หากคุณเคยทำงานในสำนักงานคุณจะรู้ว่าการประชุมเป็นงานแกะดำ เราชอบที่จะเกลียดพวกเขาและเรามุ่งมั่นที่จะกำจัดพวกเขาตลอดไปและถึงกระนั้นเราก็ยังมีพวกเขาอยู่ - ซ้ำแล้วซ้ำอีกจนกว่าเราจะพบว่าตัวเองสงสัยว่าทำไมเราถึงใช้เวลามาก
ทุกคนมีความลับของพวกเขาสำหรับการนำทางภูมิทัศน์อันซับซ้อนของการประชุม (และบางคนก็ดีกว่าคนอื่น ๆ )
ดังนั้นฉันจึงสรุปกลยุทธ์เพื่อลดภาระการประชุมของคุณ (และเพิ่มผลผลิตของคุณ) จากผู้นำ บริษัท ที่ประสบความสำเร็จสี่คน ใครจะรู้คุณอาจลองใช้หนึ่งในกลยุทธ์เหล่านี้ในสำนักงานของคุณเอง!
1. สร้าง“ ไม่มีการประชุม” ไทม์ล็อต
นี่คือเคล็ดลับที่เก่าแก่ที่สุดและง่ายที่สุดในหนังสือเล่มนี้สำหรับทุกคนที่ต้องดิ้นรนเพื่อกำหนดตารางการทำงาน
และมันก็ใช้ได้กับ Andrew Fingerman ซีอีโอของ PhotoShelter:
“ นานกว่าหนึ่งปีฉันปฏิเสธที่จะจัดประชุมก่อนเที่ยง ผลกระทบต่อผลิตภาพของฉันน่าประหลาดใจมาก ในฐานะที่เป็นคนที่มีสมาธิสั้นฉันพบว่าตอนเช้ามีความจำเป็นสำหรับงานที่ต้องใช้ความคิดระดับสูงสุดของฉัน ดังนั้นหากใครบางคนต้องการพบกับฉันในตอนเช้าฉันมักจะปฏิเสธและถามว่าเราสามารถเลือกเวลาในช่วงบ่ายได้หรือไม่ เงื่อนไขเดียวที่ฉันจะถ้ำคือถ้าการประชุมสอดคล้องกับลำดับความสำคัญสูงสุดของฉัน "
ที่ The Muse เราใช้กลยุทธ์ที่คล้ายคลึงกันโดยการใช้ "Winning Wednesday" ซึ่งเวลา 9.00 น. ถึง 13.00 น. ทุกวันพุธไม่มีใครได้รับอนุญาตให้จัดตารางการประชุม
“ ข้อร้องเรียนที่พบบ่อยที่สุดคือคนไม่ได้มีเวลาคิดอย่างเพียงพอเพราะการประชุมจะขัดจังหวะบ่อยครั้ง” รองประธานฝ่ายบุคคลและพรสวรรค์ของเราโทนี ธ อมป์สันกล่าว “ มีการประชุมสองสามครั้งที่ผู้คนบอกฉันว่าพวกเขาไม่สามารถหยุดยั้งได้ แต่ถ้าความพยายามลดการประชุมที่ไม่ก่อผลแม้แต่ 70% และแทนที่การประชุมที่มีประสิทธิผลความคิดสร้างสรรค์และสติของพนักงานก็คุ้มค่ามาก "
2. มีการประชุมเพียงหนึ่งวันต่อสัปดาห์
Mattan Griffel เป็นผู้ร่วมก่อตั้งและ CEO ของ One Month เพื่อแก้ปัญหาการประชุมของเขาเองเขาตัดสินใจว่าแทนที่จะปิดกั้นบางช่วงเวลาเขาจะปิดกั้นทุกวันยกเว้นหนึ่งครั้ง
ตรงกันข้ามกับระบบของ The Muse Griffel จัดการประชุม แต่เพียงผู้เดียวในวันพุธ“ ฉันไม่ได้ทำเรื่องใหญ่เลย หากมีคนขอให้หยิบกาแฟในวันอังคารฉันจะถามว่าวันพุธทำงานได้หรือไม่ หากวันพุธนั้นถูกจองเต็มหมดฉันจะถามเกี่ยวกับวันพุธหน้า (บางครั้งฉันต้องจองสองหรือสามวันพุธ)” เขากล่าวในบทความ Forbes ล่าสุด เรียบง่ายแปลกใจใช่ไหม?
เขาพบว่าผลลัพธ์ไม่ใช่แค่ช่วงเวลาขนาดใหญ่ที่จะมุ่งเน้นไปที่งานอื่น ๆ แต่นั่น“ การกระตุ้นให้คนรอจนถึงวันพุธมักจะกรองการประชุมที่ไม่สำคัญออกไป มันจะกำจัดคนที่ต้องการเวลาของคุณ แต่ไม่เต็มใจที่จะรอหรือทำงานภายในกำหนดเวลาของคุณ นั่นยอดเยี่ยมสำหรับฉันเนื่องจากฉันไม่ต้องการพบปะกับคนเหล่านั้นอยู่ดี”
3. ทบทวนปฏิทินเป็นประจำ
“ เราได้ทำการประเมินการประชุมเป็นประจำทุกไตรมาสเพื่อกำหนดตารางการประชุมใหม่หากจำเป็น” ไดน่าอลาบีดผู้อำนวยการฝ่ายการสื่อสารของกรีนเฮ้าส์กล่าว ซึ่งหมายความว่าในแต่ละไตรมาสทุกคนใน บริษัท จะดูที่ปฏิทินของพวกเขาและตัดสินใจว่าการสนทนาบางอย่างสามารถย้ายไปยังอีกช่องทางหนึ่งได้หรือไม่
คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้อย่างง่ายดายด้วยตารางเวลาของคุณเอง เพื่อช่วยในการ จำกัด การประชุมที่ทำและไม่เกิดขึ้น Alobeid แนะนำให้ลดกรอบเวลา:“ เริ่มต้นด้วยการประชุม 30 นาทีแล้วลดลงเหลือ 20 นาทีเมื่อทำได้ เช่นเดียวกันใช้เวลา 60 นาทีทำไมไม่ลอง 45?” คุณอาจค้นพบว่าคุณสามารถทำสำเร็จได้มากในเวลาอันสั้นหากไม่ได้ใช้อีเมลหรือเอกสาร Google แทน
นอกจากนี้เธอยังกล่าวว่า“ ใช้เวลาในวันจันทร์เพื่อกำหนดสิ่งที่คุณต้องการให้สำเร็จในสัปดาห์นี้และการประชุมใดที่ต้องเกิดขึ้นเพื่อให้งานสำเร็จและดำเนินโครงการต่อไป” หากพวกเขารู้สึกไม่สอดคล้องกับลำดับความสำคัญของคุณ พวกเขา
4. จัดการประชุมล้างข้อมูล
อเล็กซ์วิลล่าหัวหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการของ Healthify ทำสิ่งเหล่านี้ให้ดียิ่งขึ้นด้วยการจัด "การประชุมล้าง" ที่ บริษัท ของเขา:
“ นี่เป็นช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจงในทุก ๆ หกถึงเก้าเดือนที่เราจะลบการประชุมที่เกิดซ้ำและกฎระเบียบของสถาบันที่พวกเขาสามารถเพิ่มกลับได้ 100%”
ดังนั้นสิ่งที่ถือเป็นการประชุมกลับเข้าสู่ปฏิทินสำหรับวิลล่าและทีมของเขา? “ สำหรับการประชุมที่ไม่เกิดซ้ำและการพบปะลูกค้าคุณสามารถเก็บหรือลบการประชุมตามดุลยพินิจของคุณ ไม่สามารถเพิ่มการประชุมที่ลบไปแล้วเป็นเวลาอย่างน้อยสองสัปดาห์ หลังจากสองสัปดาห์ที่ผ่านมาคุณสามารถเพิ่มการประชุมกลับได้เฉพาะในกรณีที่ผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่ขอให้นำกลับมาประชุมเชิงรุก (ห้ามมิให้มีการล็อบบี้สำหรับการประชุมของคุณ!)”
คำตอบที่ บริษัท ของเขานั้นเป็นบวกอย่างไม่น่าเชื่อแม้จะเป็นคำขอที่น่ากลัว:“ ทุกคนรักมันและไม่สามารถรอที่จะลบทุกอย่างได้ คุณเริ่มมีสถานการณ์ที่น่าอึดอัดใจที่ไม่มีใครอยากเป็นคนพูดว่า 'การประชุมครั้งนี้ไม่มีประโยชน์เราจะยกเลิกได้ไหม' ในที่สุดเราก็ผ่านรอบของการทำงานที่ดีที่สุดที่ผู้คนมีความสมดุลที่ดีของความสามารถในการทำงานร่วมกันในขณะที่ยังมีเวลาที่จะทำงานของพวกเขาแต่ละคน "
ในขณะที่การทำให้ทุกคนในทีมของคุณอยู่ในแผนนี้อาจเป็นเรื่องยาก แต่ก็คุ้มค่ากับการทดสอบสำหรับการประชุมขนาดเล็ก พูดคุยกับเพื่อนร่วมงานของคุณเกี่ยวกับการลบเช็คอินที่ไม่เร่งด่วนเป็นเวลาสองสามสัปดาห์และดูว่ามันจะส่งผลเสียต่องานของคุณหรือไม่
การแก้ปัญหาการโอเวอร์โหลดการประชุมเกิดขึ้นจริงเพื่อจัดลำดับความสำคัญภาระงานของคุณซึ่งเป็นสาเหตุที่กลยุทธ์ข้างต้นมีประสิทธิภาพมาก
