ตั้งค่าการตอบกลับสำหรับการหยุดพักผ่อนนอกสำนักงานใน Outlook และโปรแกรมจะตอบกลับข้อความอีเมลใหม่ที่คุณได้รับในขณะที่คุณไม่อยู่
การใช้อีเมลกับคุณเป็นเรื่องง่าย สิ่งที่ยากคือการทิ้งมันไว้เบื้องหลัง
ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนการรับอีเมลทั้งหมดของคุณไปกับคุณในแพ็คเก็ตที่มีขนาดเล็กและมีประโยชน์เป็นเรื่องง่าย ปล่อยให้มันอยู่ข้างหลังบนใหญ่คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่เป็นเรื่องยากและมักจะมีเหตุผลที่จะทำ
หากคุณอยากมีสติคุณจะช่วยให้ Outlook อยู่ที่นี่: ในขณะที่คุณใช้วันหยุดพักผ่อนจากอีเมลรายวันอีเมลจะตอบสนองต่อข้อความขาเข้าโดยอัตโนมัติซึ่งจะทำให้คุณต้องแบกภาระดังกล่าวออกจากไหล่แม้จะกลับมา
แน่นอน Outlook ไม่สามารถตอบสนองในลักษณะที่สอดคล้องกันมีเหตุผลและกระชับเท่าที่คุณสามารถทำได้ แต่จะตอบสนองอย่างขยันขันแข็งเพื่อให้ผู้ส่งทราบว่าคุณไม่อยู่ที่ออฟฟิศบางทีเมื่อคุณจะกลับมาและควรปฏิบัติตามหรือไม่ - (ถ้ายังคงมีความเกี่ยวข้อง) หรือสั่งให้ผู้ติดต่อคนอื่นในเรื่องที่ต้องการการตอบสนองในทันที
ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับหยุดพักในสำนักงานใน Outlook สำหรับบัญชี POP และ IMAP
ในการตั้งค่าตอบรับอัตโนมัติใน Outlook สำหรับบัญชีอีเมล IMAP หรือ POP (สำหรับ Exchange โปรดดูที่ด้านล่าง) ก่อนตั้งค่าข้อความที่ใช้ตอบ:
-
สร้างข้อความใหม่ (คลิก อีเมลใหม่ ) ใน Outlook
-
ป้อนข้อมูลที่ต้องการ เรื่อง และข้อความสำหรับ Outlook ไม่อยู่ในตำแหน่งตอบกลับโดยอัตโนมัติ
- หากเป็นไปได้และมีความเกี่ยวข้องรวมถึงเมื่อมีคนส่งจดหมายคุณสามารถคาดหวังว่าจะมีคำตอบส่วนตัวหรือว่าพวกเขาควรคาดหวังว่าจะได้รับคำตอบทั้งหมดหรือไม่ นี่อาจเป็นเวลาหลังจากคุณจะกลับมา
- นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่ม สำเนา: และ สำเนาลับ: ผู้รับจะได้รับสำเนาการตอบกลับอัตโนมัติแต่ละรายการ
- หากคุณตั้งค่า Outlook Express ให้ออกจากที่ทำงานโดยอัตโนมัติเพื่อตอบกลับจดหมายขาเข้าทั้งหมด (แทนที่จะเป็นเฉพาะข้อความจากผู้ติดต่อที่เลือก) ให้พิจารณาว่าการเปิดเผยข้อมูลมากเกินไปทำให้เกิดความเสี่ยงอย่างอิสระ
-
คลิก ไฟล์ (หรือ ไฟล์ ).
-
เลือก บันทึกเป็น บนแผ่นงานที่ปรากฏขึ้น
-
ตรวจสอบให้แน่ใจ แม่แบบของ Outlook ถูกเลือกภายใต้ บันทึกเป็นชนิด: .
-
หรือป้อนชื่อเทมเพลตที่ด้านล่าง ชื่อไฟล์: (Outlook ได้เลือกหัวข้อของเทมเพลตโดยค่าเริ่มต้น)
-
คลิก บันทึก .
ไปที่สร้างกฎการตอบกลับอัตโนมัติของที่อยู่นอกสำนักงานใน Outlook:
-
คลิก ไฟล์ (หรือ ไฟล์ ) ในมุมมองจดหมายของ Outlook
-
ตรวจดูให้แน่ใจว่า ข้อมูล หมวดหมู่เปิดอยู่
-
คลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือน ภายใต้ ข้อมูลเกี่ยวกับบัญชี .
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่ที่ กฎของอีเมล ในแท็บ กฎและการแจ้งเตือน หน้าต่าง.
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกบัญชีที่คุณต้องการสร้างการตอบกลับวันหยุดแล้ว ใช้การเปลี่ยนแปลงในโฟลเดอร์นี้:
คุณสามารถมีกฎที่ใช้กับบัญชีทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดาย ดูด้านล่างขั้นตอนที่ 21
-
คลิก กฎใหม่ …
-
ตรวจสอบให้แน่ใจ ใช้กฎเกี่ยวกับข้อความที่ฉันได้รับ ถูกเลือกภายใต้ เริ่มต้นจากกฎที่ว่างเปล่า .
-
คลิก ถัดไป> .
-
ตรวจสอบให้แน่ใจ ชื่อของฉันอยู่ในกล่องถึง มีการตรวจสอบภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข .
คุณสามารถปล่อยให้ทุกช่องไม่ได้ทำเครื่องหมายและทำให้ Outlook ไม่อยู่ในตำแหน่งตอบกลับอัตโนมัติของจดหมายตอบกลับจดหมายทั้งหมดหรือคุณสามารถตรวจสอบได้ ชื่อของฉันอยู่ในกล่องถึงหรือสำเนาถึง เพื่อรวมอีเมลที่คุณเป็นผู้รับ Cc:
-
คลิก ถัดไป> .
-
ตรวจสอบให้แน่ใจ ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ มีการตรวจสอบภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือก (s) การกระทำ .
-
คลิกที่ เทมเพลตเฉพาะ ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ (คลิกค่าที่ขีดเส้นใต้) .
-
ตรวจสอบให้แน่ใจ แม่แบบผู้ใช้ในระบบไฟล์ ถูกเลือกภายใต้ ค้นหาใน: .
-
เน้นเทมเพลตที่สร้างไว้ก่อน
-
คลิก เปิด .
-
ตอนนี้คลิก ถัดไป> .
-
ตรวจสอบให้แน่ใจ ยกเว้นกรณีที่เป็นการตอบกลับโดยอัตโนมัติ มีการตรวจสอบภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกข้อยกเว้น (s) (ถ้าจำเป็น) .
-
คลิก ถัดไป> .
-
พิมพ์ชื่อที่ต้องการสำหรับตัวกรองตอบกลับอัตโนมัติใน ขั้นที่ 1: ระบุชื่อสำหรับกฎนี้ .
-
ตรวจสอบให้แน่ใจ เปิดกฎนี้ มีการตรวจสอบเพื่อเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติในวันหยุดพร้อมกัน คุณสามารถยกเลิกการเลือก เปิดกฎนี้ แน่นอนและดึงดูดการตอบสนองอัตโนมัติเฉพาะเมื่อจำเป็นเท่านั้น
หากต้องการเปิดใช้งานตัวกรองเมื่อใดก็ได้ให้เปิด กฎและการแจ้งเตือน หน้าต่างด้านบนและตรวจสอบให้แน่ใจว่ากฎการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับวันหยุดมีการตรวจสอบที่ กฎของอีเมล แถบ
-
เปิดใช้งานได้ สร้างกฎนี้ในทุกบัญชี .
อย่างไรก็ตามโปรดจำไว้ว่าตัวกรองอาจไม่ทำงานกับประเภทบัญชีบางประเภท (ซึ่ง Outlook จะไม่สร้างข้อมูลเหล่านี้แม้จะมีการเลือกช่องนี้)
-
คลิก เสร็จสิ้น .
-
คลิก ตกลง .
ปิดใช้งานกฎการตอบสนองในวันหยุดของ Outlook
หากต้องการปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติที่ไม่ได้อยู่ที่สำนักงานซึ่งคุณได้ตั้งค่าไว้ (และเปิดใช้งาน) ใน Outlook:
-
เลือก ไฟล์ (หรือ ไฟล์ ) ในมุมมองจดหมาย Outlook ของคุณ
-
ไปที่ ข้อมูล ประเภท.
-
คลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือน (ถัดไป) กฎและการแจ้งเตือน ).
-
ตรวจดูให้แน่ใจว่า กฎของอีเมล ถูกเลือกไว้
-
เลือกบัญชีที่คุณต้องการปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติภายใต้ ใช้การเปลี่ยนแปลงในโฟลเดอร์นี้: ( คุณจะต้องปิดการใช้งานการตอบกลับวันหยุดสำหรับแต่ละบัญชีต่างหาก)
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากฎการตอบกลับอัตโนมัติที่คุณสร้างไว้เพื่อให้การตอบกลับไม่ได้รับการตรวจสอบในรายการกฎ
-
คลิก ตกลง .
ทางเลือก: Outlook Responder Add-ons Outlook
แทนการตั้งค่ากฎใน Outlook ด้วยตนเองคุณสามารถใช้เครื่องมือเช่น Email Responder (FreeBusy) หรือ Auto Reply Managerเครื่องมือเหล่านี้มักจะเป็นสมาร์ทเกี่ยวกับการส่งเฉพาะสิ่งที่จำเป็นออกจากสำนักงานตอบกลับอัตโนมัติ
อย่าคำนึงว่า Outlook จะส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังที่อยู่แต่ละแห่งหนึ่งครั้งต่อหนึ่งเซสชัน การตอบกลับอัตโนมัติครั้งที่สองอาจถูกส่งหลังจาก Outlook ปิดและเปิดใหม่เท่านั้น นอกจากนี้ Outlook จะไม่ตอบกลับผู้ส่งโดยอัตโนมัติโดยใช้ข้อความสองแบบ
ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับวันหยุดพักผ่อนใน Outlook ใน Outlook สำหรับบัญชี Exchange
หากคุณใช้ Outlook กับบัญชี Exchange คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติที่ไม่อยู่ในสำนักงานได้โดยตรงที่เซิร์ฟเวอร์:
-
คลิก ไฟล์ ในหน้าต่าง Outlook หลัก
-
เปิด ข้อมูล ประเภท.
-
คลิก การตอบกลับอัตโนมัติ .
-
ตรวจสอบให้แน่ใจ ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ ถูกเลือกไว้
-
หากต้องการให้การตอบกลับอัตโนมัติเริ่มต้นและหยุดโดยอัตโนมัติ:
- ตรวจสอบให้แน่ใจ ส่งเฉพาะในช่วงเวลานี้เท่านั้น: มีการตรวจสอบ
- เลือกวันที่และเวลาที่ต้องการสำหรับการเริ่มต้นการตอบกลับอัตโนมัติภายใต้ เวลาเริ่มต้น: .
- เลือกวันที่และเวลาสิ้นสุดตามที่ต้องการ เวลาสิ้นสุด: .
-
ป้อนข้อความของข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่ไม่ได้อยู่ในที่ทำงานของคุณภายใต้ ภายในองค์กรของฉัน .
อีเมลนี้จะถูกส่งไปยังบุคคลใน บริษัท ของคุณ
-
เพื่อส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังบุคคลภายนอก บริษัท ของคุณ:
- เปิด นอกองค์กรของฉัน แถบ
- ตรวจสอบให้แน่ใจ ตอบกลับโดยอัตโนมัติสำหรับบุคคลภายนอกองค์กรของฉัน จะถูกตรวจสอบหากคุณไม่เป็นไรเกี่ยวกับความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่เกี่ยวข้อง
- ป้อนข้อความที่ส่งถึงผู้ที่อยู่นอก บริษัท ของคุณ
-
คลิก ตกลง .
(รวมถึงเทมเพลตที่มีฟิลด์ที่ผสานเข้ากับ Active Directory) คุณสามารถลองใช้ Symprex Out-of-Office Manager ได้
(ทดสอบด้วย Outlook 2013 และ Outlook 2016)
