ตัวเลือกการตรวจสอบข้อมูลของ Excel สามารถใช้เพื่อควบคุมประเภทและมูลค่าของข้อมูลที่ป้อนลงในเซลล์เฉพาะในแผ่นงาน ระดับต่างๆของการควบคุมที่สามารถใช้กับเซลล์เกี่ยวข้อง:
- แสดงข้อความพร้อมท์เมื่อมีการคลิกเซลล์ที่มีข้อ จำกัด ในการตรวจสอบข้อมูล แต่ไม่มีการ จำกัด ข้อมูลในเซลล์
- จำกัด ประเภทและช่วงของข้อมูลที่สามารถป้อนลงในเซลล์ได้
- ใช้สูตรที่อยู่ในตำแหน่งที่ตั้งอื่นเพื่อดูว่าข้อมูลที่ป้อนลงในเซลล์ถูกต้องหรือไม่
บทแนะนำนี้ครอบคลุมถึงตัวเลือกที่สองในการ จำกัด ประเภทและช่วงของข้อมูลที่สามารถป้อนลงในเซลล์ในแผ่นงาน Excel
01 จาก 03การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel
นอกเหนือจากการวางข้อ จำกัด ในข้อมูลที่สามารถป้อนลงในเซลล์ข้อความแจ้งข้อผิดพลาดจะแสดงขึ้นเพื่ออธิบายข้อ จำกัด เมื่อมีการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
มีการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดสามประเภทที่สามารถแสดงได้และประเภทที่เลือกมีผลต่อการบังคับใช้ข้อ จำกัด อย่างเคร่งครัด:
- หยุด - ป้องกันการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
- การเตือน - เตือนว่าป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องลงในเซลล์ที่มีตัวเลือกเพื่อแทนที่ข้อ จำกัด
- ข้อมูล - แจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่ามีการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องลงในเซลล์ แต่ไม่ได้ป้องกันไม่ให้มีการป้อนข้อมูล
ข้อผิดพลาดในการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด
การแจ้งเตือนข้อผิดพลาดจะปรากฏเฉพาะเมื่อพิมพ์ข้อมูลลงในเซลล์เท่านั้น จะไม่ปรากฏขึ้นหากใช้วิธีการป้อนข้อมูลอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
- การป้อนข้อมูลผ่านทางช่องเติมเพื่อเพิ่มข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
- การป้อนข้อมูลผ่านสูตรที่คำนวณผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้อง
- การป้อนข้อมูลผ่านทางมาโครที่ป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องลงในเซลล์
ป้องกันไม่ให้ป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง
สี่บทแนะนำนี้เราจะสร้างตัวอย่างการตรวจสอบข้อมูลที่ตรงตามเกณฑ์ต่อไปนี้:
- ตั้งค่าตัวเลือกการตรวจสอบข้อมูลที่อนุญาตเฉพาะตัวเลขทั้งหมดที่มีค่าเป็น น้อยกว่า 5 ที่จะเข้ามา เซลล์ D1.
- หากป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องลงในเซลล์: หยุด การแจ้งเตือนข้อผิดพลาดจะปรากฏขึ้น
เปิดกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ตัวเลือกการตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดใน Excel ถูกตั้งค่าโดยใช้กล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
- คลิกที่ เซลล์ D1 - ตำแหน่งที่จะใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
- คลิกที่ ข้อมูล แถบ.
- เลือก การตรวจสอบข้อมูลจาก ริบบิ้น เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ
- คลิกที่ การตั้งค่า แถบ.
- ภายใต้Allow: ตัวเลือกให้เลือกจำนวนทั้งหมด จากรายการ
- ภายใต้ข้อมูล: ตัวเลือกให้เลือกน้อยกว่า จากรายการ
- ในสูงสุด: line พิมพ์หมายเลข 5.
แท็บแจ้งเตือนข้อผิดพลาด
ขั้นตอนเหล่านี้ระบุชนิดของการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดที่จะแสดงและข้อความที่มีเมื่อผู้ใช้พยายามที่จะเพิ่มข้อมูลที่ไม่ถูกต้องลงในเซลล์
- คลิกที่แจ้งข้อผิดพลาด แถบ
- ตรวจดูให้แน่ใจว่า แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหลังจากป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง กล่องถูกเลือกไว้
- ภายใต้สไตล์ : ตัวเลือกให้เลือกหยุด จากรายการ
- ในหัวข้อ: ประเภทสายค่าข้อมูลไม่ถูกต้อง.
- ในข้อความผิดพลาด: ประเภทสายอนุญาตเฉพาะหมายเลขที่มีค่าน้อยกว่า 5 เท่านั้นในเซลล์นี้.
- คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบและกลับไปที่แผ่นงาน
ทดสอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อให้แน่ใจว่าการตรวจสอบข้อมูลสำหรับ เซลล์ D1 ทำงานตามที่ควรจะ - เพื่อ จำกัด การป้อนหมายเลขที่มีค่ามากกว่า 5:
- คลิกที่ เซลล์ D1.
- พิมพ์หมายเลข9 ใน เซลล์ D1.
- กด เข้าสู่ บนแป้นพิมพ์
- หยุด จะปรากฏบนหน้าจอเนื่องจากหมายเลขนี้มีค่ามากกว่าค่าสูงสุดที่กำหนดไว้ในกล่องโต้ตอบ
- คลิกที่ลองใหม่อีกครั้ง ในกล่องข้อความแจ้งเตือนข้อผิดพลาด
- พิมพ์หมายเลข2 ใน เซลล์ D1.
- กด เข้าสู่ บนแป้นพิมพ์
- ข้อมูลควรได้รับการยอมรับในเซลล์เนื่องจากมีค่าน้อยกว่าค่าสูงสุดที่กำหนดไว้ในกล่องโต้ตอบ
