คุณรู้หรือไม่ว่าคนเหล่านั้นกังวลเกี่ยวกับ บริษัท ของคุณที่ทำให้คุณไม่สบายใจในเวลากลางคืน? ว่าเว็บไซต์ของคุณจะขัดข้องว่าผู้ร่วมก่อตั้งของคุณจะถูกจับกุมเพราะความมึนเมาสาธารณะหรือว่าผลิตภัณฑ์ของคุณจะถูกสาธิตโดยนักข่าวที่ Wall Street Journal และ - หายใจลึก ๆ - ไม่ทำงานใช่ไหม หรือแย่กว่านั้น - คุณจะตื่นขึ้นหนึ่งวันเพื่อฟ้องร้องคดีที่คุณไม่เคยรู้มาก่อน
น่าเสียดายที่ความกลัวเหล่านั้นไม่ได้ไม่มีมูลความจริงเสมอไป ในขณะที่คุณพัฒนาเปิดตัวและบำรุงรักษาแบรนด์ของคุณโอกาสที่คุณจะเผชิญกับวิกฤตบางอย่างอาจมากกว่าหนึ่งรายการ และในขณะที่มันอาจเป็นสิ่งที่คุณกลัวมันอาจเป็นปัญหาที่คุณไม่เคยเห็นมา
แต่ในขณะที่วินสตันเชอร์ชิลล์วางไว้“ ให้ความกังวลล่วงหน้าของเรากลายเป็นความคิดและการวางแผนล่วงหน้า” โดยมีแผนปฏิบัติการที่ครอบคลุมคุณสามารถเตรียมพร้อมรับมือกับวิกฤตใด ๆ ก็ตามที่เข้ามา นี่คือสิ่งที่ต้องปฏิบัติเพื่อให้คุณเริ่มคิดเกี่ยวกับวิธีจัดการกับการสื่อสารในภาวะวิกฤติ
โลจิสติก
ในกรณีที่เกิดวิกฤตขั้นตอนแรกคือการเตือนเพื่อนร่วมงานของคุณและรวดเร็ว ขึ้นอยู่กับวิธีการทำงานของทีมของคุณสิ่งนี้สามารถทำได้ผ่านอีเมลกลุ่มโทรศัพท์ส่วนตัวหรือแม้กระทั่ง (หากคุณต้องการที่จะใช้โรงเรียนเก่า) "ต้นไม้สาย" ซึ่งสมาชิกทุกคนในทีมมีหน้าที่แจ้งเตือนสมาชิกคนอื่นของ ทีม. ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจอย่างไรให้แน่ใจว่าแต่ละคนรู้ว่าเขาหรือเธอจะได้รับการติดต่ออย่างไร (หรือเขาหรือเธอจะได้รับการติดต่อ) ก่อนที่จะถูกปลุกให้ตื่นด้วยปัญหาในเวลา 6.30 น. ในวันอาทิตย์
คุณควรเลือกสถานที่ที่กำหนดไว้เพื่อพบปะ - แม้ว่าทีมของคุณจะทำงานจากที่บ้าน แต่ก็เป็นการดีที่สุดที่จะคุยกับตัวเองเมื่อคุณมีสถานการณ์ที่ยากลำบากในมือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นที่ที่เข้าถึงได้ง่ายและเป็นส่วนตัวอย่างเหมาะสมเพื่อให้คุณสามารถเดินทางและพูดได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ให้แน่ใจว่าคุณมีการประชุมสายพร้อมที่จะไป (ลอง GoToMeeting หรือ freeconferencecall.com) ในกรณีที่คุณมีสมาชิกในทีมในสถานที่ต่าง ๆ (หรือหนึ่ง Hamptons -bound เมื่อเกิดวิกฤต)
การสร้างข้อเท็จจริง
เมื่อมีข่าวร้ายเกิดขึ้น - ความปลอดภัยของลูกค้าของคุณถูกบุกรุกผู้เล่นรายใหญ่ก็คือพื้นที่ของคุณกำลังฟ้องร้องคุณเรื่องการละเมิดลิขสิทธิ์ - มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบว่าใครทำอะไรที่ไหนและทำไมข้อเท็จจริงตรงก่อนที่คุณจะเริ่มสื่อสารอะไรภายนอก โครงร่างด้านล่างเป็นคำถามสองสามข้อที่คุณจะต้องตอบ หากจำเป็นให้ตอบคำถามเหล่านี้ซ้ำเพื่อให้เฉพาะกับแบรนด์ของคุณจากนั้นติดรายการไว้ในกระเป๋าสตางค์หรือโทรศัพท์ของคุณเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย:
กำหนดโฆษก
หากคุณยังไม่ได้กำหนดโฆษกสำหรับการเริ่มต้นของคุณตอนนี้เป็นเวลาที่ต้องทำ บุคคลนี้มักจะเป็น CEO หรือผู้ก่อตั้ง บริษัท แต่ถ้าคุณมีผู้บริหารอีกคนในทีมที่สามารถจัดการกับคำถามที่ยากเธออาจเป็นตัวเลือกก็ได้เช่นกัน
เมื่อคุณกำหนดโฆษกของคุณแล้วให้เธอฝึกอบรมสื่อ ผู้ฝึกสอนด้านสื่อสามารถจำลองสถานการณ์วิกฤตที่เกี่ยวข้องกับตราสินค้าและอุตสาหกรรมของคุณและให้คำแนะนำเกี่ยวกับการส่งข้อความให้ทีมของคุณสามารถประดิษฐ์ล่วงหน้าเพื่อต่อสู้กับสถานการณ์วิกฤติต่าง ๆ เมื่อมองหาผู้ฝึกสอนสื่อค้นหาผู้ที่มีพื้นฐานด้านวารสารศาสตร์และถามว่าพวกเขาทำวิดีโอเทปของเซสชั่นเพื่อให้คุณสามารถทำงานต่อในการส่งข้อความและวิธีการของคุณ และในขณะที่การฝึกอบรมแบบตัวต่อตัวเป็นที่ต้องการเสมอคุณและทีมของคุณสามารถเรียนรู้พื้นฐานด้วยคู่มือเช่น เมื่อหัวข้อข่าวคือคุณ: คำแนะนำจากคนวงในเกี่ยวกับการจัดการสื่อ
สร้างรายการของคุณ
เมื่อคุณมีข้อเท็จจริงทั้งหมดเข้าด้วยกันขึ้นอยู่กับลักษณะของวิกฤต (และไม่ว่าจะเป็นสาธารณะหรือไม่) คุณอาจต้องการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้เสียของคุณ หากข้อมูลบัตรเครดิตของลูกค้าของคุณถูกบุกรุกคุณอาจต้องการให้พวกเขาค้นหาข้อมูลของคุณ - ไม่ได้มาจากข่าว เพื่อให้กระบวนการนี้รวดเร็วขึ้นคุณควรเก็บรายการลูกค้าของคุณลูกค้าที่คาดหวังที่ปรึกษาสมาชิกคณะกรรมการและผู้เล่นคนสำคัญอื่น ๆ รวมถึงรายละเอียดการติดต่อของพวกเขาทั้งหมด
ในทำนองเดียวกันคุณควรมีรายการสื่อของนักข่าวทั้งหมดที่ทำ (หรืออาจในกรณีที่คุณมีข่าวด่วน) ครอบคลุมแบรนด์ของคุณพร้อมกับรายละเอียดการติดต่อของพวกเขา ในช่วงที่เกิดวิกฤตการสื่อสารกับสื่อมีแนวโน้มที่จะเกิดปฏิกิริยา (พวกเขาจะเรียกคุณ); อย่างไรก็ตามในบางกรณีคุณอาจต้องการที่จะเข้าถึงพวกเขา และการมีรายการอัพเดทของนักข่าวที่แบรนด์ของคุณใส่ใจจะช่วยให้คุณเชื่อมต่อได้ง่ายรวมถึงติดตามกิจกรรมสื่อใด ๆ ที่เกิดขึ้นในวันนั้น
เมื่อคุณมีโลจิสติกส์การสื่อสารในภาวะวิกฤตอยู่ในสถานที่ให้แบ่งปันกับทีมของคุณ ใช้เวลาช่วงเช้าวันศุกร์เพื่อจำลองสถานการณ์วิกฤติเช่นเว็บไซต์ดับ 24 ชั่วโมงหรือข่าวคดี - เพื่อให้ทุกคนรู้สึกสะดวกสบายกับคำสั่งเดินทัพของพวกเขา จากนั้นตรวจสอบว่าทุกอย่างเป็นไปอย่างราบรื่นและทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่จำเป็นต่อแผนของคุณตามสิ่งที่คุณได้เรียนรู้
เมื่อคุณรู้ว่าคุณจะสื่อสารอย่างไรคุณอาจสงสัยว่าจะสื่อสารอะไร ในส่วนที่สองของชุดการสื่อสารในภาวะวิกฤตของเราเราสำรวจเนื้อหาที่จำเป็นที่ควรจะสานเข้ากับการสื่อสารของลูกค้าและสื่อของคุณและร่างแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการสื่อเมื่อเกิดวิกฤตการณ์
