ไม่ว่าข้อมูลของคุณจะมีอะไรบ้าง a สเปรดชีตเช่น Excel เป็นสถานที่ที่ดีในการจัดเก็บ Excel มีเครื่องมือในตัวเพื่อช่วยคุณในการติดตามข้อมูลและหาข้อมูลเฉพาะเมื่อคุณต้องการ ด้วยคอลัมน์นับร้อยและหลายพันแถวกระดาษคำนวณ Excel สามารถเก็บข้อมูลได้จำนวนมหาศาล
Excel ยังใช้งานง่ายกว่าโปรแกรมฐานข้อมูลเต็มรูปแบบเช่น Microsoft Access คุณสามารถป้อนข้อมูลลงในสเปรดชีตได้อย่างง่ายดายและด้วยการคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้งคุณสามารถจัดเรียงข้อมูลและค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้
การป้อนข้อมูลลงในตาราง Excel
รูปแบบพื้นฐานสำหรับการจัดเก็บข้อมูลใน Excel คือตาราง ในตารางข้อมูลจะถูกป้อนลงในแถว แต่ละแถวเรียกว่าเร็กคอร์ด เมื่อสร้างตารางแล้วเครื่องมือข้อมูลของ Excel สามารถใช้เพื่อค้นหาจัดเรียงและกรองระเบียนเพื่อหาข้อมูลเฉพาะ
การป้อนข้อมูลตารางของคุณ
ขั้นตอนแรกในการสร้างตารางคือการป้อนข้อมูล เมื่อทำเช่นนั้นเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้มั่นใจว่าได้รับการป้อนอย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่นอย่าลืมทิ้งเซลล์ว่างไว้เมื่อสร้างตารางการกระทำดังกล่าวอาจทำให้เกิดปัญหาในอนาคต
ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับข้อมูลที่เกิดจากการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเป็นสาเหตุของปัญหามากมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูล หากข้อมูลถูกป้อนอย่างถูกต้องในตอนต้นโปรแกรมมีแนวโน้มที่จะให้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ
แถวและคอลัมน์ของ Excel
แถวในตาราง
ดังที่กล่าวมาแล้วแถวข้อมูลเรียกว่าระเบียน เมื่อป้อนข้อมูลให้ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ต่อไปนี้:
- อย่าปล่อยแถวว่างไว้ในตารางที่สร้างขึ้นโดยไม่อยู่ระหว่างหัวเรื่องและแถวแรกของข้อมูล
- ระเบียนสามารถมีข้อมูลเกี่ยวกับรายการที่เฉพาะเจาะจงได้เพียงรายการเดียวเท่านั้น
- ระเบียนต้องมีข้อมูลทั้งหมดในรายการเกี่ยวกับรายการนั้น ไม่สามารถมีข้อมูลเกี่ยวกับรายการในมากกว่าหนึ่งแถว
- ในการสร้างรายการตารางข้อมูลต้องมีอย่างน้อยสองระเบียนข้อมูล
คอลัมน์ในตาราง
แม้ว่าแถวในตารางจะเรียกว่าระเบียนคอลัมน์จะเรียกว่า สาขา. แต่ละคอลัมน์ต้องการหัวเรื่องเพื่อระบุข้อมูลที่มีอยู่ หัวเรื่องเหล่านี้เรียกว่าชื่อฟิลด์
- ชื่อฟิลด์ถูกใช้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลสำหรับแต่ละระเบียนถูกป้อนในลำดับเดียวกัน
- ตรวจสอบว่าได้ป้อนข้อมูลทั้งหมดในคอลัมน์โดยใช้รูปแบบเดียวกัน ถ้าคุณเริ่มต้นป้อนตัวเลขเป็นตัวเลข (เช่น 10 หรือ 20) ให้มันขึ้น อย่าเปลี่ยนบางส่วนและเริ่มป้อนตัวเลขเป็นคำ (เช่นสิบหรือยี่สิบ) คงเส้นคงวา.
- ปล่อยให้ไม่มีคอลัมน์เปล่าในตาราง
- ในการสร้างรายการตารางต้องมีความยาวอย่างน้อยสองคอลัมน์
การสร้างรายการใน Excel
การใช้ตัวเลือกการกรอง
เมื่อป้อนข้อมูลอย่างถูกต้องลงใน a ตาราง ด้วยส่วนหัวที่เหมาะสมสามารถแปลงเป็นรายการได้ ใช้ กรอง ตัวเลือก
- เลือก เซลล์ใดก็ได้ในตาราง
- เลือก หน้าหลัก> การจัดเรียงและกรอง> ตัวกรอง จากแท็บหน้าแรก
- ตารางจะแสดงลูกศรแบบเลื่อนลงเล็ก ๆ ที่อยู่ถัดจากส่วนหัวแต่ละส่วน
การจัดการรายการข้อมูลของคุณ
- จะมีลูกศรชี้ลงข้างชื่อฟิลด์แต่ละฟิลด์ที่เปิดเมนูแบบเลื่อนลงเมื่อคลิกที่
- เมนูแบบเลื่อนลงมีตัวเลือกสำหรับการเรียงลำดับรายการตามชื่อฟิลด์ใด ๆ และสำหรับการค้นหารายการสำหรับระเบียนที่ตรงกับเกณฑ์บางอย่าง
