆ
- คลิกที่PDF (* .pdf) เพื่อให้ปุ่มตัวเลือกปรากฏในบรรทัดบันทึกเป็นชนิดของกล่องโต้ตอบ
- คลิกที่ปุ่มเพื่อเปิดตัวเลือกกล่องโต้ตอบ
- เลือก สมุดงานทั้งหมดในส่วนเผยแพร่สิ่ง
- คลิกตกลงเพื่อกลับไปที่บันทึกเป็น กล่องโต้ตอบ
- คลิกบันทึกเพื่อบันทึกสมุดงานของคุณในรูปแบบ PDF และปิดกล่องโต้ตอบ
ปุ่มตัวเลือกจะปรากฏเฉพาะเมื่อเปลี่ยนรูปแบบไฟล์เป็น PDF (* .pdf) ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น ช่วยให้คุณมีตัวเลือกต่างๆเกี่ยวกับข้อมูลและข้อมูลที่บันทึกไว้ในรูปแบบ PDF
บันทึกอัตโนมัติไปยัง OneDrive
หากคุณใช้ Microsoft Office 365, Excel จะบันทึกอัตโนมัติงานของคุณเมื่อใดก็ตามที่คุณเลือกที่จัดเก็บข้อมูลเมฆ OneDrive ของ บริษัท เป็นตำแหน่งบันทึกของคุณ คุณลักษณะใหม่จะบันทึกเอกสารของคุณทุกๆสองสามวินาทีโดยไม่จำเป็นต้องให้คุณกดปุ่มบันทึกหรือปุ่มทางลัดที่เกี่ยวข้องอย่างต่อเนื่องนั่นคือลักษณะที่น้อยมากสำหรับคุณที่ต้องกังวลกับการทำงาน
คุณต้องบันทึกเอกสารของคุณไปยังตำแหน่งที่ตั้งในโฟลเดอร์ OneDrive ของคุณ ฟังก์ชั่น AutoSave ไม่ทำงานกับตำแหน่งอื่น ๆ บนเครื่อง PC หรือ Mac ของคุณ
ถ้าคุณมี Office 365 และบันทึกไฟล์ของคุณไว้ใน OneDrive ต้องแน่ใจว่าได้เลือกไฟล์ บันทึกอัตโนมัติ จะเปิดใช้งานโดยการตรวจสอบสวิตช์สลับที่มุมซ้ายบนของหน้าจอ Excel เมื่อเปิดใช้งานสวิตช์จะพูด บน. หากต้องการปิดคุณลักษณะนี้และบันทึกงานของคุณด้วยตนเองเพียงแค่คลิกสวิทช์เพื่อเปลี่ยนเป็น ปิด.
