คุณเปิดอีเมลเป็นครั้งแรกในตอนเช้าและมีข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน 30 ข้อความ หรือในที่สุดคุณก็จัดการกล่องจดหมายของคุณและก่อนที่คุณจะลงชื่อออกอีกหนึ่งอีเมลเข้ามาหรือเกี่ยวกับสถานการณ์นี้: คุณกำลังดิ้นรนเพื่อจัดลำดับความสำคัญระหว่างงานอื่น ๆ ของคุณและข้อความติดดาวหลายฉบับ
คำถามแรกที่ปรากฏในหัวของคุณในสถานการณ์เหล่านี้คือ ฉันควรจะเปิดสิ่งนี้หรือไม่
ง่ายพอที่จะตัดสินใจใช่มั้ย
แต่แล้วความคิดที่สองที่คุณมีคือ ฉันต้องตอบคำถามนี้ตอนนี้หรือไม่?
มันเป็นเรื่องที่ยากและค่อนข้างซื่อตรงคุณเป็นคนเดียวที่รู้คำตอบ ดังนั้นในขณะที่ฉันอาจไม่มีคุณสมบัติที่จะบอกคุณ ว่า คุณควรกลับไปหาใครบางคน แต่ฉัน สามารถ ช่วยคุณ จำกัด ทางเลือกของคุณ
พวกเขาพูดอย่างนั้น
ค่อนข้างตรงไปตรงมา แต่ถ้ามีคนพูดว่า“ ได้โปรดกลับมาหาฉันในวันนี้” หรือ“ ฉันชอบที่จะรู้ความคิดของคุณในช่วงบ่ายนี้” หรือ“ ให้ฉันรู้ว่าคุณคิดอย่างไรก่อนการประชุม 15.00 น.” หรือ“ ฉันต้องการสิ่งนี้โดยเร็ว” พวกเขาหมายถึงมัน
นอกจากนี้ยังนำไปใช้กับกำหนดเวลาที่ใครบางคนมอบให้กับคุณ - หมายถึงหากพวกเขากำหนดวันที่สำหรับการตอบกลับของคุณคุณควรนำไปให้พวกเขาภายในเวลานั้น (หรือหากคุณรู้สึกว่ามีประสิทธิผลเกินกว่าที่ควร)
มันมาจากคนที่สำคัญ จริงๆ
หากคุณทำงานกับลูกค้าที่มีความต้องการหรือผู้บริหารระดับสูงและคุณรู้ว่าการตอบสนองล่าช้าจะส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของคุณ (หรือ บริษัท ของคุณ) การตอบสนองในวันนั้นเป็นสิ่งที่ถูกต้องเสมอ
มันเกี่ยวกับเรื่องด่วน
ปัญหาปรากฏขึ้นกำหนดเวลาถูกผลักผู้บังคับบัญชาต้องการสิ่งต่าง ๆ ในนาทีสุดท้าย - หากดูเหมือนเร่งด่วนหรือมีลำดับความสำคัญสูงหรือมีผลกระทบต่อบางสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่มันอาจคุ้มค่าที่คุณให้ความสนใจทันที
เวลาไม่ถูกต้อง
เวลา 17.00 น. และมีคน เพิ่ง กลับมาหาคุณ แน่นอนว่าคุณสามารถตอบได้ทันทีและที่นั่น แต่โอกาสที่พวกเขากำลังจะออกจากสำนักงานไปทั้งวัน - และมันจะหายไปในทะเลของข้อความที่พวกเขาได้รับในวันพรุ่งนี้
หากคุณรู้ว่าบุคคลนั้นจะไม่ตอบกลับในวันนี้ก็เป็นเรื่องที่ดีที่จะผลักดันมันกลับคืน
คุณต้องการเวลาในการครุ่นคิดมากกว่า
บางคนถามคำถามที่ยากลำบากหรือพวกเขาต้องการสิ่งที่คุณต้องการตรวจสอบกับเจ้านายของคุณหรือคำพูดของพวกเขาจับคุณไม่ได้หรือกวนอารมณ์บางอย่าง ให้เวลากับตัวเองในการคิดไตร่ตรองทำใจให้สงบและทำปฏิกิริยากับคำตอบของคุณ - คุณจะรู้สึกดีขึ้นเมื่อรู้ว่าคุณส่งคำตอบอย่างมืออาชีพถึงแม้ว่ามันจะต้องใช้เวลามากขึ้น
มันต้องการมากกว่าการตอบสนอง
บางทีการตอบสนองอาจไม่ได้ต้องการจากคุณ แต่ต้องการการป้อนข้อมูลของหลายคน หรือคุณต้องส่งสเปรดชีตหรือร่างงานนำเสนอที่สมบูรณ์ให้พวกเขา จะเป็นการดีกว่าถ้าคุณใช้เวลามากขึ้นในการรวบรวมเนื้อหาของคุณและครอบคลุมฐานทั้งหมดของคุณมากกว่าส่งการตอบกลับแบบครึ่งหน้าไปยังคำขอแบบเต็มหน้าจอ
มันจะทำให้คุณดูดี
Muse ผู้เขียน Sara McCord สรุปสองครั้งคุณจะสร้างความประทับใจที่ดีกว่าถ้าคุณรอตอบอีเมล สิ่งแรกคือเมื่อมีคนขอความคิดใหม่ ๆ - ตราบใดที่มันไม่เร่งรีบพวกเขาจะขอให้คุณคิดอย่างถี่ถ้วนดังนั้นการออกไปถือเป็นการแสดงความรู้สึกที่คุณพยายามจะคิดขึ้นมา
ข้อที่สองคือถ้ามีคนเขียนข้อความยาว ๆ ให้กับคุณ - มันจะดูหยาบคายถ้าคุณเพียงแค่ส่งอีเมลหนึ่งประโยคสั้น ๆ กลับคืนมาดังนั้นให้เวลากับตัวเองในการหาคำตอบที่ละเอียดพอ ๆ กัน
คุณไม่พร้อมใช้งาน (และพวกเขารู้ว่า)
ท้ายที่สุดถ้าคุณอยู่ในช่วงวันหยุดพักผ่อนเดินทางป่วยหรือไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตามและคุณสื่อสารสิ่งนี้ด้วยวิธีใดก็ตาม (ผ่านข้อความ OOO หรือคำพูดจากปากต่อปาก) - บุคคลนั้นไม่ใช่ คาดหวังการตอบสนองทันที
การสร้างการตอบสนองในอุดมคตินั้นยากพอสมควรดังนั้นให้ใช้สูตรโกงนี้เพื่อหาเวลาที่เหมาะสมในการส่งออกและคุณมั่นใจว่าจะรักษาความสัมพันธ์ที่เป็นตัวเอก
จากทั้งหมดที่กล่าวมาคุณอาจรู้สึกไม่ดีที่ไม่ตอบสนองทันที ในกรณีดังกล่าวให้รับคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญด้านอาชีพของ Sara McCord และตอบกลับคำตอบนี้:
ด้วยวิธีนี้ทุกคนรู้ว่าคุณได้รับข้อความและมันอยู่ในเรดาร์ของคุณ
