วิธีการจัดเรียงข้อมูลที่เกี่ยวข้องใน Excel ด้วยตาราง

ตารางใน Excel คือกลุ่มของเซลล์ที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องซึ่งได้รับการจัดรูปแบบแล้ว เป็นตาราง การจัดรูปแบบบล็อคของข้อมูลเป็นตารางทำให้ง่ายต่อการดำเนินงานที่หลากหลายบนข้อมูลตารางโดยไม่มีผลต่อข้อมูลอื่น ๆ ในแผ่นงาน งานเหล่านี้รวมถึงการเรียงลำดับข้อมูลการกรองข้อมูลการคำนวณอย่างรวดเร็วการเพิ่มผลรวมของคอลัมน์และการจัดรูปแบบตารางอย่างเห็นได้ชัด

บันทึก: ข้อมูลในบทความนี้ใช้กับ Excel รุ่น 2019, 2016, 2013, 2010 และ Excel สำหรับ Mac

แทรกตาราง

ก่อนที่คุณจะสร้างตารางให้ป้อนข้อมูลในเวิร์กชีท เมื่อป้อนข้อมูลอย่าวางแถวหรือคอลัมน์ที่ว่างเปล่าไว้ในกลุ่มข้อมูลที่จะสร้างตาราง

เมื่อต้องการสร้างตารางใน Excel:

1. เลือกเซลล์เดียวภายในบล็อกข้อมูล

2. เลือก แทรก.

3. เลือก ตาราง. Excel จะเลือกทั้งบล็อคข้อมูลที่ต่อเนื่องและเปิดกล่องโต้ตอบสร้างตาราง

   หาก Excel มีปัญหาในการฟอร์แมตตารางอย่างถูกต้องให้ไฮไลต์ข้อมูลก่อนเลือก แทรก ตาราง ตัวเลือก

4. หากข้อมูลของคุณมีแถวหัวเรื่องให้ทำเครื่องหมายที่ ตารางของฉันมีส่วนหัว ตัวเลือก

5. เลือก ตกลง เพื่อสร้างตาราง

คุณลักษณะตาราง

คุณลักษณะที่โดดเด่นที่สุดที่ Excel เพิ่มลงในกลุ่มข้อมูลคือ:

• เมนูแบบเลื่อนลงในส่วนหัวของคอลัมน์ที่มีการเรียงลำดับตัวกรองและตัวเลือกการค้นหา
• แถวสีเทาสลับซึ่งช่วยให้อ่านข้อมูลได้ง่ายขึ้น
• ตัวจับขนาดที่อยู่ในมุมของโต๊ะ
• การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว ไอคอน (ใน Excel 2013 และใหม่กว่า) ที่ปรากฏขึ้นที่มุมขวาล่างของเซลล์ที่ใช้งานอยู่เมื่อเลือกเซลล์สองหรือมากกว่าในตาราง ซึ่งทำให้ง่ายต่อการวิเคราะห์ข้อมูลโดยใช้แผนภูมิแผนภูมิ Pivot ตารางผลรวมที่รันและการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

จัดการข้อมูลตารางใน Excel

ตัวเลือกการเรียงลำดับและตัวกรอง

เมนูแบบเลื่อนลงเรียงลำดับและตัวกรองที่เพิ่มลงในแถวส่วนหัวทำให้ง่ายต่อการจัดเรียงตารางตามลำดับจากน้อยไปมากหรือมากไปน้อยโดยใช้แบบอักษรหรือตามพื้นหลังของเซลล์ คุณยังสามารถกำหนดลำดับการจัดเรียงที่กำหนดเอง นอกจากนี้ตัวกรองในเมนูจะช่วยให้คุณสามารถ:

• แสดงเฉพาะข้อมูลที่ตรงตามเกณฑ์ที่ระบุเท่านั้น
• กรองตามแบบอักษรหรือตามสีพื้นหลังของเซลล์
• ค้นหาระเบียนที่ระบุโดยการจับคู่ข้อมูลแต่ละส่วน

เพิ่มและลบฟิลด์และบันทึก

ที่จับปรับขนาดทำให้ง่ายต่อการเพิ่มหรือลบแถวทั้งหมด (ระเบียน) หรือคอลัมน์ (ฟิลด์) ของข้อมูลจากตาราง เมื่อต้องการปรับขนาดตารางให้ลากที่จับปรับขนาดขึ้น, ลง, ไปทางซ้ายหรือทางขวา

ข้อมูลที่ถูกนำออกจากตารางจะไม่ถูกลบออกจากแผ่นงาน แต่จะไม่รวมอยู่ในการดำเนินงานของตารางอีกเช่นการเรียงลำดับและการกรอง

คอลัมน์ที่คำนวณได้

คอลัมน์ที่คำนวณได้ช่วยให้คุณสามารถป้อนสูตรเดียวในเซลล์เดียวในคอลัมน์และมีสูตรที่ใช้กับเซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์โดยอัตโนมัติ หากคุณไม่ต้องการให้การคำนวณรวมเซลล์ทั้งหมดให้ลบสูตรออกจากเซลล์เหล่านั้น

ถ้าคุณต้องการเฉพาะสูตรในเซลล์เริ่มต้นให้ใช้คุณลักษณะเลิกทำเพื่อลบออกจากเซลล์อื่น ๆ ทั้งหมด

คุณลักษณะแถวรวม

จำนวนระเบียนในตารางสามารถรวมโดยการเพิ่มแถวทั้งหมดที่ด้านล่างของตาราง แถวทั้งหมดใช้ฟังก์ชัน SUBTOTAL เพื่อนับจำนวนระเบียน

นอกจากนี้คุณสามารถเพิ่มการคำนวณ Excel อื่น ๆ เช่น SUM, AVERAGE, MAX และ MIN ได้โดยใช้เมนูแบบเลื่อนลงของตัวเลือก การคำนวณเพิ่มเติมเหล่านี้ใช้ประโยชน์จากฟังก์ชัน SUBTOTAL

1. เลือกเซลล์ในตาราง

2. เลือกปุ่ม การออกแบบเครื่องมือตาราง แถบ

3. ในกลุ่มตัวเลือกสไตล์ของตารางให้วางเช็คไว้ใน แถวรวม กล่องกาเครื่องหมาย

แถวรวม ปรากฏเป็นแถวสุดท้ายในตารางและแสดงคำว่า Total ในเซลล์ซ้ายสุดและจำนวนระเบียนทั้งหมดในเซลล์ขวาสุด

เมื่อต้องการเพิ่มการคำนวณอื่น ๆ ให้กับ Total Row:

1. ในแถวรวมให้เลือก เซลล์ ซึ่งการคำนวณจะปรากฏขึ้น ลูกศรแบบหล่นลงจะปรากฏทางด้านขวาของเซลล์

2. เลือกปุ่ม ลูกศรแบบเลื่อนลง เพื่อเปิดเมนูตัวเลือก

3. เลือก การคำนวณที่ต้องการ ในเมนูเพื่อเพิ่มเซลล์

สูตรที่สามารถเพิ่มเข้าไปใน Total Row ไม่ จำกัด เฉพาะการคำนวณในเมนู สามารถเพิ่มสูตรด้วยตนเองไปยังเซลล์ใดก็ได้ในแถวทั้งหมด

ลบตาราง แต่บันทึกข้อมูล

หากคุณตัดสินใจว่าคุณไม่จำเป็นต้องใช้ตารางข้อมูลของคุณคุณสามารถลบข้อมูลโดยไม่ทำลายเนื้อหาโดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เลือกเซลล์ในตาราง

2. เลือกปุ่ม การออกแบบเครื่องมือตาราง แถบ

3. ในกลุ่มเครื่องมือให้เลือก แปลงเป็นช่วง เพื่อเปิดกล่องยืนยันการลบตาราง

4. เลือก ใช่ เพื่อยืนยัน.

   

คุณลักษณะตารางเช่นเมนูแบบเลื่อนลงและที่จับขนาดจะถูกลบออก แต่จะเก็บข้อมูลแร็คแถวและคุณลักษณะการจัดรูปแบบอื่น ๆ ไว้